科研项目管理系统(打印稿)1 科研项目管理系统 第一章绪论 上海交通大学计算机集成制造研究所（以下简称CIM所）每年都承接了大量的科研项目及发表为数众多的科技论文，对这些成果进行统计所得到的信息在该研究所的管理中具有重要的意义；首先，它反映了CIM所的学术水平和成就，是对该所进行各种评估时的主要参考依据；第二，通过这些统计结果，可以看出CIM所的发展趋势，从而为研究所的发展决策提供重要的辅助信息；第三，它是考察某位研究人员的工作成就的主要途径之一；最后，这些统计信息也是上级主管部门经常要求上报的信息。
显然，需要有一套行之有效的手段来对CIM所的科研项目及发表论文进行管理。到目前为止，CIM所的科研项目管理一直采用人工管理的方式，并无一套成文的管理规范，也没有相应的专职管理人员，只有当上级部门发文要求统计项目或论文情况时才由有关人员查阅本所的各种相关文档，人工进行统计并制作报表。这种落后管理的弊端是显而易见的。
在现在这个计算机得到普遍应用的时代，很多过去依靠人工进行的管理都由计算机所取代。尤其在信息的存储、加工和维护上计算机能取得人所不能比拟的作用。通过计算机进行管理的主要方法是建立管理信息系统（Management Information System,MIS）。对管理信息系统有许多种解释，按照管理信息系 统的创始人明尼苏达大学的Gordon B.Davis教授给出的定义，MIS是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户—机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。我国学者薛华成则将其定义为：管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略竞优、提高效率和效益为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。尽管定义不同，但总的说来，管理信息系统终究要起到一个提高管理效率、减轻管理人员负担的作用。无论对于企业或其他组织，建立一个管理信息系统都是实现其先进管理所必须的。
有鉴于此，开发一个CIM所的科研项目和论文管理信息系统是很有必要的。它将有助于将管理人员从烦琐的管理工作中解脱出来，使管理系统化、条理化，能迅速获得感兴趣的信息。管理信息系统是一个一体化的系统或集成系统，通常包括业务信息系统、知识工作系统、决策支持系统等。根据现有人力和时间限制条件以及项目和论文管理的特点，不可能也没有必要建立一个完整的、具有所有功能的管理信息系统。我们选择开发一个相对较小的实用的数据处理系统。数据处理系统（Data Processing System,DPS）又称为电子数据处理系统（Electronic Data Processing System,EDPS）或业务处理系
- - 1 - - 统（Transaction Processing System,TPS），它属于管理信息系统的范畴，但不是管理信息系统的全部。其主要特点是简单、精确和标准化。业务范围主要是业务数据的登录，数据的编辑，将 数据信息以文件形式存入软盘、磁带或硬盘，通过存取这些数据信息打印出报表，主要的操作是排序、列表、更新、查询等，主要使用的运算是简单的加减乘除，其输入一般是原始的单据或表单，输出一般是分类或汇总的报表，主要使用的人员是运行人员。这一类系统由于处理的问题处于较低的管理层，因而问题比较结构化，即处理步骤较固定，系统结构相对比较简单，无须很复杂的实现技术。
去年上海交通大学计算机集成研究所已经开发了一个基于SQL server的科研项目管理系统，今年所里想将该系统移植到Access数据库上。本设计的主要任务就是为上海交通大学计算机集成研究所移植并升级更有实用价值的科研项目及论文管理系统，以实现CIM所的科研项目及论文管理计算机化，摆脱人工进行管理的落后面貌。并作为一项毕业设计的成果。
- 2 - 科研项目管理系统 第二章系统分析 2.1 概述 管理信息系统通常是一个复杂的系统，它既受内部环境的互相影响，又受外部环境的制约，需要考虑的问题很多。系统分析首先应对系统现状进行分析，提出新系统要达到的目标，然后确定用户对目标系统的要求，为软件设计提供基础。其主要任务是将在系统详细调查中所得的文档资料集中在一起，对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析；目的是将用户的需求确定 下来。其中的需求分析是系统开发工作中最重要的环节之一，是系统设计的依据，需求分析已经成为一门独立的学科，称为需求工程（Requirement Engineering,RE），即应用已证实有效的技术、方法进行需求分析，确定用户需求，帮助开发人员理解问题并定义目标系统的所有外部特征。
系统分析一般还应包括业务流程及数据流程分析等，但由于项目及论文管理来说，只是一个简单的归档及统计问题，故可以省去。重点放在用户的信息和功能需求上。
由于目前对CIM所的项目和论文进行管理的人员主要是该所的领导，工作很繁忙，无法抽出过多时间进行交流，所以采取的需求分析方法主要采用首先对CIM所过去产生的各种手工报表进行分析，从用户的角度提出需求的设想，然后再请所里领导修改。
2.2 现存的问题及目标 经过分析，得出目前采用人工管理存在如下主要问题： （1）项目信息查询、统计困难 由于缺乏有效的规范，无法对本所的所有科研项目进行统一管理，当需要进行统计工作或需要查询某个项目的基本情况（如拨款情况或成果情况）时只能通过向该项目的负责人询问，造成极大的不便。特别是当需要以某种条件进行统计或查询时（如统计本所所有863计划项目或统计本所所有获奖项目等）尤其困难。
（2）论文统计困难 由于论文发表具有周期长、分布广泛的特点，当发表通知或杂志、期刊抵达时，往往相关人员已经遗忘甚至已经离开研究所，由于缺乏专职管理人员和一套行之有效的管理规范，通知或杂志寄到时没有及时归档记录，以至于当需要进行论文统计工作时不得不东查西找，效率非常低，并且极易统计不完全或由于遗忘而造成数据不属实的现象。
（3）浪费领导的时间和精力 - - 3 - - 当需要进行统计工作，尤其是用于送交上级部门的报表，一般工作人员往往不熟悉情况或要求而不得不由所里主要领导来完成,浪费了领导的大量时间和精力。
根据上面的分析，提出以下开发目标： （1）提高项目及论文管理的水平，提供及时、准确的信息服务；
（2）提高信息检索的效率，实现灵活的查询，包括多条件查询、模糊查询等；
（3）减轻管理人员制作报表、统计分析的负担； （4）实用。系统规模不宜太大，但又要能保证支持日常工作的要求；
（5）系统应易于修改和扩充。 2.3 需求分析 2.3.1信息需求 （1）关于项目基本情况的信息 ●项目编号：格式为年份+序号 ●项目名称（中文、英文） ●负责人1 ●负责人2 ●主要承担人1 ●主要承担人2 ●项目来源 ●项目性质分为国家自然科学基金、863、部省科委及企业集团四种情况
●文件柜号 ●科研代号 ●电子文档名 ●开始日期：格式为年份+月份+日期 ●结束日期：格式为年份+月份+日期 注：项目编号是一个七位字符串，其格式为YYYY-##，其中YYYY为立项年份，##是两位数，表示该项目在某年中的立 项顺序。 （2）关于项目财务情况的信息 ●财务编号 ●单位分类 ●总经费（万元） ●第一（二…六）次拨款数（万元） ●第一（二…六）次拨款日期：格式为年份+月份 - 4 - 科研项目管理系统 ●第一（二…六）次免扣额（万元） ●拨款总额（计算项） ●累计支出（万元） （3）项目成果情况 ●验收日期：格式为年份+月份+日 ●鉴定日期：格式为年份+月份+日 ●获奖日期：格式为年份+月份+日 ●鉴定单位 ●获奖名称 ●授奖单位 ●证书号 （4）关于期刊论文情况的信息 ●论文名称（中文、英文） ●发表日期：格式为年份+月份 ●期刊名称 ●作者（1-6） ●范围分为全国、国际、地方三种情况 ●检索源分为EI、SCI、核心和一般四种情况 ●检索号 ●学科门类 ●来源 ●出版单位 （5）关于会议论文情况的信息 ●论文名称（中文、英文） ●会议时间：格式为年份+月份 ●会议名称 ●入选论文集名称 ●作者（1-6） ●*范围分为全国、国际、地方三种情况 ●学科门类 ●来源 ●会议地点 2.3.2 功能需求 （1）数据录入分别以项目、期刊论文、会议论文为单位录入项目、期刊论文及会
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科研项目管理系统(打印稿)1第2页 议论文的全部数据，对项目也可以分别以基本情况、财务情况或成果情况为单位录入。录入时应包括对数据的正确性校验。
（2）数据维护支持平时对数据的修改，包括插入、删除及更新。 （3）查询 i 项目查询 以项目名称、负责人、主要承担人、项目性质、开始日期、财务编号为条件查询项目的各种情况，对项目名称支持模糊查询。
ii 期刊论文查询 以发表日期、来源、检索源为条件查询。 iii 会议论文查询 以会议时间查询。 iiii 设备查询 以购置设备日期、设备经费、单位分类为条件查询。 iiiii 支持自定义复杂条件查询。 查询结果要求能以下列统计报表的形式打印输出： 项目总览表 项目经费情况表 项目成果情况表 期刊论文统计表 学术论文统计表