编号：RQ/GZ-001-2009管理制度制定程序
版本：第一版次
发布日期：
实施日期：
1 目的
为了明确公司各类制度的制定和更改程序及责任，特制定本程序。
2 范围
本程序适用于公司制定、发布各类制度。
3 术语
无
4 职责
4.1综合管理部为本程序的主管部门，负责实施与管理。
5 内容
5.1文件类别
5.1.1公司文件：从公司角度在业务流程、职责、权限及相互关系等方面，为涉及到若干部门或具有特别重要意义的业务确定原则。
5.1.2程序文件：在公司文件中已有原则性规定的情况下，规定具体工作的开展程序和工作规范。
程序文件涉及两个以上部门。
5.1.3作业文件：规定一个部门内或某个工作岗位的工作流程或操作程序等。
5.2文件制定及签发
5.2.1公司文件由企业管理部负责组织制定，总经理签发。
5.2.2程序文件由各部门负责组织制定，总经理签发。
5.2.3作业文件由各部门负责组织制定，部门领导签发。
5.3文件制定程序
5.3.1企业管理部可根据公司需要，指定某项业务的主要负责部门形成公司文件草案。
该主要负责部门须对草案同相关部门进行协商，并将协调后的草案及文件会签单（见附录1）报企业管理部。
5.3.2企业管理部按照公司的管理要求对草案进行审核，并形成正式文件报总经理签批后生效。
新发布的公司文件颁发至各部门。
各部门经理有义务使本部门的全体员工了解公司文件。
5.3.3公司各有关部门原则上均可根据工作需要提出相应的在全公司范围内执行的公司文件草案，同文件中涉及到的部门协商取得一致意见后，用文件会签单履行会签手续送企业管理部审核，由总经理签字，然后分发至有关部门，同时各部门须将该程序文件签字原稿和软盘备份送交企业管理部备案。
程序文件由各部门负责管理与维护。
5.3.4各部门可在公司文件和部门程序文件规定的原则下编制所需的作业文件，作业文件经企业管理部审核并由部门经理签字后生效，同时各部门须将作业文件签字原稿和软盘备份送交备案，由企业管理部办理存档,作业文件由各部门负
责管理与维护。
5.4 文件会签要求
公司文件、程序文件需要相关部门会签，各会签部门经理在收到文件并在会签单上签字后2个工作日内必须出具会签意见，交该文件的负责部门。
5.5 文件编码
5.5.1公司文件按首次发文的先后顺序由企业管理部给定序号，编码结构如下：
××—×××××
三位序号 001-999
公司文件英文缩写字母CD
部门代码
5.5.2程序文件的编码由各部门给定，结构如下：
三位序号 001-999
程序文件英文缩写字母PD
部门代码
5.5.3作业文件的编码由各部门给定，结构如下：
××—×××××
三位序号 001-999
作业文件英文缩写字母OD
部门代码
5.5.4 文件后付的表单或附录编码由各文件制定部门统一按顺序给定，结构如下：
三位序号 001-999
纪录的英文缩写字母 R
部门代码
5.6文件更改
现行各类文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，更改工作按本制度第5.3款的程序进行。
5.7文件编写要求
5.7.1文件构成
各类文件一般应由如下几个内容构成：
文件名称：明确文件反映的对象和主题。
目的：明确文件内容要解决的实际问题。
说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的活动及控制目的。
范围：明确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。
术语：对于文件中使用的概念、定义和标准在必要时应予解释，特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释。
职责：说明该文件的管理和执行、验证人员的职责，或规定负责实施该文件的部门或人员及其责任和权限，以及规定与实施该文件相关的部门或人员其责任和权限。
内容：明确该文件所要阐述的具体内容、项目和要求，包括文件所涉及到的程序、方法、措施和有关要求等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，内容可用流程图及对流程的详细描述进行表述，如无法用流程来表达的文件则可按层次编写。
相关文件：与本文件相关的其他公司文件、程序文件、作业文件等。
记录（质量记录）：该文件中活动用到或产生的记录或表单。
更改记录：对文件进行的更改情况做出记录。
附加说明：明确文件的起草部门与人员、归口管理部门以及对该文件进行审核及批准的领导。
5.7.2文件的规范格式
5.7.2.1文字要求
–职责分明，语气肯定（避免用"大致上"、"基本上"、"可能"、"也许"之类词语）；
–结构清晰、文字简明、文风一致；
–遵循"最简单、最易懂"原则编写各类文件。
5.7.2.2文件的规范格式
–文件的页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，请参见本文件执行。
6.支持文件
7.质量记录
7.1文件会签单
8 本程序更改记录
附加说明：
本文件由 (部门、科室)归口管理。
本文件由 (部门、科室)负责起草。
本文件主要起草人：。
本文件由审核、批准。
附录1 文件会签单。