电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
如果你是初用邮箱新人。。。
回复？全部回复？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最
牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商， 总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
及 时 回 复 邮 件
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件； (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先 级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时； (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复 说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
某某
？这样的邮件恰当吗 ？这样的邮件恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”
• 3、邮件中文字拼写错误
1、Email正文要简明扼要，行文通畅；
初始状态 若干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
--以163邮箱为例
1、单击“其他4个 文件夹”下拉框 2、单击下拉框中的 “新建文件夹”
3、对话框 中输入文 件夹名称
九 鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱，是你身上的猴子
你清空的不是收件箱，是解放你的大脑 将看过的邮件存档到对应的文件夹 将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹
2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己 态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于 10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名 字体规格
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼
•
•
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
？这样处理 ？这样处理邮件恰当吗 客户邮件恰当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？吗
1、无主题
2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
--简明、扼要
○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，
通讯录的管理
1、单击“通讯 录”
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料，单击“保存”
通讯簿的管理
1、单击“通讯 录”
--联系人分组
2、单击 “新建联系 组”
九 鼎
3、填写相 关资料， 单击“保 存”
设置姓名
--自己的姓名
1、单击“设置”
2、选中“邮箱 设置”，单击 “个人资料”
★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
主动控制邮 件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
邮件主题
称呼与问候
正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
你的邮箱是这个样子的吗？
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中 “邮箱设 置”，单击 “常规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时 勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、E MC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼 要区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； (2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； (3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发 件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发 件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有 确定结果的邮件。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的认 识了。归结到底，两句话：
只发有必要的邮件!
让邮件为你的工作带来价值!
关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件
从做事中品味乐趣，体现价值!
关注细节提升品质