XXX集团工程合同及工程档案管理制度

为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现集团工程合同及工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是集团项目开发中形成的以项目为中心的资料总和，其构成是以工程项目为中心的资料总和，包括：项目开发的前期有关文件、政府相关批文、招标文件、应标文件、技术方案、工程会议纪要、工程联系单、工程签证单、各阶段申报及施工和竣工图纸、竣工质料等。

二、合同档案管理原则：由集团行政部集中管理。在行政部必须存档最少一份合同原件的基础上，工程相关部门即成本管理中心、财务部可存放原件一份，其它部门均使用合同复印件，需要时向集团档案管理室申请借用，以保证档案的完整、完全和有效利用。

三、合同及文档移交

1、每个项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交集团合同管理部门及财务部门存档。

2、各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案向管理部门移交。

3、合同项目终止后各项目公司/部须将项目的所有技术资料汇总成册，经项目总经理审阅后，具有长期保存价值的技术资料须移交给

档案室保管。

4、移交的档案文档必须注明编号并保证齐全、完整、层次分明，符合其形成规律。

5合同文档移交时，必须编电子版的档案移交清单，并当面点清。以交收双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁、要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、档案管理人员负责对档案管理的统计工作，要以原始纪录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理中应根据编制合同工程档案检索工具，以有效地开展合同工程文档的查询、利于工作。

5、各项目部有关人员可在档案管理人员处查阅合同工程文档，确因工作需要须借出使用时，必须办理相关借出手续。

6、合同工程文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物措施，以确保合同档案袋安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同及文件对外公开，违者视情节予以处罚。

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