文书档案整理方法
n 2、上级单位的文件材料 n （1）需贯彻执行的会议主要文
件材料，本单位主要业务的文 件及非本单位主管业务的法规 性文件；领导人、人民代表等 视察、检查本单位的文件材料 （含声像材料）。
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n （2）代上级单位拟草并被采用 的文件的最后草稿和印本（包 括报纸、刊物转载的文件材 料）。
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n 的文件材料。 n （2）越级抄送的一般的、不需
要办理的文件材料。 n （3）下级单位抄报备案的一般
性文件材料。 n 二、归档文件整理的方法与步
骤
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n 1、收集 n （1）收集的方法：①本单位收
发文登记簿进行收集；②对领 导和有关人员外出参观、学习、 开会带来的文件进行收集。 n （2）收集重点：①本单位自己 制成的文件材料；②上下级机
n 3、同级单位和非隶属单位的文 件材料
n （1）虽不是本单位主管业务但 需贯彻执行的法规文件。
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n （2）对本单位检查的重要文件。 n （3）重要的来往文件。 n 4、下级单位的文件材料 n （1）下级单位报送的重要工作
计划、总结、报告、典型材料、 报表 、预决算及法规性备案文 件。
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n 及其它机关与本机关主管业务 和本机关有密切联系的文件材 料；③有关人员外出参加会议、 参观学习带回来的文件。
n （3）收集原则：①所收集的文 件材料必须是办理完毕，应作 为文件档案保存的各种纸质文 件材料（办理完毕：是指文件
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n 的文书处理程序已经完成，而 不论文件本身在实际工作中否 还在发挥作用。比如，请示与 批复，在批复发出或收到以后， 在文书处理上就算是办理完毕； 一份通知收到后经过相关人员 传阅，也算是办理完毕；本单 位的发文，文件印发
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n （2）直属单位报送的重要科技 管理性文件材料。
n （二）不归档范围 n 1、本单位的文件材料 n （1）重份文件。 n （2）无查考利用价值的事务性、
临时性文件。
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n （3）未经会议讨论，未经领导 审阅、签发的未生效文件、电 报草稿，一般性文件的历次修 改稿（重要法规性文件、定稿 除外）、铅印文件的各次校对 稿（主要领导人亲笔修改稿和 负责人签字的最后定稿除外）。
位党、政、工、团召开的代表、 工作会，党组（党委）、行政 领导办公会，专业会办公会，
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n 专业会参加针对本单位主管业务的 会议材料。
n （2）正式文件。指本单位制发的 （包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的 签发稿（定稿）、正本、重要文件 的修改稿。
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n （3）较重要的材料。指本单位形
成的“白头文件”，如工作计划、 总结、报告、规章、调查、统计、 财务报表、交接手续、机构、人事、 合同、协议、科学研究、刊物、出 版物、外事活动中形成的材料；重 要的人民来信来访、领导的指示、
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n 领导在公务活动形成的重要信件、 电报、电话记录、从外单位带回的 与本单位有关的文件材料；反映本 单位（本行业）的历史沿革、大记 事、年鉴、重要的剪报、荣誉证书、 声像材料、实物等。
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n （4）从正式文件、电报上摘录 的供工作参阅的非证明材料。
n （5）无特殊保存价值的信封， 一般性表态、询问一般性问题、 提出一般性建议或意见的人民 来信。
n （6）单位内部互相抄送的文件
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n 材料，不应履行公文的行文、 介绍信等。
n （7）本单位负责人兼任外单位 职务形成的与本单位无关的文 件材料。
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n 后也算办理完毕）。②所收集 的文件材料必须做到齐全完整。
n 2、分类 n 分类就是指所有归档文件，按
其来源、时间、内容和形式等 方面的异同，分成若干层次和 类别，构成有机体系的过程。
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n 分类包括：①去掉不需归档的 文件；②划分年度、机构（问 题）、保管期限及文件归类； ③确定分类方法和编制分类方 案。
n （1）去掉不需不归档的文件在 收齐当年所有文件的基础上， 对这些文件进行第一次鉴定
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n （“要”或“不要”）的工作， 把需要归档的留下，不需归档 的文件予以销毁。怎样判定 “要”和“不要”，其主要是 按照“归档与不归档范围”中 所列举的条款进行。一般是从 以下几个方面给予判定：①与 本单位主管业务、人事无关的
件材料 n （1）参加非主管机关召开的会
议不需要贯彻执行和无查考价 值的文件材料。 n （2）非隶属单位抄送的不需要
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n 贯彻执行和无查考价值的文件 材料。
n （3）非隶属单位抄送的不需要 办理的文件材料。
n 4、下级单位的文件材料 n （1）下级单位送来参阅的简报、
情况反映、不抄报或不必备案
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2020/11/21
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档案的概念：
档案是指过去和现在的国家 机构社会组织以及个人从事政治、 军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。
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n 一、机关文书档案的归档范围 n （一）归档范围 n 1、本单位形成的文件材料 n （1）会议文件材料。指本单
n （8）为参考目的从各方面收集 的文件材料。
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n 2、上级单位的文件材料 n （1）上级单位任免、奖惩非本
单位工作人员的文件，普发供 参阅、不办的文件材料。 n （2）上级单位发来供工作参考 的抄件。 n （3）上级单位征求意见未定稿
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n 的文件。 n 3、同级单位和非隶属单位的文
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n 和无查考利用价值的文件不要； ②重份文件不要；③临时性的 无查考利用价值的文件不要； ④不需本单位贯彻执行的文件 不要等。
n （2）划分年度、机构（问题）、 保管期限及文件归类
n ①分年度，即年度分类法：就
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n 是根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行分类。即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。а、以文件的形成时 间（落款时间）为准。如年度；2003年形成的2002