合同管理作业指引

编制日期

审核日期

批准日期

一、流程目的

规范合同的编制、签订、履行，降低经营风险。

二、适用范围

适用于公司项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货等工程类项目采招合同管理。

三、职责

3.1招标中心（专职机构）/供应部

3.1.1负责项目合同/补充合同的起草、定稿。

3.1.2负责项目合同/补充合同的审批发起。

3.1.3负责项目合同/补充合同的审批交底、交流。

3.2核算部/成本监控中心

3.2.1参与项目合同/补充合同的审批交底、交流。

3.2.2负责权限内的合同/补充合同、付款的审核。

3.3工程部

3.3.1负责采购下单、付款申请。

3.3.2参与合同的交底、交流。

3.4法律事务部

3.4.1参与合同文本的评审。

四、关键活动描述

4.1标准合同文本

4.1.1通常，通用标准合同文本包括4个文本，分别是：

1)总包工程标准合同文本；

2)分包工程标准合同文本；

3)材料设备采购标准合同文本；

4)补充合同标准文本。

4.2项目采招合同文本的起草和定稿

4.2.1在项目采购招标资料编制时起草项目采招合同。

4.2.2合同起草时，可从公司标准合同文本中选择，如果没有对应的专用标准合同文本，可用通用

标准合同文本修改。

4.2.3定标后，将定标内容及价格清单等编制到起草的合同文本中，工程部、设计管理部负责提供

技术资料。

4.3合同签订的时机及处理

4.3.1指合同签订对应项目进度的时间点，主要区分针对销售展示区/样板房和项目大批量采购。

4.3.2如果合同内容不存在价格调差问题，合同可安排在展示区/样板房前签订，但需要把配合展

示区/样板房的付款方式单独分开。

4.3.3如果合同内容存在价格调差问题，则根据展示区/样板房部分合同金额大小，确定是否采用

甲指乙供方式，由施工单位支付货款。

4.4采招合同审批

4.4.1根据公司《责权手册》中的合同审批流执行。

4.5合同交底、交流

4.5.1合同签订后，招标中心（专职机构）/供应部负责召集核算部、工程部、设计管理部对合同

内容进行交底、交流。

4.5.2交底、交流内容包括但不限于：合作单位、联系方式、价格清单、付款方式、工期、产品质

量要求、安装/施工质量要求、售后服务、双方职责和权限等，参照《工程合同交底书》。

4.6施工进场通知及采购订单

4.6.1对于施工/安装类合同，合同签订后，由工程部给合作单位发送正式进场通知/到货进场时间

表。

4.6.2采购类合同，合同签订后，根据工程进度情况，由工程部或供应部负责给合作单位发生采购

订单（通常邮件形式），订单的数量信息由施工单位提供，施工单位需对采购量负责。

4.7合同款项支付

4.7.1工程部或供应部根据合同约定的付款方式办理付款手续。

4.7.2付款审批根据公司最新的审批流程执行。

4.8合同变更、补充合同签订

4.8.1严格禁止通过补充合同的形式扩大原合同的承包范围，加大工作内容。

4.8.2当合同执行过程中发生设计变更或增减工程量（具体参照设计变更和工程指令相关程序要

求），设计变更金额＞50万时，应签订补充合同。

4.8.3签订的补充合同参照公司标准合同文本，程序同合同签订程序。

4.9合同资料管理

4.9.1合同资料包括合同审批表及合同文本。

4.9.2招标中心（专职机构）/供应部按类别、项目不同，对合同进行汇总、统计，填写《项目合

同台账》，并保证实时进行更新。

五、支持性文件

5.1参考表单及模板

5.1.1工程合同交底书

5.1.2项目合同台账