发票、合同管理制度

一、目的

根据目前公司合同、发票的管理状况，为了进一步规范公司各类合同、发票的管理，特

制定本管理制度。

二、适用范围

总部及各分公司

三、发票及收据的管理

1、发票的管理：

（1）建立发票购买、发放、使用、作废、回款的发票管理台账，及时登记，以备查录。（2）发票的使用必须符合国家规定。

（3）发票必须在财务保存，并由财务人员开具。

（4 ）发票项目必须填写完整，不得向任何人提供无收款单位及金额的发票。

（5 ）业务人员凭合同或收据到财务部门开具发票，发票所载客户与合同中所载客户及

实际付款的客户单位名称必须一致，如不一致必须附上付款单位签章的代付款及委托开发票证明，否则所造成的税金损失由业务人员承担，开具发票后在此合同上注明“发票已开”字样。收据换发票，需同时交回收据。

（6 ）如需先开具发票后收款，业务人员填写《先开发票后收款申请》，并经总裁（或营销总监）签字同意后方可开具。业务人员收款后需及时交回合同款项并取回《先开发票后收款

申请》，财务人员在此申请上注明“款项收回”字样。若未将《先开发票后收款申请》取回，则视同款项未收回处理。

(7)未足额收到发票开具的款项，将发票交予客户时，需由客户在发票回执表上签字加盖公章，并开具欠条，加盖客户财务章。

(8)若因合同不成功等原因款项未收回，一周内须将发票交回财务进行作废处理，原则上不能跨月，如未交回，按发票遗失处理。

(9)如有特殊情况，对领出的发票，跨月申请作废的，对经办业务人员给予发票金额

10 %的处罚。

(10)发票视同现金管理，如丢失发票，视情况对责任人进行处理，原则上需按票面金额将款项交至财务部，经由总裁审批处理决定。

2、收据的管理

(1)收据的管理视同发票管理，建立收据管理台账，由公司财务部门统一进行。

(2)对外开具的收据需加盖财务专用章，收据必需注明业务人员姓名、合同号、客户名称及金额，一式三联，一联由业务人员交客户，一联财务做为入账依据，一联随同合同统一保管。

3、发票回执

业务人员在借出发票当月盘点日前必须将有客户盖章(公章或合同章)及接收人员签字

之回执(格式见附件二)交回给公司财务，如无法按时交回符合规定的发票回执则视同发票遗失，办理相关责任承担手续。

四、合同管理

1、合同书由行政部门统一按顺序编号打印发放，由专门的合同管理人员负责打印、发

出、回收、清点、存档的工作。

2、建立合同档案台账，合同书的领出、交回、结存都要作记录，每周做一次实物核对

清点，收回遗失合同说明及作废合同。

3、每份合同的领用必须经由总裁（销售合同可由营销总监）在合同档案管理统计表上签字审批。

4、业务人员领用的合同，如签约成功，须交回有客户签章的我司存留联次；如在月盘

点前签约不成功，须交回合同全部联次（包括附加合同及合同附件）办理合同作废；

5、合同书要严格保管，不能留存在客户处，特殊情况要经主管经理同意，但不能超过一周时间。

6、凡遗失合同书必须向公司做出书面报告，如是客户所遗失，要提供客户遗失证明并

加盖公章。报告书或客户遗失证明都要有业务员签名及业务经理签名。

7、除向公司提交责任报告书或客户遗失证明外还必须进行倍进式扣罚。一个年度内（从1月1日-12月31日）遗失一份扣100元，遗失二份扣200元，遗失三份扣400元如此类进，并承担由此产生的登报声明等费用。

&作废合同书必须要有作废原因，日期及业务员签名，主管经理意见，处理结果，并且一式几联全部收回及在其上注明“作废”字样，每周清理一次，主管经理签名后交回行政部门。

9、作废合同书欠缺任何一联都按遗失一整份处理。

10、每月进行一次合同盘点，须按合同类别整理装订并附上合同清单；作废合同需单

独装订并附上作废合同清单。

五、本制度自公布之日起生效

附件

附件一先开发票后收款申请表附件二发票签收回执表

附件三合同档案管理统计表附件四发票（收据）汇总台账

附件一:

先开发票后收款申请表

审批人：申请人:

附件二:

发票签收回执