中铁XX局集团X公司

项目合同管理办法

为加强项目合同管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，做到管理有规章，签约有约束。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民法通则》及其他有关法律法规定，制订本办法。

一、适用范围

经公司授权后由项目部对外签订的各类合同、协议、意向书、承诺函，包括且不限于项目部签订和履行的所有建设工程施工合同、加工承揽合同、劳务分包合同、外部劳务用工合同、劳动合同、内部承包合同、采购合同、租赁合同、投资合同、合作合同一律适用本管理办法。

二、管理核心和原则

1、合同管理核心

合同管理核心为“重合同、守信誉”。为此，各部门必须互相配合，共同努力做好合同管理工作，维护公司利益及声誉。

2、合同管理原则

合同管理原则为依法签订合同，保证合同的有效性；切实履行合同，提高合同的履约率；及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。

三、合同管理机构及职责

1、本公司对合同实行二级管理、专业归口的合同管理体制，公司成本管理部主管合同管理工作，负责本办法的起草、合同的审查、管理、监督及纠纷处理工作，项目部各归口部门参照本办法，积极开展合同管理工作。

2、公司成本管理部其主要职责为：

（1）负责宣传、组织学习和贯彻执行国家及上级单位有关合同及合同管理的法律、法规、规章和办法；

（2）负责国家及地方政府相关合同示范文本的收集和推广使用，结合实际制定适应本公司的合同示范文本，并对该示范文本的推广应用进行监督、检查和指导；

（3）负责对提交公司的各类合同的合法性、严密性、准确性和公正性进行审查并出具审查意见，对所审查合同进行备案；

（4）参与项目重大合同的谈判、招标及合同文本的起草和审查工作；

（5）指导新上场项目各类涉及外部合同的签订工作；

（6）监督、检查公司所属各项目合同的签订、履行和管理情况；

（7）负责项目合同纠纷的调查处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁及诉讼活动；

（8）建立合同管理台帐，定期向上一级合同主管部门和公司领导报告合同管理工作的情况；

（9）负责本办法的监督执行。

3、项目部合同管理部门和职责

项目部合同归口管理部门为计划部，合同报酬管理部门为财务部，合同签订管理部门为以下科室：（1）计划部负责建筑工程、劳务分包、专业分包、临时设施、内部队伍等土建合同的签订管理。

（2）物资设备部负责物资设备采购、机械设备租赁合同的签订管理。

（3）综合办公室负责征地拆迁、房屋租赁、劳动（短期雇佣农民工和长期合同工）、水电费等合同的签订管理。

4、管理职责

（1）计划部合同管理的主要职责：负责管理、保管项目部的各类合同、协议、意向书、承诺函；负责考评各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和

公证等事项；配合各部门处理合同纠纷；负责建筑工程、劳务分包、专业分包、临时设施、内部队伍农民工等土建合同的洽谈、签约、履行等工作；

（2）物资设备部合同管理主要职责：负责按照已签订的采购合同管理和督促厂商对物资、设备的供应；配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；负责物资设备采购、机械设备租赁合同的洽谈、签约、履行等工作；

（3）办公室合同管理的主要职责：配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；负责征地拆迁、房屋租赁、劳动、水电费等合同的洽谈、签约、履行等工作；

（4）财务部合同管理的主要职责：负责职权范围内合同报酬的支付和履约事宜；配合计划部办理合同的批报、见证、签证工作；配合计划部处理合同纠纷；参与有关合同的洽谈、签约、履行等工作。

四、合同审批

1、未与本公司签订合同，任何单位和个人，包括物资设备供应厂商等均部得进入施工现场。

2、签订合同应当遵守国家法律、法规的规定，必须贯彻“平等自愿、公正互利、协商一致、等价有偿、诚实守信、择优签约”的原则。

3、签订合同是项目经理的专属权利和职责，各部室负责人可在各自职权范围内对外进行合同的商洽、谈判，没有签订合同的权利。各部室负责人应对相关业务范围内的合同进行专业核算、评估，并将专业意见以书面形式提供给项目经理，作为签订合同的主要参考依据。

4、如签约的另一方委托代理人签订合同的，必须由其法定代表人签发法定代表人授权委托书，并在委托书中明确委托代理的权限和期限，加盖公司公章，委托代理人代表单位签订合同必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。

5、签订合同前，应当认真调查对方是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资质信誉情况，并要求对方提交营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书等有关文件和资料。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。项目部一般不与不具备独立法人资格的组织或自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同的，需经公司成本管理部审查，同意后方可签订。

6、项目对外签订合同应当采用书面形式，有示范文本的，应当优先使用示范文本，签订合同必须保证条款

的合法性、严密性、准确性和公正性，凡易产生歧义的内容应加以明确界定。

7、合同承办部门对所承办的合同应先组织相关业务部门进行评审，评审通过后交公司成本管理部进行审查，如无问题再由项目经理签署。凡未经审查和审批的合同，一律不得用印，法律规定应进行公证、鉴证的合同应及时办理公证或鉴证手续。

8、合同金额在五十万元以上（含五十万元）的必须报公司成本管理部审查备案，并接受公司的审计检查。对送审的合同，由公司成本管理部认真审阅，必要时须进行调查研究，最后得出审核意见，批准或修改补充后再审核无异议时，再由项目经理签订合同。

9、项目对外签订重大、法律关系复杂的合同，从可行性论证到签订合同阶段，均应有公司法律顾问参加，公司法律顾问应对合同文本的合法性进行审查并提出意见。

10、合同签订过程中涉及的往来电报、传真、电子邮件、信函、图表等电文数据资料应妥善保管。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。