合同管理制度
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调查问卷15—合同管理
调查部门
主要业务活动 调查事项 答复 相关政策、程序及控制活动 制度或文
档名称
备
注
是否
合同调查
是否审查签约对象的身份证证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件？ V 由相关业务部门，例如采购、销售等对合作对象的有效
身份证明、法人资格、授权委
托资格等进行全面调查。同时
在供应商开发和客户开发环节
已有控制。
是否在充分收集相关证据的基础上评价主体资格？ V 相关部门在相关证明资料收集齐全并判定符合国家法
令、公司制度要求后方才继续
合作。
是否获取签约对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息？ V 针对部分重大项目的合作客户，由相关业务部门收集合作对象的财务报告、交易记录、
公司业绩等信息并对其进行核实。其余基于风险较小，暂未获取，通过三证等相关信息判别即可。
是否评估签约对象的财
务风险和信用状况？
V 针对部分重大项目的合作客户，通过收集合作对象的企业经营状况、财务报表等信息对其进行分析，信用状况良好，无财务风险时方才合作。其余基于风险较小，暂未获取，通过三证等相关信息判别即可。
是否现场调查签约单位，实地了解其生产经营状况，分析其履约能力？ V 针对部分重大项目的合作客户，相关业务单位在合作前会组织人员事先去合作企业进
行现场调查，了解其资产状况、生产经营状况、业绩能力、人员配备等情况分析其履约能力。
是否与签约单位的主要
供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况？ V 这点很难做到，国家主管
机关无义务向我司提供合作方
的相关信息，只能通过侧面了
解。
合同谈判 企业在谈判前是否收集谈判对手资料，研究与谈判内容相关的信息，制定谈判策略？ V 谈判前公司基本收集行业、产品、谈判对手的资料等相关信息，通过潜在客户、供应商的比较，能够制定好良好的谈判策略。 对于影响重大、涉及较
高专业技术或法律关系复杂
的合同，是否组织相关专业
人员参与谈判？
V 部分重大合同公司均组成谈判小组参与谈判，涉及财务、法务部门。
是否聘请外部专家参与相关工作？ V 部分重大合同必要时会聘
请外部专家参与。
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是否加强保密工作，严
格责任追究制度？
V 公司制度已有明确规定，内部知情相关人员均严格遵循，未发生泄漏事件。
对谈判过程中的重要事
项和参与谈判人员的主要意见，是否予以记录并妥善保管，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据？ V 公司会以合同评审表或会
议记录的形式保留轨迹并妥善保管。
合同文本
拟订
除即时结清方式外，是否签订书面合同？ V 公司在采购、销售等相关管理规定中均已明确合同签订
范围，主要是基于风险而设，
并非对所有事项均要求签订。
重大合同或法律关系复
杂的的特殊合同是否由法律部门参与起草？ V 对于重大合同或法律关系复杂的特殊合同，由公司法律事务组参与起草，提供相关法律咨询。
是否存在通过化整为零等方式故意规避招标等合同管理规定的做法？ V 不存在故意规避的做法，
均是按照公司合同管理规定进行处理。
合同文本需经国家有关
主管部门审查或备案的，是否履行相应程序？ V 严格按国家法令要求执行，本年度内无此事项。
合同审核 审核人员是否关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等进行重点审核？ V 由技术、财务、法律等相关部门审核合同的主要条款和内容，包括合同各方的详细信息、标的、数量质量、价款酬金、履行地点期限方式、正义解决方式、违约责任等，并可要求承办人提供相关补充证明资料。 《合同管理规定》 是否建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，是否组织相关部门进行审核？ V 公司合同管理规定明确了合同评审程序，并严格按照评审程序对合同文本进行评审。对于重大合同事项会集体决策形成会议记录。 《
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理规定》
是否慎重对待审核意
见，认真分析研究，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核？ V 合同评审过程中，审核人必须签署审核意见，且当发现重大错误、遗漏、不妥时，审核人需予以明示并提出修改意见，连同全部文件退回承办人重新办理。 《
合同管
理规定》
合同签署 是否按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同？ V 公司合同管理规定明确了合同签订的程序，并严格按照签订程序与对方当事人签署合同。 《合同管理规定》 合同协议是否经法定代表人或授权人签章同意？ V 合同协议必须由合同双方被授权代表签字、法人代表签字或盖章，并加盖公司合同章。其余人员无权签订任何合同。 《合同管
理规定》
是否采取恰当措施，防
止已签署的合同被篡改，如
在合同各页码之间加盖骑缝
章，使用防伪印记等？
V 合同协议在双方签字盖章后，两页以上的，必须加盖骑缝章。 《合同管理规定》
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需办理批准、登记等手
续之后方可生效的合同，企业是否及时按照规定办理相关手续？ V 公司严格依据法令要求办
理合同事项。
合同履行
相关业务部门和经办人
员对其承办的合同，从订立
到履行终结是否进行全过程
跟踪监控管理？
V 合同承办人负责跟踪合同规定的内容和义务的履行情况，法律事务组、财务、监管等相关部门对其履行情况进行监督、检查。 《合同管理规定》
发现有违约可能或违约行为，是否及时提示风险，并立即采取相应措施，避免合同损失的发生和扩大？ V 合同履行情况跟踪过程中发现有不履行或不全面、不适
当履行等可能有违约风险时，
合同承办人立即以书面的形式
报告给负责人及法律事务组进
行处理。
《
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理规定》
合同补
充、变更和合同解除 对于合同没有约定或约定不明确的内容，双方是否协商一致并对原有合同进行补充？ V 对于合同没有约定或约定不明确的地方，经与对方协商一致后签订补充协议对原有合同进行补充或重新签订合同。 《合同管理规定》 对方当事人提出中止、转让、解除合同，造成企业经济损失的是否向对方当事人书面提出索赔？ V 合同变更、解除过程中因违约而造成经济损失的，承办人及相关部门人员与供应商协商并报总裁或其授权人审批后，与对方签订书面协议进行处理。 《合同管理规定》 在履行合同过程中发生纠纷的，是否在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告？ V 在履行合同过程中发生纠
纷的，承办人及时通知相关部门停止履约，并填写《合同违约处理审批表》上报部门负责人审查。 《
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合同纠纷经协商一致的，双方是否签订书面协议？ V 合同纠纷经与对方协商能够达成一致意见的，均与对方签订书面协议。 《
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理规定》
合同纠纷经协商无法解决的，是否根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决？ V 合同纠纷无法解决时，承办人汇报后，由法律事务组向法院或仲裁机构提起诉讼。 《
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理规定》
合同登记 合同管理部门是否对合同进行登记管理 V 由法律事务组负责对合同进行登记管理。 《合同管理规定》 是否建立合同文本统一分类和连续编号制度？
V 法律事务组对合同文档进行编码并对其进行统一建档管理。 《合同管理规定》
是否按照信息安全内部
控制有关要求做好合同协议保密工作？ V 一方面合同文本档案的借阅需要提出申请经审核审批后方可借阅，另一方面相关人员均有做好保密工作。