1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，尤其群发邮件时； 2.看收件人究竟打开过没有自己的邮件，有回执的邮件对收 件来说一般都要回复的。 不希望对方转发的邮件，需要保密的邮件采用禁止拷贝的 方式发送。
禁止拷贝的设置：
4、标题 （主题）
邮件的标题是邮件的主旨大意，需要简 明扼要、信息完整； 特点：
邮件标题应让人一望即知，以便对方快速 了解。 邮件的标题会用于检索归类的依据： 标示邮件的重要性（工具-邮递选项中设置）
3、 回复、转发与邮递设置
reply（回复）和reply toall（回复全部）：reply 会把回信发给from的那一个人，而reply to all会把 回信寄给from, to和cc的所有人。 forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他 人。一般作为证据或将领导的要求转发实施人，但要 考虑原发信人是否愿意你转发； 回执设置的两种情况：
在何时何地交流信息
沟通要素一：有效沟通的5 沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
What（主题） 4、What（主题）
我到底要谈什么？ 我到底要谈什么？ 他们了解什么？ 他们了解什么？ 哪些信息必须省略或必须采用
How（怎样表达，语气和风格） 5、How（怎样表达，语气和风格）
我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？ 我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？ 书面报告？ 书面报告？ 如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？ 如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？ 用哪种词汇？ 用哪种词汇？
使用对象与选择
1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄 送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往 可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目 小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划 的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理 人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则 上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处 理。
金字塔结构图示
思想
总结： 总结：每篇文章的结构 都必定只支持一个思想， 都必定只支持一个思想， 在其之下的思想越往下 越详细， 越详细，并且都对希望 表达的主题思想起着解 释和支持的作用。 释和支持的作用。
章节 段 落
句 子
图 文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构
电子邮件的优点: 电子邮件的缺点:
对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。 重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者 一个电话配合一封email。
2、收信人，抄送，暗抄
释义
“to”，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； “cc”即抄送（ carboncopy ）：需要了解信息相关人等； “bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。
沟通要素二：有效交流的六各C 沟通要素二：有效交流的六各C
清楚（clearly） 1、清楚（clearly） chiefly） 2、简明扼要 （chiefly） 有礼貌（courtly） 3、有礼貌（courtly） 4、有建设性（constructly） 有建设性（constructly） 正确（correctly） 5、正确（correctly） 6、完整（completely） 完整（completely）
沟通要素三： 沟通要素三：人际沟通的二要素 1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对 以真诚的赞赏与感谢为前提， 事对人。 委婉的方式指出他人的错误。 以委婉的方式指出他人的错误。
先说自己错在哪里，然后再批评别人。 先说自己错在哪里，然后再批评别人。 说话前一定要顾及他人的面子。 说话前一定要顾及他人的面子。
6、找人帮忙四大忌
1、一忌摆不正自己的位置 2、二忌不知道要人家做什么
没摆正位置（或者完全没位置意识）的求助，几乎很难得 到积极的回应。 你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。 你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节 省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够 尽量快速的达到你的期望。 你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重， 也是对双方关系的一种温馨的正面回应。 只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没 有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告 诉你。”很多时候就够了。
5、正文
语言得体 写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收 件人的关注 ： 内容清晰 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容 进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟 通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下 载后，不用另起名。 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、 内容明确，避免长篇大论。 保持冷静 发信之前闭上眼睛想想
浅谈“邮件沟通”技巧 浅谈“邮件沟通”
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
沟通要素一：有效沟通的5 沟通要素一：有效沟通的5 W 1 H
1、Why（目的） Why（目的）
我为什么要交流？ 我为什么要交流？ 我讲话的动机是什么？ 我讲话的动机是什么？ 我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？ 我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？ 解释？刺激？启发？ 解释？刺激？启发？
目录
沟通要素 邮件概述 邮件技巧
1、什么情况用邮件 什么情况用邮件
哪些事情需要发送电子邮件
1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容； 我们可以重复的阅读 重复的阅读这些文字， 重复的阅读 往来的信件可以成为沟通的证据 沟通的证据。 沟通的证据
对方是谁？） 2、Who （对方是谁？）
谁是受众？ 谁是受众？ 他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？ 他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？ 他们对我的信息反应可能如何？ 他们对我的信息反应可能如何？ 他们对我的信息主题已经了解多少？ 他们对我的信息主题已经了解多少？
3、When and Where
3、三忌给人家的指示不够清晰 4、四忌事后没有反馈
目录
沟通要素 邮件概要 邮件技巧
思维顺序从最 底部的层次开始， 底部的层次开始， 句子间按某种逻辑 句子间按某种逻辑 顺序组织成段落 段落， 顺序组织成段落， 将段落组织成章节 章节， 将段落组织成章节， 将章节组织成文章 文章， 将章节组织成文章， 金字塔最顶部是全 文的思想 思想。 文的思想。