**市*****公司文件编号：Q/GS-4.2.4-01文件名称：质量记录控制程序编写：审核：批准：分布范围：总经理 1 份管理者代表 1 份工程部 1 份采购部 2 份总监 1 份营销部 3 份品管部 1 份生产部 3 份文控中心 1 份行政部 1 份财务部 4 份份版本号：A/00 发行时间：14-01-29 共2 页第1 页文件编号：Q/GS-4.2.2 -01 版次：A/00 共3 页第2 页文件名称：质量记录控制程序发行时间：14-1-29 修改日期：1.0 目的本程序文件规定了表格的编制和质量记录（以下简称记录）的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、处理以及借阅的管理方法。

2.0 适用范围本程序文件适用于各部门的记录控制。

3.0 职责3.1 各部门负责统筹表格的编制和控制。

3.2 各部门分别负责本部门记录的控制。

4.0 程序4.1 表格的编制和标识4.1.1 所有的记录表格都由各部门根据其工作性质、工作范围和工作目的统筹进行编制或修订。

4.1.2 文控中心制订表格的编码，编码定在表格的右上方，编码包含有公司码、控制码、日期码。

4.1.3 文控中心将已编制或修订好的修订好的表格填写在<表格登记一览表>上，以用于查询表格的最新版本，确保使用的表格是最新的。

4.1.2记录的收集、编目、归档、保存、处理。

4.1.2.1 各部门定期（根据需要，每天、每月或每年）将相关的记送交相应部门。

4.1.2.2 归档记录归档原则：原则（一）是同年同种产品（型号）的同种记录归为同册，不同种记录归为同一档号。

原则（二）是同年同种归为同档号，不同种但记述的是同一事物的记录归为同册。

4.1.2.3 贮存4.1.2.3.1 收集的是本年记录，各部门负责人按归档原则，把编入同册的记录放在一起，当夹本记录过多时，可按月或按半年的周期将前面的记录从夹本中取出，然后加上档案封面贮存在临时档案柜内。

4.1.2.4各部门负责人将记录存放后做好标识，以便快速查询。

4.1.2.5 文控中心以保证记录在贮存期内能够保持良好的状态且不会有遗失的情况发生。

4.1.2.6 质量记录贮存位置应保持通风、干燥。

4.2 各部门自行控制的记录是不同种4.2.1 各部门自行保管的记录的归档原则：原则（一）是同种记录归为同册；原则（二）但记述的是同一事物的记录归为同册。

记录贮存在专用夹中或文件柜中。

4.2.2 各部门按记录的性质和有效期自行制订记录的贮存期限，贮存期限应填写在〈表格登记一览表〉上，记录超过了期限可作废品处理。

4.3 外来记录的控制4.3.1 外来记录编写序号码，序号码写在记录的右下角，序号由多位数字组成。

4.3.2 有关部门按上述编码方式对接收到的外来记录编号。

4.3.3 外来记录的归档：可将一种记录单独归为一册或与本公司记录混合为一册。

4.3.4 根据外来记录的性质和有限期，制订记录的贮存期。

4.3.5 外来记录的保存期为一年，超过保存期的作废品处理。

5.0 记录 <表格登记一览表> 编写：审核：批准： .**市***公司文件编号：Q/GS-4.2.3 –01文件名称：文件和资料控制程序文件名称：文件和资料控制程序发行时间：14-1-29 修改日期：1.0 目的本程序规定了质量体系文件（只包括二级文件和三级文件）的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用2.0 适用范围适用于二级文件和三级文件3.0 职责3.1 二级文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。

3.2 三级文件由使用部门进行编写，由使用部门经理审核，管理者代表批准。

3.3 文件由文控中心控制。

4.0 程序4.1 二级文件的控制4.1.1 编写各部门依照IS09001—2000 国际标准要求，结合本公司实际情况进行编写。

4.1.2 审核和批准4.1.2.1 编写完后，总经理召集有关部门经理讨论，讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名，管理者代表批准，批准后文件交文控中心。

4.1.2.2 审核通不过，文件应修改或重写。

4.1.3 发放4.1.3.1 文控中心参考<文件编码程序>文件中 “二级文件编码”给文件制订编码。

4.1.3.2 打印文件原稿为正本，复印件为副本，正本由文控中心存入文件档案，副本作为发放文件。

4.1.3.3 文控中心根据分发范围的发出数量，复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。

4.1.3.4 文控中心按发放范围，将文件全部发给有关部门负责人，负责人在<文件签收记录表>中签名。

4.1.3.5 各部门负责人将文件发放到有关车间，班组并做好签收记录。

4.1.3.6 文控中心在文件发出后，填写文件目录。

4.1.4 更改4.1.4.1 当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改。

A. 体系运行中，文件不能满足要求。

B. 生产工艺的更改导致文件的更改。

C. 采取纠正措施时，导致文件的更改。

D. 其它原因。

4.1.4.2 文件更改由管理者代表批准，使用部门进行更改。

4.1.4.3 文件修改完后，由原审核部门主管审核，总经理批准。

4.1.4.4 更改批准后，文控中心制订文件版本。

4.1.4.5 同4.1.3.2，4.1.3.3， 4.1.3.4， 4.1.3.5。

4.1.4.6 文控中心取出上一次<文件签收记录表>，查找文件持有者在发放更改文件时收回作废文件。

4.1.4.7 文控中心将作废文件正本从档案中取出盖上“作废”章印存入作废文件档案内，更改文件的正本存入文件档案。

4.1.4.8 作废文件正本的存档期2 年。

4.1.4.9 文控中心将全部收回的作废文件副本销毁。

4.1.4.10 二级文件更改不得用手在文件上更改。

4.2 三级文件的控制 4.2.1 编写三级文件由各使用部门依据有关文件、资料或实际运作情况进行编写。

编写：审核：批准： **市***公司文件编号：Q/GS-4.2.3 -01 版次：A/00 共3 页第3 页文件名称：文件和资料控制程序发行时间：14-1-29 修改日期：4.2.2 审核，批准4.2.2.1 文件编写完后，编写人将文件交使用部门经理审核,文件获管理者代表批准后,文件获管理者代表批准后，文件送交文控中心编码和制订版本打印，文控中心参考<文件编码程序>中的“三级编码”有关规定嗯进行编码。

4.2.2.2 审核或批准通不过应修改或重写。

4.2.3 发放4.2.3.1 文件原稿为正本，复印件为副本。

正本由文控中心存档，副本为发放文件。

4.2.3.2 文控中心根据需要数量复印文件，复印文件的每一叶盖上“受控制文件”的章印。

4.2.3.3 文控中心填写<文件发放登记表>，将文件副本全部给有关部门负责人，并要求其在表中签名。

文件正本存入文件档案。

4.2.3.4 文控中心在文件发出后，填写文件目录。

4.2.4 更改4.2.4.1 文件更改由原编写部门进行。

4.2.4.2 更改完后，编写者将更改文件交本部门经理审核，管理者代表批准。

4.2.4.3 三级文件更改，编写人可用手进行更改，但更改的位置须有批准人签字和更改日期。

4.2.4.4 获准后更改的文件交文控中心。

4.2.4.5 同4.2.3.1， 4.2.3.2， 4.2.3.3， 4.2.3.4， 4.2.3.5。

4.2.4.6 同4.1.4.6，4.1.4.7， 4.1.4.8， 4.1.4.9。

4.3 文件的修改内容记录在<文件修改一览表>上。

4.4 各部门应编制文件目录，记录者部门所有的受控制文件。

4.5 文件遗失，立即向管理者代表汇报，并书面申请补办。

4.6 文件严重损坏，应向管理者代表书面申请更换文件。

4.7 当发放范围需增加时，应向管理者代表书面申请。

4.8 文件持有者离职，由其签收的文件必须退回本部门。

4.9 保持文件清晰、整洁，不准在文件上擅自乱改、乱涂、乱画。

4.10 文件版本4.10.1 文件（只限于二级文件和三级文件）发行次数确定文件版本，例如文件第一次发行版本号为A/00。

4.10.2 版本号确定文件某页的修改次数，例如文件第二页修改三次，此页版次号为A/3，二级文件经5 次修改后，必须重新发行，更该版本号为B/00。

4.10.3 三级文件经修改后，必须重新发行，更改版本号。

4.10.4 文件（包括二级文件和三级文件），完全不适应本公司时，进行重新编制，重新编制的文件更改版本号。

5.0 文件 5.1 参考文件 <文件编码程序>6.0 记录<文件签收记录表> <文件修改一览表> 编写：审核：批准： . **市***公司文件编号：Q/GS-4.2.3 –02文件名称：文件编码程序发行时间：14-1-29 修改日期：1.0 目的本程序规定文件的编码，以便于对各类文件的识别和管理。

2.0 适用范围适用于二级文件（程序文件）和三级文件编码（不包括图纸）。

3.0 职责文控中心负责编制各种文件编码。

4.0 程序4.1 二级文件编码4.1.1 企业标准代码，用字母“Q”表示。

4.1.2 公司码本公司拼音是“GUANGSHENG”，公司码取“GS”。

4.1.3 体系编号码各要素的编码参照ISO 9001-2008 标准编码。

4.1.4 序号码同要素文件的编制顺序，序号码取两位数。

4.1.5 编码方式企业标准代码/公司码-编号码-序号码例如：<文件编码程序>的编码Q/GS-4.2.3-01 序号码，文件编制顺序要素码，文件控公司码，**市***公司企业标准代码4.1.6 企业标准代码“Q 与” 与企业名称代码“GS”用斜线隔开，企业名称代号、要素码、序号码之间用短横线（占一字格）隔开。

4.2 三级文件编码4.2.1 同4.1.1 4.2.2 同4.1.2 4.2.3 特征码：文件类型特征码工艺流程图；PFC 工艺卡； PC 质量控制指引； QI 物料明细表； BOM 部门工作指引；DW 4.2.4 型号码4.2.4.1 针对某一产品的三级文件，编码取产品型号后的数字和字母。

例如：产品型号“RD-35A”编码取“RD35A”。

编写：审核：批准：**市***公司文件编号：Q/GS-4.2.3 -02 版次：A/00 共3 页第3 页文件名称：文件编码程序发行时间：14-1-29 修改日期：4.2.4.2 不具体针对某一产品的三级文件，编码取两位数。

4.2.5 序号码，文件的编制顺序，序号码取三位数。

4.2.6 编码发式：企业标准代码/公司码-特征码-型号码-序号码例如：的文件编码 Q/GS-PFC Q/GS-PFC- RD35A-002 或 RD35A-002 顺序码，第型号码，型号为RD-35A 特征码，工艺流程图公司码，**公司企业标准代号码4.2.7 企业标准代号“Q”与三级文件特征用斜线隔开，三级文件特征码、产品型号码、序号码之间用短横线（占一字格）隔开。