商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可
以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。 撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以 使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，使商务文书逻辑清晰、 重点突出，更容易达到行动目标。
四、如何确定文章的层次结构
商务文书的层次结构主要包括五种类型：
四、如何确定文章的层次结构
4、问答式
所谓问答式，是指运用问答的形式组织商务文书的全 篇内容。 突出的重点 问答式层次结构突出的重点是问题的设计。问题是为
突出文书的主旨进行的利益引导，不能随意设计，要突出
利益和避免不良后果的方法。
四、如何确定文章的层次结构
4、问答式
所谓问答式，是指运用问答的形式组织商务文书的全 篇内容。 适用的情形 在日常工作中，问答式层次结构适用于企业内刊、内
经理要求你发一封邮件给所有秘书，
分析一下这个邮件的正式程度： 你跟对方熟悉吗？ 对方的地位比你低吗？ 传递的是好消息吗？
8-10
9-10 10
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（1）： 如果你是总经理的秘书 总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理 要求你发一封邮件给所有秘书，
分析一下这个邮件的正式程度：
议书等类型的商务文书。
四、如何确定文章的层次结构
3、分析问题式 所谓分析问题式，是指从问题出现到最终解决的逻辑关 系展开的层次结构。
在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还
可以分为四种类型： 第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题 的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等； 第二，“提出问题并分析问题”，如情况简报；
部通讯以及操作程序指南等商务文书。
四、如何确定文章的层次结构
5、行动结果式 所谓行动结果式，是指在商务文书中先提出问题、后突 出结果以及结果的实现方式的层次结构。例如：
“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏
日剪草是一件非常痛苦的事情，我们公司生产的XYZ型号家庭 剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变得轻松。经过计算， 我们公司的剪草机可以比同类型机器节省30%的时间以及20%的 能源。选择我们的产品将是您明智的选择。”
标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。
三、如何确定文章的总体风格
2、总体风格设定
艰难型 艰难型商务文书在资源和立场上经常会遇到障碍， 达到有效沟通的几率很小，是否值得花费精力撰写，需要 三思而后行。
三、如何确定文章的总体风格
3、案例分析 安排新年晚会 某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是
连贯式、并列式、分析问题式、问答式和行动结果式。 1、连贯式 所谓连贯式，是指商务文书的层次结构是按照事情发展 的时间顺序展开的。
四、如何确定文章的层次结构
1、连贯式
突出的重点 连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发 展脉络。采用这种层次结构的商务文书在整体上浑然贯通、 连成一体，读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读， 否则表达的意思就不完整。
A、正确
B、错误
参考答案：错误
小测试
判断题
宣传册、电子邮件、便签都属于非正式的商务文
书，此种说法：
A、正确
B、错误
参考答案：错误
小测试Βιβλιοθήκη 判断题列大纲既费时又费力，而且不能表现在正文中，
所以在撰写商务文书时没有必要做。此种说法：
A、正确
B、错误
参考答案：错误
公文写作步骤
一、制定行动目标
二、确定文章正式程度 三、确定文章总体风格 四、确定文章层次结构 五、列出文章大纲 六、撰写文章初稿
商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也一致，
所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以 尽量简短。
三、如何确定文章的总体风格
2、总体风格设定
说服型 由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰 写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍 然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常篇
二、如何确定文章的正式程度
2、正式程度的表现
商务文书的正式程度表现在三个方面: (2)称谓 称谓就是指对目标读者的称呼。 (3)语气
语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有
轻松愉快和凝重严肃之分。
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（1）：
如果你是总经理的秘书 总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总
会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数
判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。 正式指数主要由三个问题来确定：
撰写者本身是否了解目标读者？
目标读者的地位比撰写者低吗？
商务文书的内容是好消息吗？
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数
四、如何确定文章的层次结构
3、分析问题式 所谓分析问题式，是指从问题出现到最终解决的逻辑关 系展开的层次结构。 在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还
可以分为四种类型：
第三，“提出问题并解决问题”，如公告和通知； 第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型 包括了处理问题的整个逻辑，如指导性的通报和决议。
答案应该是26-30分 目标是让这些秘书都能参加， 采用媒介为，电子邮件 口吻语气：比较轻快，不必非常正式
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（2）：
普通员工，写给行政部经理的投诉。 分析正式程度： 你跟对方熟悉吗？ 对方的地位比你低吗？ 不熟悉
不低
投诉
传递的是好消息吗？
因此，在写的时候，要注意措辞，要求写的内容好很正 式、用词讲究，但并不是要求写特别严厉指责类型的词汇。
标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，
而忽略接收文书方的感受。
一、如何制定正确的行动目标
1、制定目标的误区 认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变
为主动目标。
这就需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我 们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、 获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？ 只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说矩阵 把握商务文书的总体 风格时，可以依据游说矩
阵。
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说矩阵 如图所示，在游说助 阵中，纵坐标表示资源的
充足程度，即沟通内容是
否在目标读者的资源及能 力范围之内，是否强人所 难；
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说矩阵 横坐标代表商务文书 的撰写者与目标读者立场
报价与预算相比超出500元。
这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理 汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事 情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有 所值”的认识。
三、如何确定文章的总体风格
3、案例分析 在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件： 第三，秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求 内，组织员工听新年音乐会。这种情形属于说服型，秘书撰写
公文写作步骤
小测试
判断题
撰写商务文书的第一步是确定文章的整体风格。
这种说法：
A、正确
B、错误 参考答案：错误
小测试
判断题
撰写商务文书时不仅要照顾撰写者的意图，更
要考虑读者的实际行动。此种说法：
A、正确
B、错误 参考答案：正确
小测试
判断题
商务文书撰写者越了解目标读者，撰写的商务
文书就应该越正式。此种说法：
商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在 1—10分之间予以打分。 例如，特别了解目标读者的为10份，比较了解的为7 分，不了解的或者很不了解的为1-3分；给下属写文书为10
分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为
10分，坏消息的为1分。 三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。
二、如何确定文章的正式程度
2、正式程度的表现 商务文书的正式程度表现在三个方面: (1)形式 形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或
便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的
具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的 信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书， 会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于 非正式的商务文书。
1、把握依据：游说矩阵
由图可以看到，商务文 书的总体风格可以分为四种类 型： 第四象限是解决问题型，
特点是撰写者与目标读者立场
一致，但资源并不充足。
三、如何确定文章的总体风格
2、总体风格设定
根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商 务文书的总体风格： 简单型 简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型
一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例
以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮
件为例。 某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书 开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮 件告知所有秘书。
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例
这封邮件就是一个商务文书。 在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标 是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明 确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘
四、如何确定文章的层次结构
1、连贯式
适用的情形 在日常工作中，连贯式层次结构适用于工作报告、事 故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的 共同要求都是内容清楚明白。
四、如何确定文章的层次结构