办公室业务·档案工作
文 / 周丽
档案数字化思考与研究
【摘要】 档案数字化建设是一项关系 档案事业能否稳定、持续、健康发展的战 略决策，本文提出了档案数字化研究方 案 , 以推进档案数字化的健康发展。 【关键词】档案；数字化；方案 子文件载体的形式归档。这种归档方式必 须有移交凭证，每份电子文件均应在《电 子文件登记表》中登记，用于确认电子文 件的完整性和原始性，电子文件登记表应 与电子文件同时保存。如果对其内容进行 更改，还需要有更改通知单。更改通知单 上生产单位、计算机系统、软件名称、盘 带规格、更换原因、更换内容、更换人及 批准人的详细项目，都需要受到严格的电 子文件管理制度的制约。此外，在管理中 建立必要的备份，防止信息的丢失和失 真，维护电子档案的可靠性。 电子文件由于采用电子编码技术，可 以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某 些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以 更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨 别变得复杂而困难。因此，电子文件在 形成过程中要随时进行数字签名、信息认 证、身份验证和加密保护，保证文件在传 输、处理过程中不会出现错误，以确保档 案部门收到的电子文件的原始性、真实性 和准确性，保证电子文件的法律凭证地 位。 对电子文件的著录也是信息资源建设 的重要内容。通过获取、核对、分析、组 织和记录关于文件内容、结构、背景以及 文件系统的信息，才能准确描述电子文件 的形成过程和成果。 2. 实现扫描文件和已有目录数据库的 挂接。通过档案目录数据库和扫描文件的 快速挂接 , 系统就可初步实现对目标档案 的全文检索。然而 , 真正意义上的全文检 索 , 不仅应该构建功能完备的档案全文数 据库 , 而且能够集成数据库检索技术、全 文检索技术、图像内容检索技术以及数字 化音频和视频信息的检索技术等。由于数 字化档案要求必须与档案原件完全一致 , 然而目前的数字转换、识别技术又不能完 全满足这一要求 , 因此 , 要实现数字档案 全文检索 , 还有待技术的进一步发展。 3. 技术路线的优化选择。 档案鉴定 与数字化同步：从利用上讲，解决制约档 案信息资源共享的主要瓶颈 --- 档案开 放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档 案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳 方法。只有这样，才能控制档案数字化投 入与产出比例失调、数量很大共享很少的 问题。多种档案数据库建设同步：一是首 先建立文件级目录数据库。满足一次检索 需要，建好文件级目录数据库。二是适时 建立专题数据库。随着社会发展，对某一 专题档案集中需求时有发生，突击建立专 题数据库，满足社会需求是发挥档案作用 的最佳时机。三是按照国家档案局提出的 利用频繁档案首先数字化的要求，优选建 设全文数据库。档案数字化与上网利用同 步：档案数字化的根本目的是充分发挥其 作用。通过计算机网络技术，实现档案数 字化与局域网上利用同步，开放档案数字 化与互联网上利用同步。 4. 开展档案数字化问题的研究，及 时解决数字化进程中的疑难问题。档案数 字化是档案工作中的一项新内容，针对新 情况、新问题，应在抓档案原件数字化工 作的同时，组织力量开展档案数字化问题 的研究，及时解决工作中的一些技术性问 题，同时澄清和统一思想认识，确保档案 数字化工作的顺利开展。 另外，必须加强档案数字化和数字化 档案信息管理人才的培养。档案数字化及 数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬 件与扫描技术、数字影像处理技术、存储 技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂 得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管 理知识的人所能胜任的，所以应加强这方 面技术人员的培养。 参考文献： ①张晗 , 对数字化档案馆的初步研究 , 2011, 04. ②档案数字化方案研究 . ③张华 . 关于档案数字化的实践与思考 . ( 作者单位：黄冈职业技术学院 )
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办公室业务
2012·7
二、档案数字化思考与研究
1. 数字信息资源的建设 。 一方面通 过网络直接归档。电子文件档案可以在文 件办理结案后随时归档，或在某一时间周 期定时统一归档，由文件形成部门通过登 录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术 核对身份，确认正确后同意接收。经采集 系统接收文件目录和全文，再经检查系统 检查确认正确后发送消息给归档单位，将 目录与全文分别导入至目录数据库和文件 存储系统保存。由档案工作人员接收登 记，按事由原则给出档案分类号，设定访 问限制级别，以便将来用户查找利用。这 样随时归档，一是可以避免文件漏归，保 证归档率和完整率，二是符合电子文件自 身的特点，快速便捷，过移交电
一、档案数字化
1. 内涵。档案数字化就是将存储于传 统载体上的档案信息进行数字化。它利用 扫描、照相及其他数字转换技术、将纸质 及其他载体中记录的传统档案信息 ( 模拟 形式 ) 转换成可以被计算机识别和处理的 数字形式的过程。数字化档案的最大特点 是能够通过网络迅速流动 , 彻底改变档案 的利用方式 , 促使档案管理从档案的保管、 利用职能向信息采集、信息管理和信息服 务职能转变。 2. 档案数字化的主要内容。①档案目 录信息的数字化，建立档案目录数据库。 ②载体档案的数字化，如纸质档案、档案 缩微品、照片档案及录音录像档案等的数 字化，建立档案影像数据库或多媒体数据 库。③档案专题信息的采集与建库。