浅谈秘书意识的修养
王韬琛
（2013年3月10日）
曾经有一位资深老秘书杨植霖同志写了一首诗——《秘书》。

诗是这样写的：
一纸能通上下情,终年染翰费精神。

军门倘有催程事,手足频营瞬息成。

处世温严多礼貌,平居泰若口如瓶。

才华自古勤磨炼,卓越从来不务名。

短短八句话,形象全面的概括了秘书工作的几大特点,深厚的文字功底，枯燥的文字工作，繁杂的日常事务，严格的保密制度，和善的待人态度，默默的幕后工作，等等这些都是作为一名秘书所应该具有的最基本的素质。

然而仅仅具备这些基本的素质，还不是一个合格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘书。

秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还必须具备和培养良好的秘书意识。

秘书这个角色最主要的行为特征是：辅助领导管理，提供综合服务。

在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识,而且还要具备自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争
意识、责任意识等六种现代意识,以适应当今社会的形势发展的需要。

自我意识。

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员自我实现的精神支柱。

虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体, 如今的秘书不同于封建社会的师爷、门客，他们多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。

如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

但绝不能喧宾夺主、卖弄聪明。

《三国演义》中曹操的主薄杨修，从曹操发布的口令“鸡肋”中，揣摸出了其撤军的意图，但他不经曹操允许就先行散播了撤退的舆论，结果被曹操以动摇军心之罪而杀之。

他的思维脉络不可谓不佳，而其越轨行为则不可谓不蠢也。

因此，在某种意义上，秘书是思维的“巨人”，行为的“矮子”！
信息意识。

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。

秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。

这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。

秘书人员丰富
的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

就如我们公司现在的《胜能信息》，从我接手秘书工作以来，《胜能信息》的编写，一直是以加工新闻为主要编辑方式。

然而，信息的主要作用是为领导的决策和管理做参考，因此，在经过半年多的考察，在领导的帮助和指点下，决定对《胜能信息》做一次大胆的整改。

整改后的《胜能信息》大体分为七大板块，主要有“公司要闻回顾”、“情况反映”、“月度重点工作跟踪”、“基层员工之声”、“领导管理理念”、“行业知识及动态”、“简讯”。

这七方面的内容含盖面广泛，实用性较强，要较之前的《胜能信息》更具有内参的作用。

超前意识。

超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。

秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。

而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。

一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的
发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。

正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。

举一个最近发生的例子，公司领导审查二级单位的招标文件，因为此前此文件已经审查过一次，由于文件核心内容“招标办法”没有做出，所以领导们不得不抽出时间进行二审。

鉴于一审中出现的问题，在第二次会议开始前，我提前和被审核单位相关人员进行了沟通，要求他们最好带自己的电脑到会，以防数据链接有误，并建议多做几份纸质文件以便领导们查阅。

然而，担心的事情都发生了，他们没有准备自己的电脑，而是带一个有病毒的优盘，而且只准备了一份纸质文件。

当会议开始后，公司领导首先要走了他们手里的唯一一份纸质文件，然后对应着电脑荧幕上的内容提出了诸多的整改意见，这时，文件修改人发现，他们的电子版文件中毒了，变成了只读文件，不能在上面修改，而唯一的纸质版又在领导手里，所以只能由另外一位工作人员手记整改方案，这样的突发情况完全是由于他们的工作人员没有超前意识，没有听取我的建议，没有事情突发预案的准备，幸好我当时还准备了一只录音笔。

其实这样的会议是不用录音笔的，但可能是职业习惯的问题，只要是开会，我们秘书都会随身携带一只录音笔，以防急需之用，这也就是所谓的超前意识吧。

创新意识。

过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,
一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。

在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

在此，我要感谢我们的主任，在工作中给予我们足够的锻炼和创新的空间。

最明显的例子，去年的矿长大会和神华集团工会的歌唱比赛在锡盟举办，作为两次大会的主要负责部门办公室，魏主任在两次大会中让我们每个员工尝试了不同的工作任务，在上次会议中负责信息材料的，在第二次会议中一定会接触到新的工作，而且，第二次会议的整个会议安排就是主任放手由我们几个秘书完成的。

其中的效果和收获非常明显，首先通过集体的协作，增强了办公室员工的凝聚力，团结一直是我们办公室内永恒的主旋律。

其次，通过承办大型会议，我们积累了许多宝贵的经验，提高了办会的能力，同时也体会到了作为领导统筹全局那种高处不胜寒的辛苦。

竞争意识。

为了适应当今社会激烈的竞争，秘书人员必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。

所以,秘书人员无论文化层次高低、经验
丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。

责任意识。

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。

只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

一个勇敢的士兵要有将军的气慨，一个能干的秘书要有领导的思维。

舍远而观近、避古而论今，毛泽东、邓小平都曾在中央担任过秘书，后来他们都成为叱咤风云、扭转乾坤的一代英杰。

因此，作为秘书的我们在为能和伟人成为同行而骄傲的同时，一定要紧跟他们坚实的步伐扛起我们肩上的重任。