厦门迪傲软件开发有限公司OA校园办公自动化项目任务说明书版本 <1.0>修订历史记录软件任务说明以下是某高校的技术支持部分对于业务系统的需求文档，现需要学生根据需求和业务特性为此高校开发①套办公自动化系统，要满足用户的需求，并且要求完整的开发流程，需求分析-设计-编码-测试-结项，在每个阶段要生成结果文件，最终提交过程文档、阶段成果文档及项目代码。
为了更好的完成该项目，特虚拟客户方的项目经理，任务完成中，有不确定因素的客户需求，或者就系统有什么建议和疑问，可以联系本项目组的指导老师。
在本阶段，需要实训的选手完成：相应用例图、时序图、活动图、组件图、状态图、需求分析、设计、编码、测试、结项五个阶段的过程文档、阶段成果文档和项目代码、项目安装/使用手册、项目的PPT说明。
目录1.系统介绍51.1应用背景51.2系统说明52.系统面向的用户群体52.1用户特征52.2用户环境53.系统功能性需求63.1日常办公63.2学校安排73.3教师档案83.4交互信息83.5公共资讯103.6邮件管理103.7公用文档113.8用品管理123.9车辆管理133.10会议管理133.11公文管理143.12档案管理173.13流程管理183.14人力资源213.15设备预约233.16消息提醒233.17控制面板234.系统的非功能性需求244.1配置要求244.2安全性需求254.3可靠性需求254.4并发性需求255.提交物清单256.评分标准266.1提交物（70分）266.2答辩（15分）266.3实施（15分）27软件任务说明1.系统介绍1.1应用背景实施校园办公自动化，是学校办公管理工作的一场革命，是学校走向教育现代的必然选择，它不仅改变了传统的办公习惯、方式和方法，更是对学校行政管理和教职工的工作提出更高、更严格的要求；实施校园办公自动化，是运用现代管理理念和方法，把大量的日常办公管理工作实行电子化，从而使过去许多能做做不好，想做不能做的事情在校园办公自动化管理平台上实现；实施校园办公自动化，是希望通过现代计算机和网络技术的集成运用，将学校的管理和服务职能转移到网络完成，同时实现工作流程的顺畅流通，超越时间、空间和部门分隔的制约，提高单位信息透明度和单位工作效率；实施校园办公自动化，是希望通过这个过程建立新型的教育教学管理机制，进一步提高学校的管理效能。
为了更详细的了解院校办公的各项管理业务，调研人员和最终用户进行了多次讨论，并提出了双方认可的解决方案。
1.2系统说明办公自动化系统是数字校园系列软件的重点产品，紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各部门办公要素的整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。
希尔办公自动化系统旨在为高校内部各级单位之间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。
2.系统面向的用户群体系统面向办公自动化项目团队的工作人员及院校的管理人员，包括：维护人员；院校领导（党办/校办/院办）、各行政单位等。
2.1用户特征用户大都具备以下特征：1）有IE使用经验2）了解网络3）了解办公自动化2.2用户环境用户的计算机环境大致如下：1）Windows XP 及其以上版本2）IE浏览器3）MS Office 办公软件4）Outlook 或 Fox mail邮件管理3.系统功能性需求3.1日常办公系统遵循人们的日常办公习惯，把日程安排放在日历上进行。
通过系统，使用者可以安排自己每天的工作；预约他人和自己一起分工协作某项工作；查看部门内部其他人的公开的日程安排。
1）我的日程：显示个人工作日程安排和他人所预约的工作日程安排。
个人日程安排功能包括查询、新增、编辑和删除个人的日程安排。
作用有两个：1.电子备忘录，包括自己登记或者他人分配过来的待办事项。
2.工作记录，记录每天什么时候需要做什么，包括自己的和他人预约的日程安排。
个人日程安排的三种显示模式：日模式、周模式和月模式。
2）部门日程：按部门显示人员日程，及时了解员工动态。
你可以通过部门日程安排功能查看部门内部所有人的公开的日程安排，便于协调工作。
目前有二种显示模式，分别为：日模式：标志为（按日），以一天为单位，显示一天的日程安排。
周模式：标志为（按周），以一周为单位，显示一周之内的日程安排。
任何时候点击“今日：****年**月**日”，都会转到当天的日程。
点击某个日程，将进入日程参照/编辑，您可查看、修改、删除日程。
默认只有日程创建者才有修改和删除的权限。
3）工作进程：在工作进程中，你可以查看/修改目前分配给你的工作任务及其它事项。
在相关链接中，你可以通过点击历史进程，查看已结束的工作进程。
这个功能可以帮助你在工作进程中根据实际情况修改工作进程，以便更好更快的完成工作。
4）工作周报：工作人员每周通过工作周报给领导汇报工作，领导提交审批意见，工作人员可以根据领导的审批意见进行改进。
5）工作月报：工作人员每月进行工作总结汇报和审批。
6）便笺本：我的便笺相当于员工自己的笔记本，可随意记录一些简要信息并且只有员工本人才能看到。
7）任务管理：政府、企事业单位的组织形式除了行政组织外，临时的项目组织日益增多，并占据着重要位置。
任务管理模块采用项目管理（PM）的思想设计，涉及到项目管理中的时、事、人、财（费用/成本）、物的全面管理，保证任务在可控状态下不折不扣地完成，增强组织的执行力。
任务管理可以用于各种类型项目（如：科研项目等）的管理工具，项目负责人通过任务管理可以对项目组成员的工作进程进行监控，对未及时完成的任务进行催办、督办；项目组各成员可以通过个人日程（与相关任务关联）及时汇报工作进程，提出工作中遇到的问题，以便于项目经理进行项目总体的协调，保证项目在有限的费用内，在规定的时间内完成。
针对大型的任务，任务管理还提供了任务分解的功能，可以将一个大型项目分解成多个子项目（子任务），每个子项目又有相应的项目小组（项目组长）及时间和费用的控制；每个子项目的完成进度自动汇总到总项目中。
3.2学校安排学校安排主要用于发布、查询学校的工作安排，以及上级部门和学校面向教职工颁布的文件。
包括以下栏目：校园周程：发布学校一周的工作安排。
学期校历：发布学校一个学期的主要工作和教育教学活动安排。
教学观摩：发布学校一周的公开课安排。
考试安排：发布学校期中、期未的考试安排。
本系统提供自由扩展功能，可以根据学校的实际需要进行栏目的增加、修改、删除。
并且可以自行定义这些栏目的发布、编辑和管理的权限。
各栏目还可以挂接自定义的模板。
每个栏目提供了信息的添加、分类、查找的功能。
3.3教师档案教师档案主要用于管理教师的教学和工作记录，对教师受聘在校工作期间的工作表现情况进行登记。
包括以下栏目：聘用记录：用于记录、发布、查询学校各学年对教职工的工作安排。
个人荣誉：用于记录、发布、查询职工获得学校一级以上的各类先进称号。
辅导获奖：用于记录、发布、查询教师各学年学期对学生的竞赛辅导方面的数据。
升学考评：用于记录、发布、查询各学年升学考试方面的数据。
教学评价：用于记录、发布、查询教师各学年各学期的教学成绩评价校内科研：用于记录、发布、查询教师各学年各学期的校内教学科研信息，对教师提交的教研论文可以写点评和评价。
校外获奖：用于记录、发布、查询教师各学年各学期的教学论文、校外以上的教育科研获奖信息，对教师提交的教研论文可以写点评和评价。
继续教育：用于记录、发布、查询教师各学年各学期完成市、区、学校三级培训课程的情况（课程名称和类别，学时和学分，考核结果）。
本系统提供自定义扩展功能，可以根据学校的实际需要进行栏目的增加、修改、删除。
并且可以自行定义这些栏目的发布、编辑和管理的权限。
各栏目还可以挂接自定义的模板。
每个栏目提供了信息的添加、分类、查找的功能。
3.4交互信息交互信息的传递是办公自动化最常用的部分，主要对信息进行有效的流转，通过公共信息的共享、个人信息的发送来提高办公效率，保证信息流的顺畅，并通过多种方式来收集员工信息，提升学校的管理层次。
交互信息的组成包括：手机短信（可选模块）、即时信息、留言信息、人员去向、传阅信息、通知公告、工作论坛、自由论坛、网上调查。
手机短信：针对经常出差或外出的人员，系统可通过发送手机短信的形式，将重要的消息准确、及时地通知到人，加快信息的运转。
手机短信模块能够定制您希望得到的信息。
例如：是否有公文到达，是否有会议参加等，系统通过监控，会马上将这些信息以中文短信的方式发到您的手机上；将您关心的信息实时送至您的手机。
即时消息：针对系统在线人员的信息进行即时交流，减少不同机构、部门、人员不必要的走动，直接在线进行双向信息交流，提高办公效率。
即时消息可实现一对一或一对多的信息沟通，并对历史发送记录进行保存。
留言信息：针对不在工作岗位的人员的相关信息，可以按人、部门或机构进行信息留言和保存，并可以根据内容进行回复确认，保证信息通知到人，避免因工作疏忽造成损失。
使用留言信息可以代替传统的白板等工具，给学校内的员工留言，可以记录保存留言信息，方便以后进行查询，并可通过已读留言回执确认信息已被收到。
人员去向：针对外出人员的去向信息进行登记，可以一目了然地显示人员去向内容，并可将去向信息发送给指定对象，提高信息传递速度。
通过不同权限设置，可看到不同人员的去向信息。
比如上级领导有权查看相关部门和人员去向，可以实时了解到下属员工去向，加强人员管理；其他相关人员查看到去向信息，方便协调好相关工作。
传阅信息：传阅功能是日常电子文件交互使用最频繁的一个工具，使用范围十分广泛，可发送和保存众多信息，为机构、部门、人员的协作办公提供了有效的手段，适用于日常办公中的文件传阅和信息传递。
传阅信息按状态划分为：收到传阅、发送传阅、传阅中、传阅完成、已删除。
传阅人可对传阅信息进行实时的跟踪，保证信息沟通的有效性。
未开封状态表示收件人尚未打开此传阅；已开封状态表示收件人已打开此传阅，但未输入确认信息；确认完毕表示收件人已经输入并保存了确认信息。
传阅的附件文档如为Microsoft Word和Excel文档，还可在线进行修改，并保留修改痕迹。
通知公告：主要是对公共信息的发布，可进行查看、保存和存入档案管理中。
公告板按类型和权限可自行设置栏目，对用户只显示有相应权限的栏目。
使用公告板，可以向校园所有员工或指定员工发布信息。
指定员工群可以是全学校、某个部门或者是特别指定的员工，既可控制信息的公开范围，又便于信息在网上发布。
因为公告板是可以对每一个公告栏目进行授权设置，用户可以在公告板上设置一些对部门公告、对下属单位公告、上级下文和通知通告等。