合同资料的文档管理

一、工程中的基本问题

在合同的招标投标和实施过程中，承包商做好现场记录，并保存记录是十分重要的。许多承包商忽视这项工作，不喜欢文档工作，最终削弱自己的合同地位，损害自己的合同权益，特别妨碍索赔和争执的有利解决。最常见的问题有：额外工作未得到书面确认，变更指令不符合规定，错误的量方、现场记录、会谈纪要未及时反对，重要的资料未能保存，业主违约未能用文字或信函确认等。在这种情况下，承包商在索赔及争执解决中取胜的可能性是极小的。

人们忽视记录及信息整理和储存工作是因为许多记录和文件在当时看来是没有价值的。如果工程一切顺利，双方不产生争执，一般大量的记录确实没有价值，而且这项工作十分麻烦，花费不少。

但实践证明，任何工程都会有这样或那样的风险，都可能产生争执，甚至会有重大的争执，这时候都会用到大量的证据。

当然信息管理不仅仅是为了解决争执，它在整个项目管理中有更为重要的作用。它已是现代项目管理重要的组成部分。但在现代承包工程中常常有如下现象存在：

1. 施工现场也有许多表格，但是大家都不重视它们，不喜欢文档工作，对日常工作不记录，也没有安排专门人员从事这项工作。例如在施工日报上，经常不填写，或仅仅填写“一切正常”“同昨

日”“同上”，没有实质性内容或有价值的信息。

2.文档系统不全面，不完整，不知道哪些该记，哪些该保存。

3.不保存，或不妥善地保存工程资料。在现场办公室内到处是文件。由于没有专人保管，有些日报可能被用于打扑克记分，有些报表被用于包东西。

许多项目管理者嗟叹，在一个工程中文件太多，面太广。资料工作太繁杂，做不好。常常在管理者面前有一大堆文件，但要查找一份需要用的文件却要花许多时间。

二、合同资料文档管理的任务

实质上，任何一个工程的文件再多，也没有图书馆的资料多，但为什么人们到图书馆两分钟就可找到自己所要的书？这是由于图书馆有一个很强的索引系统和文档系统。在工程中也必须建立这样一个系统，才能符合现代项目管理的需要。

(一)合同资料的主要作用

合同管理者负责合同资料和与合同有关的工程资料的收集，整理和保管(存档)工作。这不仅是他的工作责任，而且是他的工作需要。他的工作以这些资料为基础，同时又靠资料来实施。这里有两方面意义：

1.在合同签订、合同分析、合同监督、合同跟踪、变更和索赔中需要资料，同时又产生大量资料。

2.合同管理者要作出各种工程报表，向项目经理提出意见和建议，向工程小组落实工程责任，作协调方案等。

(二)合同管理在这方面的主要任务

1.合同资料的收集。合同包括许多资料、文件；合同分析又产生许多分析文件；在合同实施中每天又产生许多资料，如记工单、领料单、图纸、报告、指令、信件等。首先必须落实这些资料的收集工作，应由相应的职能人员每天收集这些原始资料交合同管理人员。

2.资料加工。原始资料必须经过信息加工才能成为可供决策的信息，成为工程报表或报告文件。

3.资料的储存。所有合同管理中涉及到的资料不仅目前使用，而且必须保存，直到合同结束。为了查找和使用方便必须建立资料的文档系统。

4.资料的提供、调用和输出。合同管理人员有责任向项目经理、向业主作工程实施情况报告；向各职能人员和各工程小组、分包商提供资料；为工程的各种验收、为索赔和反索赔提供资料和证据。

三、合同资料

(一)合同资料

在实际工程中与合同相关的资料面广量大，形式多样，主要有：

1.合同资料，如各种合同文本、招标文件、投标文件、总进度计划、图纸、工程说明等。

2.合同分析资料，如合同总体分析，合同事件表、网络图、横道图等。

3.工程实施中产生的各种资料。如业主的各种工作指令、工程签证、信件、会谈纪要和其它协议，各种变更指令、申请、变更记录，各种检查验收报告、鉴定报告；

工程实施中的各种记录、施工日记等，官方的各种文件、批件，反映工程实施情况的各种报表、报告、图片等。

在工程实施中，现场记录必须到位，完备，必须对所有合同事件和合同相关的各种活动的情况加以记录，收集整理相关资料。

(二)合同资料的基本要求

1.专业对口，实用。不同专业的工程小组，不同的项目管理职能人员提供同时又需要不同的资料，资料首先要满足各种专业工作的要求。

2.反映实际情况。这里有两方面问题：

(l)各种合同文件、工程文件、报表、报告要实事求是，反映客观，不能弄虚作假。

(2)各种计划、指令、协调方案也要符合实际，切实可行。

3.及时提供。资料过时，则会失去它的作用，造成损失。如索赔证据提供过迟，失去索赔机会；合同要求业主代表、监理工程师、承包商对函件应在答复期内答复，否则承担相应的责任；工程师必须及时认可或拒绝承包商的建议文件、请示文件。

4.简单明了，便于理解。

四、合同资料文档的建立

(一)资料的编码

有效的文档管理是以与用户友好的和具有较强的表达能力的资料编码为前提的。在合同实施前就应专门研究和建立合同资料的编码系统。

最简单的编码是用序数，但它没有较强的表达能力，不能全面表达资料的特征。

一般合同资料的编码体系有如下要求：

(l)统一的，包括所有资料的编码系统。

(2)能区分资料的种类和特征。即从编码上即可读出资料的主要“形象”。

(3)能“随便扩展”。

(4)对人工处理和计算机处理有同样效果。

通常，资料编码由一些字母和数字符号构成，它们被赋予一定的含义在合同实施前必须对每部分的编码进行设计和定义。这样编码就能被识别，起到标帜作用。合同资料的编码一般由如下几部分构成：(l)有效范围。说明资料的有效／使用范围，如属于某项目或子项目。

(2)资料种类。通常有几种分类方法，如：

不同形态、性质和类别的资料，如图纸、合同文本、信件、备忘录等。

不同特征的资料，如技术性的、商务性的、行政的等。

(3)内容和对象。这是资料编码最重要的部分。有时人们用项目结构分解的结果作为资料内容和对象的说明。但对于大的工程必须重新专门设计。