合同档案管理制度则总一、为

了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。函电及与此相单证、二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、关的具有保存价值的材料形成。

合同分类第一章

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动市场营销合同：指为市场运作、七、合同。八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

经营管理部合同管理专员负责所一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。各部门负责本部门合同或协议的编号二、各部门设档案管理员予以协助管理。分配、档案资

料的收集整理。

文件合同归档要求第三章

一、文件合同编号规则位。1214位，其余均为合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

基本模式： HT

0001 －－ ST - 2004 － XS

部门代码分类号顺序号公司号年度号

年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。1．

分别依照合同类别拼音首字母给予, 分类号：分类号是档案号的主体．2识别代码。，表示 0002 0001、……43．顺序号：顺序号位，用阿拉伯数字表示：公司当年某一类合同的序号。 : 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；4．部门代码二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理

五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部天前签订30门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。《合同号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作六、档案管理员每月5 档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。个月内将文都要求在投标后无论是否中标，1七、公司各部门的投标标书文件，件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

合同档案保管期限及销毁第四章一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 10年；二、合同金额在50万元（不含）以下的保存年；100万元（不含）以下的保存15合同金额在年；万元（不含）以下的保存50合同金额在5000 万元以上的永久保存。合同金额在5000 三、档案销毁 1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 3.

同文档的安全。．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》

上登4记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

档案借阅第五章

一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公

确因工作需要继续借用的，三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。周仍不归还者，由档案管理员下。对逾期1必须再次办理借阅手续（续借）发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

责罚制度第七章

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领 200元，并予以通报批评。导写出书面检查外，各罚款二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部元，并予以通报批评；门领导和当事人各罚款200-1000三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令元；其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门泄露如因遗失档案，同时对借阅人进行绩效处罚100元；并办好补办手续，公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

则第八章附本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规一、

修订的版本获得总经理办公定可以依据实际情况进行随时或定期修订,

公司全体员工应遵循最新版本的且自动替代以前的版本。会批准后生效, 规定。本制度自下发之日起执行。二、

附件三、 1 附件《档案移交单》

2 附件《档案借阅单》4

附件3 《档案销毁清单》

附件4 《合同登记本》

附件1：

档案移交清单