公司经济合同管理规定文件编号TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089

公司经济合同管理制度

1目的

为提高风险意识，控制企业经营风险，维护公司合法权益，明确合同管理职责，规范合同管理流程，确保公司各项经济活动正常进行，特制定本办法。

2适用范围

本规定所称经济合同是指公司在生产经营活动中为明确双方权利义务关系签订的各类合同或协议，主要包括工程承包合同、购销合同、加工承揽合同、货物运输合同、仓储保管合同、租赁合同、借款合同、技术合同、委托合同等。

融资合同、保险合同、担保合同、销售合同、劳动合同适用于公司另行制定的相关管理办法。

3基本原则

公司有关经济合同的签订、履行与管理，必须遵守如下原则：

合理审慎原则

公司各部门对外签订经济合同，必须对合同涉及到的项目、当事人的资信、合同生效的条件进行认真调查，同时按照法律的规定，对合同内容的合法性、可行性、严密性及经济性进行审查。

统一管理原则

合同必须由公司统一对外签订，同时公司建立各项制度，对各部门对外签订的经济合同进行统一管理。

4.基本制度

公司统一对经济合同进行管理，建立如下各项制度：

合同印鉴统一规范制度

公司对外签订经济合同必须使用公司统一的合同专用章，合同专用章由财务部保管。

合同档案制度

本管理办法中公司对外签订的经济合同，由综合部统一编号建立档案进行管理。

责任追究制度

公司具体负责人在对外签订经济合同过程中，必须遵守国家有关法律规定及本规定。如果违反法律、法规及本规定，必须追究相应的经济、行政、法律责任；触犯刑法的，交司法机关依法处理。

5.合同管理职责

公司财务部负责对本规定的实施与管理。

经办部门对外洽谈拟订合同的经办人为第一责任人，对合同的真实性、合理性、可行性负有完全的责任，并负责签约对方资信资格、履约能力的审查。相关隶属部门的负责人为第一审核人，负有直接责任。

公司的法务人员为第二责任人，对合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任负有主要责任。

公司综合部及财务部合同管理员同为第三责任人，对合同的流转、审批程序、流转时效、各款修改定稿、用印记录、合同资料的分发、归档等负有直接责任。

公司财务部经理为第四责任人，对合同的履约收支、付款方式、单据回笼等情况的监督审核负有直接责任。

在权限范围内，公司总经理或由其代理人负责合同的最后审签，对该合同的最后确认负有领导责任。

在权限范围内，公司董事会（股东大会）负责合同的最后审签，对该合同的最后确认负有领导责任。

6. 签订书面合同的情形

符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：

单笔业务金额超过人民币10000元的（含10000元）；

有保证、抵押或定金等担保的；

我方先予以履行合同的（例如，预付款或款到发货）；

有封样要求的；

必须明确双方的权利与义务的；

频繁采购的物品，应签订一个总合同并注明估计金额，日常采购时可以以采购订单的形式确认每次采购量，采购金额等；

在下列情形下，需要在事后按照规定补办相关手续并形成最终的书面合同：

6.7.1因情况紧急或条件限制未能及时签订书面合同。

6.7.2通过电话、电子邮件形式确认的合同。

当事人双方协商的有关修改合同的文书、电报、传真、函件和图表等书面文件，以及建筑工程设计、施工投标文件，材料、设备等报价也是合同的组成部分。

7.合同管理基本程序

合同管理基本程序主要包括合同谈判、起草、评审、签订、履行以及后续评估等阶段。

合同谈判

7.1.1合同谈判的准备工作

7.1.1.1合同经办人应对合同标的进行询价、议价、比价。（具体参见《采购管理办法》）

7.1.1.2合同经办人应对谈判对方进行资格、资信审查，主要包括：

主体法律资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

主体法律资质审查，包括技术资质、等级资质、业务资质等。

主体履约能力审查，包括注册资金、生产能力、商业信誉、成功案例等。

7.1.1.3合同经办人应准备谈判的相关资料和文件，掌握我方底线，提出谈判的关键点和难点，初步确定谈判的程序和策略，在谈判前向谈判组成员通报上述情况。必要时协调召开相关责任人会议，研究谈判的具体问题和相应对策。

7.1.2 合同谈判的主要内容

7.1.2.1合同的标的。

7.1.2.2标的的数量和质量。

7.1.2.3合同的价款或报酬，以及付款方式。

7.1.2.4合同的履行期限、地点和方式。

7.1.2.5合同的违约责任。

7.1.2.6解决争议的方式方法。

7.1.2.7双方认为需要约定的其它事项。

7.1.3 合同谈判的形式

合同谈判由经办人负责牵头并协调组织，按以下规定进行：

7.1.3.1组成合同评审小组进行会议谈判

经济合同应由合同评审小组进行会议谈判。

合同评审小组组成：评审小组应由经办部门、技术部门、采购部门、财务部门，法务部门的人员组成。对于重大或法律关系复杂的合同，必要时可以聘请外部专家参与。

谈判记录：包括的要件有发生时间、面谈地点、谈判参加人员、当事人单位、谈判事项、谈判结果、记录人、记录时间等。

合同评审小组纪律：评审小组成员应按规定参与合同会议谈判的整个过程。若因客观原因不能参加，须指定代理人代为参与。

7.1.3.2由合同评审小组进行协同谈判

不符合组成合同评审小组进行会议谈判条件的，由经办人或责任人会同相关人员进行谈判。

协同谈判形式：经办人可以采用面谈方式、电话、视像会议、电子邮件等形式，将每一次谈判情况通报合同评审小组成员，作为合同评审会签的参考依据。

合同起草

7.2.1公司对外签订各种经济合同，原则使用公司拟定的合同文本。除非对方单位占有市场优势或对方单位属政府管理部门并且提出使用其提供的文本。合同经办人或责任人负责起草合同。重大合同或特殊合同可以由法务或外聘专家起草。可以优先选用国家或行业的示范合同文本，但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查，并进行必要的修改。

7.2.2若合同草稿由对方起草，责任人或经办人须认真审查，并按照公司的要求提出修改意见，并与对方进行沟通，协商，形成双方都认可的合同文本。

7.2.3合同草稿由双方协商约定，一般应该包含以下内容：

合同双方的名称或姓名和住所。