关于规范合同管理的通知

发布时间:2015-05-08

各子公司、集团各部门：

根据2015年4月集团法律事务部对各子公司合同会签、

审批及存档情况的检查结果，结合法律事务处理的实际情况，

现就规范合同管理有关事项通知如下：

一、合同文本的形成和上传流程

（一）合同从谈判到签订和存档一般包括如下文件：信誉

和背景调查、合同文本草稿、合同审批修改意见、法人授权委

托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电话

记录、传真资料、票据凭证及其他资料。

（二）合同文本包括合同正文和附件。正文就是经过集团

法务部审核后的合同修订稿，附件主要包括《禁止商业贿赂协

议》、合同谈判记录、部门讨论记录以及对方授权委托书和资

质证件（营业执照、组织机构代码证、委托代理人的身份证复

印件）。

（三）合同文本的形成

所有合同由经办部门拟稿并传至法务部审订，经过审订后

由法务部返还给经办人。根据实际谈判情况，如经办人或合同

对方不同意法务部的修改建议，经办人需和法务部协商确定最

终合同文本。

以前各公司已形成的规范合同文本，且法务部已建议作为

该类合同模板使用的，可不经法务部修订直接上传审批。

法务部将安排法务专员参与重要工程、采购、施工、营销

合同的谈判过程，各部门应相互协作制定出公司合同范本。

（四）合同上传审批流程

合同经办人应先将经法务部修订后的合同文本送对方签

字盖章，然后方可上传到EAS审批系统，上传后经办人应及

时跟踪相关部门的审批情况，原则上在7日内完成审批。如遇特殊情况（如政府及事业单位服务类合同），需由我方先盖章

的或没有禁止商业贿赂协议和对方资质证件的，由项目总经理同意后，经办人方可上传合同文本。

二、合同签章和保管

（一）合同签章流程

集团直属项目合同签约时必须使用合同专用章，原则上不

使用行政公章，严禁使用财务章或业务章。各项目公司暂时没

有合同专用章的可以加盖公司行政公章。

网上会签完成后，经办人持打印的网上会签审批表到印章

管理人处盖章。印章管理人应对合同文本的填写和相关附件对

照网上审批系统上传的文本进行核查，并检查公司负责人或经

办部门负责人是否签名和填写日期，符合要求的予以盖章，超

过二页的合同文本必须加盖骑缝章。同时由印章管理人做好合

同文本交接登记，注明合同名称、份数、接收人、接收日期和其余原件存档情况，并做好用章登记工作。需集团公司签章的，由子公司办公室送至集团盖章。凡不符合要求的，印章管理人

一律不得盖章。

合同至少一式四份，我方三份，由经办部门、财务部、办

公室（总公司由法务部保管）各一份，印章管理人盖章后直接

留存一份作为办公室存档，并同时做好合同台账。

（二）合同编号

每一份合同都必须有一个编号，不得重复和遗漏。每一份

合同包括合同正本及附件、合同文本的签收记录。合同分批履

行的情况记录，变更、终止合同的协议，均应一并保管。

（三）合同台账