6.确定会议的主持人
7.确定出席人（数）并 分配任务
16.确定会议需要的视听设备 及辅助会议工具的准备
17.是否要求与会者准备发言 及传阅资料
18.准备会场周边位置图
会 议 从 会 前 准
7’确定是否分组
19.发出会议通知及相关背景 备
8.决定会议的地点 9.研究会场如何布置
资料 20.是否安排会后娱乐项目并
二、明确会议的目的
➢ 开展有效的沟通 ➢ 传达资讯 ➢ 监督检查执行情况和
工作进度、协调矛盾 ➢ 达成协议与解决问题 ➢ 资源共享 ➢ 开发创意 ➢ 激励士气
Tips
必须从一开始就明确 会议的目的
目的
需要考虑的事项
会议类型
处理信息
最多涉及三个人
非正式的
例如听取报告，发布指令， 小及四个人以上，或一个团 正式的
需要开会吗？
◎Net Meeting调查结果： 美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周 工作时间一到一天半 经理人每周有一半以上时间在开会 57%的上班族开会前心情紧张 上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的
问自己三个问题 1、开会是否是解决这件事的最佳途径？ 2、在这个会上，我期待什么样的结果？ 3、如果不开这个会，有可能产生什么不良后果？
宣布或解释程序上的变化
队
要求反馈度讨论
非正式或正式的
让公司董事了解最新形势
正式的
涉及股东
年会或临时股东大会
要告知公司外尽可能多的人，公开的 包括媒体。
解决问题 例如应付不满。
涉及提供信息的发言人
新闻发布会
仅涉及一人
一对一
需要几个人或一个团队的投 专门委员会 入
涉及紧急问题
临时的
做出决定
需要立即讨论，或涉及非典 监时的
常见会议体系及频度
全体员工大会 —— 至少一年一次 经销商大会 —— 至少半年一次 部门经理会议 —— 至少每月一次 突发事件会议 —— 越少越好 一事一议会议 —— 按需随时举行
计算会议成本
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋ 与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工 作时间）
金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的 工资
直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食 宿费＋文件准备费
不定损失成本
Tips 开会的效果至少应该cover成本
开会有什么意义？
一家公司的开会效率 与会后执行决定了企 业的竞争力
通过开会提高生产力 和竞争力
高效会议成功法则（1）
必要时才开会
会前做好准备， 否则，你将为 会议失败做准备
会议准备核查清单
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿
Tips
3.确定会议的形式
14.确定决策方法
高
4.安排会议的议程（表） 15.准备相关背景资料
效
5.决定会议的时间
·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日 Ø 下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二 会议室举行。
会议记录
重要会议要录音 主持人不要兼任会议记录者工作。 整理会议记录形成会议纪要尽可能维持在1~2页纸内 会议纪要内容应包括：
1．公司第四季度销售情况；
2．上次会议记录；
3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；
5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；
7．下次会议日期、时间、地点。
附件
1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。
高效会议成功法则（3）
Tips
人们判断别人是否尊重的倾听和理解自己，并不在于一定要别
人赞同他的意见，而是需要获得一种真正被人理解的内心感受
高效会议技巧（三）
如何达成决议 彼得•德鲁克决议方法 决策类型及应用
达成决议－彼得 德鲁克决议法
➢用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认议事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
Tips
会议开到一个小时要安 排休息，保证与会者精 神饱满，会议氛围良好
开场语练习：
原则： 明确会议议题 限定会议时间 会议内容 会议方式
主持人的责任
严格按照议程进行
Tips 主持人的两个法宝： 倾听和引导会议基调
营造没有指责和贬损的和谐气氛，善于倾听
正确总结讨论的内容
引导发言者解释令人困惑的发言
分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同 态度和表现，及时进行必要沟通
分析一下人际关系的状态 考虑会议上所分派给自己的任务完成方案，并做相关
安排 将会议决议及精神贯穿到下一步的工作中
主持人会后跟进
主持人（组织者）在会议后要总结得失 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施 联络缺席的同事，询问缺席的原因 跟进计划，如有需要立刻召集另一次小会议 监督决议执行，并在过程中提醒相关负责人工
第八章：会议管理
学习目标
您是否因为效率低下而错失良机？您 是否每天应酬于无数的会议之中，常常 分身乏数？
本次培训将使管理人员迅速提升会议 效率，进而将高效会议转化为生产力提 供极大的帮助。
主要内容
会议的概述 高效会议成功法则 高效会议技巧 会议记录与会后跟进 几种常用会议管理步骤 问题及讨论
做好事先通知
开 始
10.安排出席者座位
20’准备预算并申请费用
会议准备核心——会议通知的内容
会议目的
会议希望达到的目标或产生的结果
出席人名单
会议日期、时间、地点
Tipsቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
会议持续时间 会议主持人
主要人物或者领导还需要口头重述通 知要点和归纳背景资料的信息
每个与会者的任务
会议涉及的每个议题的负责人和讨论时间
真的需要开会吗？
开会的理由
必须把信息同时传递给 很多人
需要多人参与以作出决 策，解决问题
要别人参与以集思广益 听取工作汇报 给团队委派任务 敏感问题的沟通 突发紧急事件或者有时
间急迫
不开会的理由
你是唯一做决策并且知道该 怎么做的人（开会让他人参 与只能把问题弄乱）
会议成本太高 没有足够的时间准备会议 还有比开会更好的办法
会议分类
按正式与否 按人数分类 按开会方式 按开会目的分类 分类
✓ 正式会议
✓ 非正式会 议
✓ 团体会议
✓ 一对一会 议
✓ 面对面会 议
✓ 电话会议 ✓ 视频会议 ✓ 网络会议
✓ 宣布人事安排、 讲解政策的会议
✓ 当众表扬和批评 的会议
✓ 临时处理突发事 件的会议
✓ 固定的会议
✓ 集思广益的会议
Tips 所有的会议都要落实到解决问题！
意外和冲突的处理
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
意外和冲突的处理
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程
决策类型及应用
无异议决策 权威决策 少数服从多数 共识决策
确保团队每个人都认为所达成的决议 是最佳的，并公开支持它；意见不和 及冲突的发生率最低
保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成 员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟 虑，从而产生高质量的决议
允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数 人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高 效地做出
沟通的原则
会议中的信息沟通与反馈
心里想100%
设身处地
沟通漏斗
嘴上说80%
沟通金三角
别人听到60%
潜心倾听是
沟通的基础
别人听懂40%
自己
别人
别人行动20%
潜心倾听
良好反馈 Tips
倾听：忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者
的内容，深深处地的感受和体验。
良好反馈特征
要描述行为，不要判断 侧重表现而非性格 要征求意见，着眼未来 不能伤害别人的自尊 实际可行
选择合适的时间、地点、人物 能够保证会议高效率运转
会议准备要素
目的 时间 地点 人 事 资料 人、财、物、吃、住、行的安排
高效会议成功法则（4）
会后跟进， 将使会议事半功倍， 转化为现实生产力
高效会议技巧（一）
主持会议技巧
掌控全局、运筹帷幄 如何做开场白 主持人的责任 如何处理会议中的意外和冲突
帮助与会者理清不假思索的想法
尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况
减少与议题无关的争辩和讨论
保持中立态度
意外和冲突的处理
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言
意外和冲突的处理
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断