合同管理实施细则
合同管理实施细则
编号:JT/NYKJ/ZY-18
1 目的 为了进一步从承办、管理、归档等各环节规范公司的合同管理流
程,明确相关职能分工,提高合同管理效率和工作质量,现根据《公司 合同管理制度》,结合集团及公司的实际管理情况,本着简约、高效原 则,特制订本实施细则。 2 适用范围
本实施细则作为公司在贯彻落实集团合同管理制度的具体细化补充 内容,适用于公司对所有承办合同的管理。公司在未制定相关实施细则 前,也暂时按照该细则执行。 3 合同概念
年月日 年月日
申请审批公司总经理意见:
年月日
集团有关中心总经理意见:
年月日
年 月 日
盖章人:
合同存档人:
备注说明:
年月日
年月日
附件2:
合同编号: 原合同编号: 合同名称: 申请审批公司:
合同审批表
填表日期:
年月日
合同标的:
项目负责(联络)人: 联系方式:
(3)行政管理部于每年的1月15日前,将本部门留存的上一年度所有 合同原件全部上交公司档案室存档。
(4)对于公司先行盖章的合同,行政管理部在用印后要及时跟踪催 促索要合同原件并归档建账。
(5)各承办部门在2009年5月1日起签订的合同,不再上交公司档案 室,作为部门档案做好建档保管工作即可。
6 审核审批流程要求 6.1下列合同需要技术部门出具技术协议,并经技术部门审核:
(3)集团及公司授予的其他职责。 4.5 具体提供技术指标或技术条款的部门为合同的技术审核部门,包括 集团研发中心及公司质控中心、甲醇三期项目部、设备部、电气部、仪 表部、自控部等部门,其主要职责:
(1)为招标议标提供技术支持,草拟技术指标或技术条款。 (2)对合同的技术条款进行审核。 (3)集团及公司授予的其他职责。 5 具体细则要求 5.1合同编号要求 (1)公司承办的所有合同,无论合同版本上是否已有对方编订的编 号,必须按照公司统一编号原则进行(或再次)编号,具体编号原则以 行政管理部2009年签订的合同为例 5.2合同组成及装订要求 (1)一般情况下,每份合同原件应由合同正文(即商务合同)、相 关技术协议、相关廉洁合作协议书共同组成,特殊情况下还会产生补充 协议。 (2)一般情况下,每份劳动合同只有合同正文,特殊情况下还会产 生补充协议、解约协议。 (3)每份合同原件应按照组成内容的主次、先后顺序整理装订成册 后,方可附上合同审批表办理会签审批手续。劳动合同附用印申请单直 接提交相关领导审核审批。杜绝会签审批及用印过程中不加整理装订, 出现散页、顺序混乱的现象。 (4)与对方通过传真签订的合同,一般情况下承办部门要和合同签 约方协商把原件发送过来。如不能满足此项要求,承办部门要向分管领 导汇报同意后,方可用传真件作为合同执行和归档。 5.3合同原件数量要求 (1)授权内审批的合同至少保证有4份原件:合同管理部门一份、承 办部门一份、行政管理部门一份、签约方一份。 (2)授权外审批的合同至少保证5份原件:除前述部门各持一份外, 报集团合同主管部门(行政管理中心)一份。 (3)劳动合同至少保证有2份原件:劳动合同专管部门一份、签约方 一份。 (4)在合同签订后又再次产生补充协议的,该补充协议原件的数量 应与原合同数量一致,并分别送至原合同持有部门留存。续签的劳动合 同也应该遵照该条规定。 (5)对于已经签批的合同审批表,原则上行政管理部须留存原件,
(3)合同承办部门应严格按照集团合同管理制度中规定的审批权限 准确判断使用哪种合同审批表。合同管理部门负责监督检查,并为承办 部门提供相关指导。
(4)人力资源部作为劳动合同的专管部门兼承办部门,应严格按照 劳动法规范操作劳动合同的审核签批及送审鉴定工作,规避用工风险。
(5)行政管理部按照公司印章管理制度对各部门承办的合同规范用 印,对无合同审批表、审批手续不全、不符合合同管理要求的合同,一 律拒绝给予用印。紧急情况下经公司总经理指示或邮件批复后可先行盖 章后补手续。 5.5合同的登记归档
(1)除劳动合同、销售合同和有国家标准的通用设备、配件、材料 的合同;
(2)集团或公司认定其他需要签署技术协议的合同。 6.2所有的土建合同、安装合同、防腐保温合同、装饰合同等需要集团 审计监察中心审核。 6.3授权内合同由承办部门填写授权内合同审批表(见附件1),并按以 下顺序进行审核审批:
(1)承办部门负责人审核; (2)分管承办部门的副总经理(总经理助理或总工程师)审核,所 有的采购合同,由集团采购中心总经理审核; (3)符合本细则6.1的合同,由技术部门审核; (4)分管技术的副总经理(总经理助理或总工程师)审核; (5)符合本细则6.2的合同,由集团审计监察中心审核; (6)财务部部长审核; (7)分管财务的副总经理(总经理助理)审核; (8)公司总经理审批。 6.4授权外合同的审核审批流程
(2)负责合同的审核,必要时提请法律顾问进行审核。 (3)严格按照合同的规定执行资金的收支,建立合同执行台账,并 按月对合同进行整理、汇总、归档。 (4)集团及公司授予的其他职责。 4.2人力资源部作为“劳动合同专管部门”,专项负责公司各种劳动合 同的日常管理,贯彻落实集团和公司的合同管理要求,接受监督检查。 4.3行政管理部应本着建立健全公司制度体系的原则,从行政督察的角 度,协助财务部做好相关协调协助工作。 4.4具体需要签订合同的各业务部门均为“合同承办部门”。合同承办 部门应设立专职或兼职合同管理岗位,其主要职责: (1)贯彻落实集团和公司的合同管理制度,接受合同管理部门的监 督检查,妥善办理集团授权范围内和授权范围外合同的审批和履行工 作。 (2)合同承办部门为合同管理的第一责任人,负责市场调研、客户 资信调查、组织合同谈判、草拟合同条款、执行合同及相关事宜。
合同管理部门留存复印件,其他相关部门原则上不必留存。 5.4合同审核审批要求
(1)原则上,承办部门应采用集团合同主管部门(即行政管理中 心)认可的范本,或双方共同起草的合同。如必须使用对方提供的范 本,或者经认可的范本中法律条款出现变动,需经集团合同主管部门审 查通过后方可使用并办理会签审批手续。劳动合同原则上应使用当地劳 动部门认可的范本。
授权外合同由合同承办部门填写授权外合同审批表(见附件2), 办完授权内合同的审核审批流程后,报集团审批后执行。 7 考核 7.1合同管理部门发现各承办部门存在违反以上规定要求的行为,可以 向行政管理部门提出考核意见。行政管理部门在行政督察过程中发现合 同管理部门、承办部门存在违反以上规定要求的行为,可以向公司提出 考核意见。 7.2对于违犯以上条款的行为,每项次考核直接责任人1-2分,问题严重 的连带考核部门负责人2-5分。情节特别严重或给公司造成经济损失 的,将按照集团合同管理制度中的奖罚规定进行严肃处理。 8 本实施细则自2009年5月1日起开始执行,由行政管理部负责解释, 由财务部联合行政管理部修订。其他未尽事宜遵照集团合同管理制度 执行。
(1)合同的承办部门、管理部门、行政管理部应安排专人对承办的 所有合同及时建立管理台帐,以便查询。
(2)管理台帐应按照单位分别建立,体现合同名称、合同标的、公 司合同编号、对方公司全称、签订日期、签字代表人员等内容,并说明 是授权内审批还是授权外审批,承办部门应注明采取的方式(例如招标 \议标\论证等),劳动合同还应体现签约方姓名、合同限期、到期时 间、续签日期等内容,并对到期合同及时组织续签。
对方单位: 合同内容及目的简要说明:
承办部门意见 相关部门意见 合同管理部门意见: 分管副总经理(或总工程师)意见: 申请审批公司总经理意见: 集团相关中心总经理意见:
外聘律师意见:
项目负责(联络)人: 联系方式:
年月日 年月日 年月日 年月日 年月日
年月日
集团法务部门意见:
年月日
集团总裁意见:
二OO七年四月十七日
合同审批表
合同编源自文库:
填表日期:
年月日
合同名称:
申请审批公司:
对方单位:
(对方工商登记、资质、资信、签约授权等证明文件应作为附件)
合同内容及目的简要说明:
合同标的:
项目负责(联络)人: 联系方式: 项目负责(联络)人: 联系方式:
承办部门意见
相关部门意见
年月日
合同管理部门意见: 分管副总经理(或总工程师)意见:
本实施细则所指的合同,包括各类合同、协议以及具有合同性质的 文书资料。 4 职责界定 4.1财务部作为公司“合同管理部门”,设立专职合同管理人员,负责 公司各项合同(劳动合同除外)的日常管理及监管工作,其主要职责如 下:
(1)主导各合同承办部门全面贯彻落实集团合同管理制度,并根据 公司的实际管理要求,适时对该细则提出修改修订意见。
年月日
盖章人: 备注说明:
年月日
合同存档人:
年月日 年月日
(2)公司合同管理部门应严格按照集团合同管理制度中明确规定的 职责,对公司各部门承办合同(劳动合同除外)的内容条款、签字情 况、编号情况、审批表使用情况、履约情况进行严格审查、监管。发现 存在约定内容不详或有缺漏、无经办代表签字或无签约时间等不利于执 行控制、不利于公司利益以及不符合要求的合同,应拒绝签字,予以退 回并要求改正。