2012年3月内蒙古科技与经济M arch2012　第6期总第256期Inner M o ngo lia Science T echnolo gy&Economy N o.6T o tal N o.256招投标合同管理中存在的问题与对策

李　林

(呼和浩特铁路局多元经营管理中心,内蒙古呼和浩特　010050)

摘　要:从招投标与合同管理存在的问题着手,分析了当前存在的主要问题,并从5个方面提出了解决的措施。

关键词:招投标;合同管理;解决措施

中图分类号:F284 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012)06—0048—02

作为市场经济条件下建筑市场发展的初级阶段,我国的工程招投标制本身存在着诸多不完善的地方。特别是企业在生产建设中,时常会遇到施工、监理、物资供应厂商等参建单位到场的人员、设备以及管理作业标准不能满足铁路建设的需要,参建单位不遵守投标承诺,不严格履行合同义务等问题。这些问题,不仅影响工程进度、安全和质量,而且会加大资金风险。笔者站在建设单位的角度,从加强招投标合同管理约束方面,来查找存在的主要问题,并采取相应的克服措施。

1　招投标合同管理中存在的主要问题

1.1　招投标管理方面

编写的招标文件质量不高。对工程项目要约条款描述不严谨、不全面,招标文件存在差错和漏洞,致使招标达不到预期目标,给日后对工程项目参建单位的管理埋下隐患,甚至引起法律纠纷。 对投标单位弄虚作假防范不足。在招标,尤其是物资采购招标中,投标单位通过不正当的私下串联,串标、围标、恶意价格中标、挂靠投标,乙方变甲方,损害业主的尊严、地位和利益。对此,有些单位事前防范意识不强,缺乏有效应对措施,使招标丧失了最初通过竞争降低建设成本的目的。 没有充分发挥评标专家作用。有些专家没有全面细致地审查投标文件,分析研究不深人,执行评标标准不严格,造成资信差、产品性价比不高的厂商中标。

1.2　合同管理方面

合同谈判组织不到位。招标结果出来后,不能及时组织合同谈判,补充细化合同条款。对于非招标确定的项目,没有认真审查对方的资信和履约能力,收集的资信证明资料不完整,将不具备履约能力的确定为准合同对象,带来履约和资金风险。谈判前,没有充分掌握和分析市场行情和标的技术标准、工作量等情况,谈判中忽略核心内容或关键细节。 对已签订的合同,管理职责不明确。合同签订后,没有及时送达相关单位,缺少严格的交接手续,造成有些单位不掌握合同内容,或者收到合同后没有引起重视,没有采取措施及时履行或督促有关单位履行合同。承办单位有依赖心理,欠缺主动履行或督促履行合同的意识。 对合同履约情况的检查不够。没有在过程中进行有效的合同履约检查,无法及时发现违约或违约的先兆,从而无法及时采取相应措施防止或降低损失。 对参建单位与第三方签订的合同疏于管理。例如,甲控物资采购合同,主体是施工单位和供应商,但甲控物资价格超过批准编制期概算价5%部分由建设单位承担。缺乏对参建单位合同的管理,就少了一个在过程中监督参建单位履约的手段。

2　加强招投标合同管理的措施

以上问题的存在,都有具体原因。从管理的角度看,体现在目标不明确,标准不具体,责任不落实,管理的宽度和深度不够。目前,大部分建设单位已经明确招投标、合同管理机构和人员,制度已经建立,日常工作已经在运转。由于存在上述问题,需要加强管理,堵住漏洞,为此,提出以下加强管理的措施。

2.1　把日常的合同履约检查制度化,通过过程控制保结果

合同承办部门和单位日常监控合同履约情况。按月或季度,向管理部门报送报告。对合同履约情况的检查制度化,单位领导组织。管理部门牵头,每次检查前,确定好内容、标准及重点,比如合同分包和偷工减料等问题,明确分工。细化考核办法,及时兑现合同履约情况的奖罚,督促参建单位按照投标承诺和合同约定认真履行各项义务。将招投标、合同签订及履约情况作为单位的经济活动分析会的内容,全面地总结分析,不断完善管理。

2.2　通过格式化管理,明确各项具体工作的标准和流程

由归口管理部门牵头,以各项制度为基础,明确招标、合同管理各项具体工作的流程和标准。标准要严格和具体,具备条件的要形成固定的文本或表格格式。例如,资信调查资料种类及标准,合同谈判准备报告和记录格式,承办单位的台账、归档资料种类及格式等。归口管理部门和承办部门按照这些具体的流程和标准来控制和落实各项工作。这样,可以在事先或过程中堵住规避招标、合同对象资信调查不全面、谈判准备不充分、记录缺失、合同分送不严谨等漏洞。

2.3　通过会议审查,提高重要文件编写质量

重要文件的范围每个单位可以根据情况来确定,招标文件和价款较大的合同应在范围以内。对重要文件采取会议审查的方式,由单位领导带领业务、招投标、合同管理、财务、纪检和承办部门的人员共

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收稿日期:2011-12-31

　李林·招投标合同管理中存在的问题与对策2012年第6期

同参加,必要时邀请专家。承办部门事先将资料送给与会人员。各部门人员和专家逐个对条款进行审查,承办部门负责牵头起草会议纪要和填写评审记录表。通过会审,能够明确责任,提高招标文件、合同等重要文本的质量,防范招标及合同风险,同时,也能提高相关部门对各项条款的认识,为下一步招标或合同签订及履行创造条件。

2.4　通过严肃交易纪律,防止投机厂商进入

除了认真编制招标文件,严格资格审查,使有投机心理的厂商没有漏洞可钻外。还可以通过实行拦标价招标,防范恶意价格中标。通过严肃评标纪律,强化评委责任意识,要求评委对每一个需评审的内容都附上明确的评审理由,并对评审意见负责。通过严格要求投标单位落实交易细节上的各项责任,打消厂商的投机念头。比如,按照上限确定投标保证金金额,要求投标单位法定代表人到场,要求投标单位必须全部提供资质原件;投标文件核心部分要求法定代表人每页签字等等,增加陪标、串标、围标等行为的实施成本,把虚假、恶意的厂商拒之门外。

2.5　把参建单位与第三方的合同纳入管理范围

要求参建单位将一些重要的合同要拿到建设墓位备赛。建设单位去参建单位检查时,将参建单位自身招投标和合同签订及履约情况作为一项内容。

与此同时,充分发挥财务职能,互促互进。招投标、合同管理与财务管理是相辅相成,互相促进的。 单位要把财务人员参与招标文件编制、合同谈判、会审、履约检查等制度化,保障和督促财务人员介入招标与合同管理。财务人员要对商务指标和条款,起到具体的审核把关作用。如计量与价格、结算方式、履约担保、款源与概算、质保金等方面。通过参与,财务人员能够更准确地把握经济事项,控制成本,正确核算,把住资金出口关。 发挥财务会计反映和监督的职能。在会计核算、资金拨付环节,监督反映招投标合同管理的情况及存在的问题,对不符合招标与合同管理要求的,不予支付资金。例如,针对规避招标问题,会计监督就是一个有效的手段。 充分利用招投标合同管理成果,加强财务管理。例如,共享业务部门的合同履约台账,增加概算、验工计价信息,作为财务台账使用,不仅可预防超拨付资金,还可根据台账反映的信息。及时督促计划部门梳理概算,变更合同。

3　结束语

企业招投标合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,只有这样、招投标合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。可以说,企业招投标合同管理是一个系统工程,需要各个方面协调配合,坚持常抓不懈。

[参考文献]

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