办公室业务第四期三台县人民政府办公室二○一○年四月十三日编者按：参与会议组织及会议服务是机关办公室工作人员所必须掌握的重要业务知识。

为了有效提高全县政府系统办公室会议组织与会务服务水平，从本期起，我们将分别从会前准备阶段、会中进行阶段、会后结束阶段对会议组织与服务知识进行介绍，期望对大家有所裨益。

会议组织与会务服务知识讲座（一）一、会议概述（一）会议的涵义会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象，早在原始社会人类为了生存和分配共同的收获，就已经出现了“氏族议事会”。

在现今社会生活中，作为一种重要的交流、管理手段，已经成为一种经常性的社会活动形式。

无论是各种国际组织、国家机关，还是企事业单位，无论是国家之间建立外交关系、达成协议，还是组织内部开展政务、经济事务、文化教育及其他活动，都要通过召开会议来达到或集思广益、有效沟通，或传达信息、资源共享，或表彰先进、树立典范，或解决问题、——　1推广经验等目的。

从字面含义上看，“会议”一词中“会”有聚集、见面、会合等意思，“议”是商议、讨论的意思。

“会议”乃“会”而“议”之，“会”而“不议”则非会议。

《韦氏新大学词典》关于“会议”的解释是：会议乃一种会晤的行为或过程，是为了一个共同目的的集会。

《现代汉语词典》（修订本）对“会议”的释义是：会议是有组织、有领导地商议事情的集会。

可见，会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式、有组织有计划的商议活动。

会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。

（二）会议的作用会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。

随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议这种形式越来越受到人们的重视。

不同的会议有不同的作用，概括起来会议的作用主要有以下这样几个共同的方面：集思广益、科学决策的作用1.各机关、单位基本上都会通过会议的形式对一些重大问题进行决策，经深入的分析研究，群策群力，最后得出结论性的意见，这样就体现了会议的决策作用。

会议的召开便于各级领导充分掌握有关信息，充分发挥干部群众的智慧，为决策的制定与实施奠定基础。

同时，也可以在会议的讨论中，了解基层群众，下属员工的实际情况和思想动向，对领导认识上的差别可以及时进行纠正，对反映出来的问题可以进行具体的分析和解决。

召开会议的过程是把群众的智慧集中起来，变为丰富领导思想，完善领导决定的过程。

2　——发扬民主、动员群众、宣传教育的作用2.会议可以说是领导机关和各级领导密切联系群众的纽带。

与会者来自不同的单位、不同行业，召开会议可以认真听取与会者的意见和要求，了解各行各业的具体情况。

有些会议经过对领导决策的讨论、领会，将领导意图转化为群众的思想和行动，起到了动员群众、组织群众的作用；也有一些会议的作用，旨在思想教育、鼓舞斗志或者介绍经验、传授知识和技能，达到某种宣传和教育的目的。

如抗震救灾先进事迹报告、先进集体和先进个人的表彰、重大历史事件的通报等，都可以采用会议的形式，以起到宣传典型人物、教育广大干部群众的作用。

传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用3.各机关、单位担负着上情下达，下情上传的任务，需要召开各种会议，尽快地将信息上传下达。

可以说会议是信息的“聚集地”，也是信息的“发散地”。

各类经验交流会、汇报会、广播会、座谈会、调查会，通过汇报、交流、学习、讨论，可达到沟通信息、交流情况，统一思想、协调工作的目的，使上下左右各方能够互相理解与支持。

协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用4.会前，人们往往会对同一个问题的看法存在某些差异。

在会议上，大家可以围绕一个共同的目标讨论、研究和论证，求同存异，最终达成共识、形成合力，从而起到推动工作的作用。

（三）会议的特征现代的会议虽形形色色，但是却仍存在着共同的特点：目的性。

会议是为了某一明确的目的而开展的活动。

无论在远古1.蒙昧时代，还是在当今国际经济一体化社会，举行任何一种形式的会议都有着明确的目的。

有的会议是布置任务、落实措施，有的是贯彻政3——　策、互通信息，有的是总结工作、交流经验，还有的是为了宣传教育、表彰先进。

比如，举行各级人民代表大会就是为了使各级国家权力机关及时、充分地发挥其职能，实现国家法制化和决策民主化。

组织计划性。

会议活动不仅要有明确的目标，而且还通常需要一2.定的组织和计划，一般会议都会有会议主持人，一些大型的会议有时还要设立会议组织机构，包括主席团、秘书组、会务组等。

组织一场会议，常常要经过确定会议目标、制定会议议题、选择会场、确定会议时间等一系列程序。

会议活动只有具备组织性，才能使会议有序地进行，从而实现会议的目标。

群体沟通性。

会议是一种至少有三人以上参加的群体沟通活动。

3.随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过电话、、多媒体等各种形式进行沟通，但是面对面的群体沟通，即E-mail会议这种方式，是任何其他沟通方式都难以替代的，因为这种方式最直接、最直观，也最符合人类原本的沟通习惯。

交流方式多样性。

传统的会议是以口头交流为主、书面交流为辅4.的活动方式，但是根据现代会议所采用的交流方式来看，在会场上还可以运用图表、电脑多媒体、影视或录像等方式进行交流。

会议是一个集合的载体，大家聚集在一起共同讨论、交流。

通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生新想法、金点子，许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

二、会议活动的基本要素背景材料星期二上午，××镇乡准备召开一次紧急会议。

镇长让办公室工作人员小王迅速通知经济办、财政所、民政办等各个部门的负责人，让他4　——10:00们在上午准时在会议室开会。

小王一一通知了各部门的负责人，各部门的负责人虽然接到了通知，但个个心理纳闷：“开什么会呢，这么紧急？也不知道要准备些什么会议材料。

”有的部门负责人就打电话给小王，小王回答说：“我也不知道啊，镇长让我这么通知的……”我们知道会议活动的人员、名称、议题、时间、地点、方式与结果构成了会议活动的七个基本要素。

在上述背景材料中由于缺少了会议议题这个最基本的要素，所以出现了尴尬的局面。

遇到一些“特别会议”（是指那些由于非常特别的情况而由分管领导临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议）时，虽然是在应急的情况下而召开的，会议准备时间又很短，但对会议的安排仍然要尽可能做得完备、充分，不要仓促开会。

如果领导就会议的背景、目标、问题和参加会议的人员名单作出明确的部署时，办公室人员可按照领导的要求一一进行办理。

但是，如果办公室人员被告知就某一或某些事物召集会议，而并没有获得对此次会议有关要素的授意时，在这种情况下，办公室人员可有分寸地就以下六个方面的问题向主管领导进行探明，并迅速做好准备。

为什么开会？1.这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为了解决什么问题而作出结论？明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。

议题是什么？2.会议的议题是什么，并获得最简洁、最明确的表述，这是确定会议进行的方式、确定出席会议人员以及准备会议材料的基础。

谁参加会议？3.5——　会议由谁来主持？要有哪些人来参加？其中关键的、尤其不可缺少的人有哪些？什么时间开会？4.会议什么时间开始？预计什么时候结束？在什么地方开会？5.会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安排特别的视听设备？会议怎么开？6.会议采取什么方式进行？是否需要与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？有什么需要特别注意的事项？综上所述，会议活动的基本要素主要包括：会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果。

会议人员：指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、1.会议客体以及其他与会议有关的人员。

（）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办1者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

会议的主办者是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议活动提供必要的场所、设施和服务，确保会议的顺利进行。

会议承办者是指具体落实会议组织任务的机构或个人。

（）会议客体即指参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特2邀成员、旁听成员。

正式成员：即具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。

如人民代表大会的正式成员必须是依法6　——选举产生的人民代表。

列席成员：即不具有正式资格，有一定的发言权，但无表决权和选举权的会议成员。

特邀成员：由会议的主办者根据会议的需要而专门邀请的成员，如上级机关的领导人、特别来宾、报告人等等。

旁听成员：即受邀请参加会议，但不具有正式资格，既无表决权，也无发言权的会议成员。

会议名称：要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、2.主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

当然，具体的某一次会议不可能也没有必要将上述项目全部展示，应视会议的具体要求而定，但必须用确切、规范的文字表述。

如三台县人民政府十六届六次全体会，就显示了单位、届次、性质。

会议议题：是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体3.问题，是会议活动的必备要素。

举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。

议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要制定的；另一种是经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。

议题主要起着准确、具体地体现会议的目标，为目标服务，以及引导和制约会议的发言的作用。

如每一次县政府常务会，则由相关议题组成，而各议题由各分管副县长提出，由县长审定后上会。

会议时间：指会议的召开时间和会期两方面。

会议的召开时间，4.指的是会议什么时候开始和结束的时间。

会期通常是指会议期间聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的时间段。

会议地点：指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场5.所。

为使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会7——　场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。

会议方式：是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形6.式或手段。

如办公会、工作会、座谈会、报告会、视频会、电视电话会等。

会议结果：即会议结束时实现目标的情况。

通常以会议纪要等形7.式记载，可以归档保存，也可以直接传达。

三、会议的种类与工作原则（一）会议的种类按会议的规模划分通常可分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议；按会议内容划分通常可分为综合性会议、专题性会议；按会议的性质划分通常可分为决策性会议、代表性会议、非决策性会议；按会议所跨的地域范围划分通常可分为国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议；按会议的目的划分通常可分为说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议；按会议的形式划分通常可分为圆桌会议、公开讨论会议（）、forum代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、远程电信会议。