电子公文传输管理系统O f fi ci al D oc um ent T r an sm is si on C e n te r用户使用手册目录1 普通用户 (4)1.1登陆系统 (5)1.2公文签收 (5)1.2.1 操作界面介绍 (5)1.2.2 提示助手 (6)1.2.3 如何签收公文 (7)1.2.4 文件签收情况 (9)1.2.5 文件搜索 (10)1.3公文管理 (11)1.3.1 发布文件 (11)1.3.2 管理文件 (13)1.4文件资料 (15)1.4.1 操作界面介绍 (15)1.4.2 提示助手 (16)1.4.3 如何签收资料 (16)1.4.4 资料搜索 (19)1.5资料管理 (20)1.5.1 发布资料 (20)1.5.2 管理资料 (23)1.6会议通知 (25)1.6.1 如何签收会议通知 (25)1.6.2 如何签到和反馈 (27)1.6.3 查看签收和签到情况 (29)1.6.4 查看反馈情况 (30)1.7公告栏 (31)1.7.1 发布公告 (31)1.7.2 管理公告 (32)2 管理员用户 (34)2.1登陆系统 (35)2.2公文签收 (35)2.3会议通知 (36)2.4文件资料 (37)2.5文件管理 (38)2.5.1 文件类型管理 (39)2.6资料管理 (41)2.6.1 资料类型管理 (42)2.7用户管理 (45)2.7.1 群组管理 (47)2.7.2 添加用户 (49)2.7.4 用户维护 (53)2.8数据库管理 (58)2.8.1 系统基本数据 (58)2.8.2 公文文件管理 (59)2.8.3 资料文件管理 (60)2.8.4 会议文件管理 (60)1 普通用户下面操作以“县委办”用户做为例子，详细说明做为普通用户使用系统的各种操作步骤。
1.1 登陆系统打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如图一所示。
在页面中输入用户名（xwb）和密码（123456），点击“进入”按钮，登陆系统。
图一系统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。
1.2 公文签收1.2.1 操作界面介绍1、文件类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。
包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。
还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。
3、文件行，每个文件行中由“文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件容简介组成。
4、状态栏，操作界面右下方区域，称为状态栏，包括当前时间，用户，权限，修改密码，注销用户等。
图二操作界面1.2.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。
1.2.3 如何签收公文本节重点是介绍如何正确签收一份公文。
这是作为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。
方法一第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”字样；第二步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图三签收文件第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印；第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
方法二第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，可以点击文件标题，打开如图四所示界面；图四签收文件第二步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如上图三所示；第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。
第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
1.2.4 文件签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。
第一步，在文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”；第二步，点击“签收情况”，出现文件签收情况报表界面，如下图五所示；图五签收情况第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件列表和未签收文件列表。
1.2.5 文件搜索第一步，在文件列表区域中，点击按钮栏中的“搜索”按钮，出现如下图六所示界面；图六文件搜索第二步，在文件检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文字号，发文类型，发文单位，接收单位，发文时间，容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。
检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。
例如图五所示，文件标题包含“行动”和发文类型“上级文件”和发文时间“2005-6-1”到“2006-6-30”间的文件。
第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件进行处理，例如打开下载，文件签收等。
1.3 公文管理1.3.1 发布文件特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布文件。
第一步，进入系统后，点击文件列表区域上方的“发布文件”，出现如下图所示界面；图七发布文件第二步，选择接收单位和用户，在发布文件界面中，接收单位栏，点击“选择”，出现下图八所示界面。
如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，文件群发给系统中所有的用户。
图八选择用户第三步，填写发布文件表单的容，文件标题，发文字号，发文单位，文件类型，容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。
表单中打“*”号的代表必填项目。
第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把文件发布给接收单位，系统会提示“发送成功”。
图九文件发布成功1.3.2 管理文件特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的文件。
打开管理文件，进入系统后，点击“后台管理”，进入后台。
点击左边操作栏的“管理文件”，系统显示该用户以往所发布文件的列表，出现如下图所示界面；图十管理文件查看签收情况，在各文件行，点击“签收情况”列中的“查看”，出现该文件对应的签收情况报表，如文件签收情况章节所示。
删除文件，请勾选文件行中第一列的复选框，可多选，也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。
需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的文件删除。
修改文件，在各文件行，点击“操作”列中的“修改”，出现文件修改界面，在修改界面中，对已发布的文件进行修改，然后重新发布，如下图所示。
图十一修改文件1.4 文件资料文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理，例如工作汇报资料，政务信息资料，政务公开资料，领导讲话等。
1.4.1 操作界面介绍1、资料类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。
包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。
还可以根据不同状态“已签收”，“未签收”，“本部门”分类查看文件。
3、文件行，每个文件行中由“文件类型”，“文件字号”，“文件标题”，发文时间，发文单位，签收状态，文件容简介组成。
1.4.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要签收，“提示助手”会及时弹出提示用户。
1.4.3 如何签收资料本节重点是介绍如何正确签收一份资料。
这是做为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。
第一步，登陆系统以后，点击“文件资料”模块，进入文件资料主界面，如下图所示；图十二资料管理第二步，在文件资料列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收”字样；第三步，点击“点击签收”，弹出输入签收人对话框，输入用户名后，点击确定，出现如下图示；图十三资料签收第三步，文件不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。
点击“点此下载”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。
第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到资料列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。
资料签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况。
第一步，在文件资料列表区域中，如果是当前用户发布的文件资料，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”；第二步，点击“签收情况”，出现资料签收情况报表界面，如下图所示；图十四签收情况第三步，在资料签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收资料列表和未签收资料列表。
1.4.4 资料搜索第一步，在文件资料列表区域中，点击按钮栏中的“搜索”按钮，出现如下图所示界面；图十五资料搜索第二步，在检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文单位，发文类型，发文时间，容简介，检索条件可以相互组合进行模糊查询。
检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”界面下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。
例如图五所示，文件标题包含“日本”和发文单位“县团委”和发文时间“2005-6-8”到“2006-6-30”间的文件。
第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件资料进行处理，例如打开下载，文件签收等。
1.5 资料管理1.5.1 发布资料特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布资料。
第一步，进入系统后，点击文件资料列表区域上方的“资料管理”，然后在出现界面中点击左边操作栏的“发布资料”，出现如下图所示界面；图十六发布资料第二步，选择接收单位和用户，在发布资料界面中，接收单位栏，点击“选择”，出现下图八所示界面。
如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，群发给系统中所有的用户。
图十七选择用户第三步，填写发布资料表单的容，文件标题，发文单位，文件类型，容简介，上传文件（文件大小不超过4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成rar和zip格式）等。