合同管理操作手册

合同角色

合同管理现主要有三个角色：

1. 合同录入人员：录入合同信息到系统内。

2. 合同审核人员：判断录入的合同是否有效，有效的合同才能被其他模块

参照生单。

3. 合同查询人员：查询合同各种汇总及明细表信息。

合同分类：

目前公司设置了以下三类合同（如有其他分类需求请即时通知）

1. 销售合同

1）普通销售合同：指常规的有数量、单价及金额的销售合同。

2）自制销售合同：指以现金交易的无纸质销售合同。

3）长期协议销售合同：只有价格没有数量的销售合同。可以在一定时段内签一次合同（例如一年），每次要生成订单时都参照它，再输

入数量。

4）普通出口合同：常规的有数量、单价及金额的出口合同。

5）长期协议出口合同：只有价格没有数量的出口合同。

2. 采购合同

1）普通采购合同：指常规的有数量、单价及金额的采购合同。

2）自制采购合同：指以现金交易的无纸质采购合同。

3）长期协议采购合同：只有价格没有数量的采购合同。

3. 施工合同

1）施工采购合同：设为数量总额式合同

2）租赁合同：常用的租赁合同。

三、合同的几个状态

合同共有失效、生效、变更、结案四个状态。

录入的合同全部为失效合同；由审核人确认生效后即为生效合同

（生效合同才能被销售、采购订单参照生单）；合同可以变更，变更后也要生效才能往下执行；合同收付款并核销后，表示整个合同已完成，可进行结案处理。

四、合同日常操作流程

1. 新建合同：

点“合同管理”一“日常操作”一“合同工作台”一“增加”，在弹出窗口的“编码”后点“丄”选所需合同类型，然后分别在

“合同概要”、“合同标的”、“付款计划”、“合同条款”、“大记事”、“附件”录入新合同的详细内容（可以扫描纸质合同生成pdf文件，在附件里上传），点“FI”保存即完成合同录入。

重要提示：在点“增加”选所需合同类型后可以点上面菜单上的“参照”两字，进行快速复制或参照旧合同生成新合同，注意在弹出窗口中“参

照方式”为必选项。

目前没有设置合同分组（统计用）、阶段及阶段组（有分期收

付款业务时设置），合同条款分类只设置了“质量约定”和“违约责任”，如各公司有需要请即时通知以便增加。

2. 合同变更：在“合同工作平台”，对已生效未结案的合同，可以按上面

菜单的“变更”按钮进行合同变更，分别对合同概要、标的和条款进行

变更，变更后要按“生效”，此变更才有效。

3. 合同执行：当参照合同生成销售订单和采购订单并审核后，表明此合同

已执行（无阶段合同）；直接在发货单和到货单上点

“执行”生成合同执行单（有阶段合同）。

4. 合同结算：在销售、采购管理系统录入发票并审核，表明此合同已结算。

5. 合同收付款：在由出纳管理生成或在应收应付管理系统录入的收付款单

里的表头的“合同号”后点“…”，选择此笔款项的合同号，完成收付

款与相关合同匹配（出纳要知道是哪个合同）

6. 分析查询：查询合同的汇总及明细表、执行汇总及明细表、变

更汇总及明细表、履行跟踪表、收付款分析表等。

五、合同管理与其他模块的联系

1. 与销售管理的联系

销售订单参照“合同”生单，销售发货单参照销售订单生单。

新的销售业务流程：销售合同一一销售订单一一销售发货单一

—销售出库单一一销售发票一一收款。

2. 与采购管理的联系

采购订单参照“合同”生单，采购到货单参照采购订单生单。

新的采购业务流程：采购合同——采购订单——采购到货单——采购入库单——采

购发票本文可以自由编辑款。

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