合同管理作业指引
1.目的
规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。
2.适用范围
适用于对外的各类经济合同。
3.术语和定义
3.1.标准化合同：本流程中所述标准化合同，指经过合同归口部门制定及相关
审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于企业经营的相关合同。3.2.合同的分类定义如下：
3.2.1.项目发展类合同：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让合同；
报批、报建等；
3.2.2.工程类合同：包括监理、造价咨询、招标代理合同；建筑、安装、装饰合
同；材料、设备购买合同；景观、园林、小区配套及市政配套施工合同；
3.2.3.勘察设计类：勘察、丈量、检测、观测合同、工程设计等合同；
3.2.
4.营销客服类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告设计、
广告制作安装、媒体、营销现场包装、样板间装修、印刷品、销售代理、租售、物业开办物资采购、设备维护、物业管理、宣传品设计、印刷等合同；
3.2.5.其他类合同：经营类、行政类、抵押贷款等其他相关合同等。
3.3.合同的全过程管理：在合同依据、资信调查、文本选择、合同会签及审批、
文本审核、合同编号、合同签署、合同盖章、合同履行、合同终结、合同台帐和报表、合同检查等控制点作风险监控管理。
3.4.合同管理部门：指对公司合同承担专业管理的部门，工程及工程材料类合
同的管理部门为成本控制中心/项目公司工程部，其他合同管理部门就是
合同归口部门。
3.5.合同归口部门：指负责本专业采购的主责部门，即各部门负责本部门合同
的归口管理(如：成本控制中心为工程和材料设备合同的归口部门，工程技术中心为勘察设计类合同归口部门、营销管理中心为营销类合同的归口部门、财务管理中心是融资贷款合同管理部门、运营管理中心是行政类合同管理部门)。
3.6.合同履行责任部门：指负责合同条款的全面履行及合同履约过程中的问题
反馈及证据保全的部门（如项目公司工程部为工程及材料设备类合同的履行责任部门）。
4.主要职责
4.1.成本控制中心
4.1.1.负责组织合同（含工程施工合同、监理合同、工程材料设备采购合同）的
标准化；
4.1.2.按权责负责组织总部权限内合同的编制、谈判、会签、签订、分发、交底；
4.1.3.按权责组织总部主导采购范围内的项目公司工程合同（A类）的编制、谈
判、会签、签订、分发、交底；
4.1.4.负责项目公司主导采购范围内的的工程合同的审核和确认；
4.1.
5.协助完成工程合同的索赔和反索赔。
4.2.工程技术中心
4.2.1.参与材料设备类标准合同文件的审核会签；
4.2.2.负责总部权限内材料设备类合同技术条款的编制和确认；
4.2.3.参与材料设备类合同的谈判、会签、交底；
4.2.4.按权责负责总部主导采购范围内的项目公司材料设备类合同（A类）技术
条款编制；
4.2.
5.负责项目公司主导的合同的技术条款的审核和确认；
4.2.6.协助完成工程合同的索赔和反索赔。
4.3.财务管理中心
4.3.1.按权责参与总部标准工程合同文本、工程合同的审核会签；
4.3.2.(法律顾问）参与公司所有合同的审核会签；
4.3.3.主导合同的盖章、编号、存档，并协助办理合同的反索赔。
4.4.项目公司成本部
4.4.1.参与集团负责的涉及本项目的合同（含工程施工合同、监理合同、工程材
料设备采购合同等）的标准化建设，按权责组织项目公司主导采购范围内的项目公司合同（B类）的编制、谈判、会签、审核、签订、分发、交底；
4.4.2.（法律顾问）按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；
4.4.3.负责项目公司工程及材料设备合同的编制、谈判、会签、审核、签订、分
发、交底；
4.4.4.组织完成项目公司履行合同的履约评价，包括索赔与反索赔。
4.5.项目公司工程部
4.5.1.按权责参与项目公司主导采购范围内的项目公司工程合同（C类）的审核
会签；
4.5.2.按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；
4.5.3.负责项目公司所有合同的盖章、编号、存档，并协助办理项目公司合同的
反索赔；
4.5.4.负责涉及项目公司的施工合同、监理合同技术条款的编制。
4.6.项目公司财务部
4.6.1.按权责参与项目公司主导采购范围内的项目公司工程合同（C类）的审核
会签；
4.6.2.（法律顾问）按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；
4.6.3.负责项目公司所有合同的盖章、存档，并协助办理项目公司合同的反索赔。
5.工作程序
5.1.确定合同合作方
5.1.1.合作方的选择必须按照各类供方选择流程的有关规定来选择；
5.1.2.政府行为、行业垄断的合作方可在直接洽谈后按文件规定签订合同；
5.1.3.材料设备采购带安装施工的，尽可能在材料设备采购合同中涵盖，即不另
外拆分合同。
5.2.合同的谈判
5.2.1.谈判过程应通知合同执行相关部门参加，采购部门组织，项目部、成本人
员参与工程合同谈判，设计人员参与材料设备类合同的谈判；
5.2.2.需要时合同归口部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：
1）对签约对方的法人资格、资信情况、经营范围及代理权限进行调查和核实；
2）属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权
的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同；5.2.3.合同谈判原则上依据招标文件要求进行；
5.2.4.当谈判过程中合同他方提出与招标文件有差异的合同条款时，如果经办人
认为难以接受导致谈判无法继续，合同谈判经办人欲接受此条款前，项目公司权限内须报项目公司总经理批准，总部权限内需报公司总经理批准同时必须将拟同意的合同版本重新按照合同审批流程报批；
5.2.5.合同归口部门（工程类相关合同归口部门为成本控制中心）整理谈判资料
及结论，必要时谈判各方及时签署谈判会议纪要；
5.2.
6.经办部门在合同洽谈前，合同归口部门确定进行合同谈判交底时，需就以
下谈判准备事项进行安排：
1）确定谈判的目标；
2）确定必要时可做出的让步；
3）确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；
4）准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；
5）确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。
5.3.合同草拟
5.3.1.合同由各合同归口部门负责草拟，已制订并实施标准合同文本的，应采用
标准文本，且一般不得随意更改商务条款内容，如确需变动，按照标准化合同的编制过程对条款变动进行审批；
5.3.2.政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本，合同归口部门
将该文本转为电子档，交成本控制中心备案；