step3.請（停止）不要再吵了。 step4.那請你們提出對於廁所維的責任區域和責任提出建言吧。
6.如何處理爭功諉過的情況
step1.說出與會者的立場與任務 step2.說出自己的感受與建議 step3.同意與會者功過的情況
step4.要求與會者制要針對議題給具體可行辦法
例： step1.老馮，這次參加此會議是為了討論環境清潔，
1.如何處理與會人員不發言 2.如何處理人身攻擊 3.如何處理離題的狀況 4.如何處理爭議的議題 5.如何處理部門的本位主義 6.如何處理爭功諉過的情況 7.如何處理抱怨的情況 8、如何处理少数人垄断会议 9、如何处理主席离题
例：
step1.老馮，今天你對會議都沒有意見（看法或是想法）喔， step2.我（個人）覺得這樣不發表意見你就失去了表達自己立場
二、會議流程
(1)計畫 (2)執行 (3)確認 (4)修正
一、會議的目的
集合 眾人智慧與資源， 共謀解決問題之策
二、成功的會議因素 (1)主持人的角色 (2)會議討論的結構 (3)主持會議的技巧 ─議題 ─與會人 (4)會議後的追蹤事項
三、會議常見的問題 (1)未經深思及充分準備就主持會議 (2)會前未發開會通知 (3)開會議程未事先規劃 (4)無法控制討論主題 (5)沒有記錄會中決議及同意的行動計劃
G.如果是討論一草案,發現有錯誤時,應指定專人限 時修正,並另外擇時再開會討論以節省時間
H.針對再費時整理準備取得實據或陷入爭議短期 無法取得共識的項目,主席應適時制止並另外擇 時再開會討論
I.每一項目討論結果後,主席應簡單清楚彙總同意 事項及行動計劃並記錄於會議記錄中
6.2.安排人的技巧
.嚴格要求與會人準時出席 .會議環境的安排:
“重要性”為主,非緊急性為次
以下幾個思考點: 4.1.那些地方可能會出現問題? 4.2.這些問題存在多久了? 4.3.目前情況發展的趨勢或程度的後果? 4.4.分析診斷問題癥結? 4.5.有什麼解決方案?
• 在詮釋及行動先提示證據 • 避免其他人穿插不相關問題 • 不要停留在沒有決議的問題打轉
6.1.每個主題討論確定決議事項後, 主席應彙整並確認同意事項
A.議程規劃：
2.1規劃開會前確認事項：
(1)確定出席者知道主題 (2)清楚標示各個主題討論目的 (3)出席名單及人員出席狀況確認 (4)不克出席者應預先取得主席同意，並指定職務代理人
2.2規劃開會進行流程結構：
(1)宣佈開會的內容與時間配置 (2)報告出席的人數、時間配置 (3)報告會議的議程、時間配置 (4)宣讀上次會議記錄、時間配置 (5)報告上次決議案執行情況、時間配置 (6)進行本次會議預定討論事項、時間配置 (7)臨時動議、時間配置 (8)宣讀決議事項、時間配置 (9)宣佈散會、時間配置
6.2.製作會議記錄並定時追蹤執行結果
1.導入 議題
2.引出 意見
3.歸納 4.導出 要點 結論
第一階段 導入議題
建立可自由發言的氣氛 使與會人員的關注力得以集中 詳細說明主題及目的 明確表示會議的預定程序 須通知全體人員的事項
應討論的事項及其順序 所期望的意見及資訊屬於何種層面 發問的內容架構 使全體人員發言 使發言內容不致偏離主題
a.會議桌 b.環境的安排 .控制喋喋不休的場面 .鼓勵沉默者表答意見 .保護弱者 .鼓勵不同意見產生 .建議是明日成功的種子,所以留意建議不要受到不必要的排擠 .越資深的人越後徵詢他的看法,可以刺激建議的多樣化 .達成共識時要馬上記錄
6.3.主持人的技巧
(1)開場白程序與技巧 程序：問候 說明目的
6.1討論議題的技巧
A.會議一開始,主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項 B.主持人也許可以提供一些選擇
C.主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的
D.萬一議題內容太複雜,則需拆成幾個細目分類討論，避免誤會 及混亂是主席的責任
E.針對討論主題,適度甄詢專業人士的經驗或事實真相
F.在複雜問題討論過程中,主持人要適時協助過濾整 理要點簡化討論內容
第三階段 歸納要點
發言內容的整理方法 檢討的事項為何?其標準為? 少數意見應如何處理? 如何獲得全體的同意 結論歸納的方法
第四階段 導出結論
執行結論要點整理時目的的再確認 完成討論的項目 應對執行的內容求得同意 表達謝意
1. 如何做好會議的準備 2.會議中的溝通與報告技巧
1.1 參加前的準備
技巧： 適時的讚美
(2)結論程序與技巧 程序：說明與會者建議與想法
技巧：具體可行才提出
說明處置方式
(3)發問程序與技巧
程序： 開放式的詢問
技巧：5why
.
運用跟的話語
(4)傾聽程序與技巧 程序： 要求詳述 覆誦的話語 技巧： 能不能………..
(5)時間不足的處理技巧 程序： 喊停 說明處置方式 技巧： 停、停、停 ……….
9.如何处理主席离题
step1.立即謝謝主席討論的話題 step2.謝謝主席的關心 step3.提醒主席會議時間要求主席可否另闢時間再行研議
1.會後的提醒工作
1.1.依本次會議記錄確定下次開會時間 1.2.準備下次開會通知 1.3.追蹤本次會議同意行動方案進展 1.4.追蹤本次會議與會人同意行動方案的進展度 1.5.提醒與會人準時參加下次開會
問題 ？
四、會議異常的問題處理
(1)不必召開會議的方法 重点：a.目的 b.理由 c.方法
(2)不得不召开会议的理由 重点：具體與明確化
一.會議的計劃 二.議程規劃與通知 三.議程內容的準備 四.會議討論可能問題點 五.會議進行控制 六.會議總結及記錄
1.1.想清楚你的確切目標 1.2.確定為什麼開會 1.3.列下主題
1.1.1與會者有哪些人 1.1.2會議的目的 1.1.3應準備哪些資料
1.2 會議中應注意事項
1.2.1提早到會場 1.2.2不要中途離席 1.2.3儀容要整潔 1.2.4發言簡單扼要切中主題
2.1溝通技巧 2.1.1重點是說明內容 2.1.2對事不對人的要領
2.2報告流程 2.2.1首先報告結果 2.2.2其次報告內容 2.2.3最後報告建議
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會必有議，議必有決， 決必有行，行必有果。
是大家對會議的共同期待， 是求問題的解決，工作目標的達成！
多數人聚集在一起討論議事。
一、會議結構
(1)宣達 (2)檢討 (3)協調 (4)解決問題 (5)收集意見
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 4.如何處理爭議的議題
step1.說出雙方的問題點與立場 step2.說出自己的感受與建議 step3.要求雙方立刻停止
step4.要求雙方針對議題給具體可行辦法
例：
step1.老馮你們清潔部是負責公司的清潔任務，而老馬的打雜部本是負 責換 廁所的燈泡和衛生紙的，
step2.我（個人）不讚同你們為了廁所的馬桶， 究竟該誰來清潔搞得面紅耳赤！ 請你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧。
與改進議題與各人的任務分組。
step2.你們每個人都說廁所掃得很乾淨是自己的功勞 step3.我同意環境保養得好，是各位的功勞， step4.希望你們能對於環境的改善提出更具體的建議。
7.如何處理抱怨的情況
step1.說出對方的抱怨的情況 step2.同意對方的感受 step3.要求對方停止 step4.要求對方只要針對議題給意見
的機會囉，多少講點話吧！ step3.把你對本次議題的看法說出來嘛，至少可以讓大家知道你在想什麼，
或做了多少吧！
2.如何處理人身攻擊
step1.說出對方的問題點
step2.說出自己的感受與建議
step3.要求對方停止
step4.要求對方針對議題給意見
–
例：
step1.老馮，你怎麼可以罵人家的老母呢？ step2.我認為罵人家的老母似乎是不太有修養（偏題了！），
這 不是你平日會做的事情耶 (或說不像你平日作風)， step3.請你停止（停止評論）， step4.請你該回到議題，對這件事情表達你的意見和立場。
例：
step1.老馮，我問你雞蛋一斤多少錢，你告訴我的野雞很美味， 這並不是我要的答案？
step2.謝謝你告知， 別再談野雞的事情了好嗎？ step3.請你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢？
(6)澄清程序與技巧
程序： 重複發言者的話語 要求說明容內 技巧：如果我沒聽錯……….
.
1.形成問題事項為何? (產生困擾的事項為何?) 2.能否在會議上提出? 3.目的為何? (期望的會議結果為何?) 4.會議的型態為何? 5.主題 6.主席人員 7.召開日期,需要時間 8.場地 9.準備當天攜帶的資料 10.分發預先通知的資料 11.當日所需要的實際數據與資料 12.當天的工作分配 (何種工作?何人負責?時間如何?) 13.討論的要點,議程
例： step1.老馮，你似乎對於你的份內工作打掃廁所有所抱怨， step2.我相信你一定對於這工作內容有不同看法， step3.但是請你停止抱怨， step4.請你對於如何讓廁所變得更乾淨整潔提出你的建議。
8.如何处理少数人垄断会议
step1.說出目前會議發言的狀況 step2.同意少數的熱心的見解 step3.謝謝他們的參予並於停止 step4.要求其他與會人員針對議題給意見
2.3規劃開會後工作事項：
(1)會議記錄擔當者 (2)會議內容校對 (3)會議內容呈報對象 (4)會議內容確認作業流程 (5)會議記錄分發作業與建檔
B.會議通知
• 內容不要過於簡單或模糊 • 通知項目應適度的分類 • 最理想的會議通知時間是 “?天前”
3.1.將討論主題依邏輯排列 3.2.分配每個主題討論時間 3.3.決定主題先後次序,以