浅谈医院工程建设档案管理
摘要:作为医院工程建设管理，无论从分类、特点、具体内容等方面，都有
其自身的特点，可以说既有普遍性也有特殊性，管理好医院工程档案，有助于工
程本身的顺利进行，有助于工程竣工后后续工作的开展，有助于为今后的工作提
供经验。
关键词:医院工程建设管理，医院工程档案，分类，准确性，及时性，安全
性，完整性，管理办法。
引言:工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、
施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、
声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分，建立
与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，作为医院工程建设管理，
无论从分类、特点、具体内容等方面，都有其自身的特点，可以说既有普遍性也
有特殊性，管理好医院工程档案，有助于工程本身的顺利进行，有助于工程竣工
后后续工作的开展，有助于为今后的工作提供经验，因此，医院建设工程档案管
理工作的重要性不言而喻，如何做好医院建设工程档案管理就成了现阶段比较重
要的任务。
本文结合工作中的实际经验，理顺思路，总结方法，以期更好地指导今后的
工作。
近些年，为了适应广大患者的就医需求，各大医院都进行了较大规模的基本
建设和改造，新建项目如雨后春笋般不断出现，医院作为业主单位，在监管工程
建设的过程中，需要处理大量的工程资料和档案，国务院颁发的《建设工程质量
管理条例》第十七条明确规定，“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规
定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并
在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档
案”。国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/50328—2001）详细规定，
建设工程档案的质量必须满足从设计到施工再到竣工验收的6个方面的要求。这
些都集中说明建设工程档案资料在建设过程中的重要地位，也说明医院档案管理
既要执行工程建设档案管理，亦要兼顾医院作为业主单位的自身特点。
医院工程建设包含前期论证、设计招标、各类招投标工作、等方面，考虑到
医院工程建设档案的信息量非常巨大，按照时间大致可以分为下面几大类别：
前期资料，主要包括项目立项时，相关的论证材料，初步设计的确认文件，
上报材料等，还包括项目、经费批复文件等；另外，项目实施之前的一些准备工
作，如办理规划审批手续、申领规证、建委立项组织招投标等，都会涉及大量的
资料，这些，都应该统称为前期资料。
工程建设过程中的资料，这一部分资料主要是施工资料，包括各类报批文件
(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的
文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补
充合同，设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料及其他需要存档的文件等。
除此之外，还有相关的院内决议、科室申请等文件，这些都是将来组织签审工程
洽商的依据。
竣工后资料，包括工程竣工文件及竣工技术资料，竣工验收申请及批复，竣
工验收会议文件及有关资料，声像资料及图片，建设项目各种竣工图及有关说明，
项目决算资料等等。
除了按照时间来划分，还可以按照资料的性质来划分，大致包括行政文件和
技术文件两大部分。行政文件可以对项目实施的可行性提供政策上的指导和帮
助，是工程管理的依据，技术文件包括各类施工方案、技术措施、质量管理体系
等等，能够对工程质量、工期、安全加以控制和反映。
了解了工程资料的特点后，我们就可以有针对性的加以调控和管理，确保资
料的准确性、及时性、安全性、完整性。
首先，从档案本身入手，应当进行合理的分类，在日常工作中，制定完善的
工作管理办法，理顺流程，要注意及时收集和整理档案，包括纸质资料和电子文
档，确保时效性，造册整理，编制目录，方便今后的查阅。在这一问题上，我们
要结合自身特点，进行分类整理，如果有条件，我们还会将纸质资料进行扫描，
确保资料的安全，便于更好地进行管理。
其次，注重管理的连贯性，应当定期进行工程档案的整理，经常进行检查，
做好备份工作，这一点尤为重要。由于随着工程的进行，档案会逐步累加，因此
更要时常进行整理，确保档案的完整，避免遗漏，而且也可以将重复的档案进行
归类，将无用的档案进行及时销毁。
最后，以人为本，还应制定完备的档案管理制度，建立健全档案收集制度，
保障单位档案收集完整、健全，制定档案管理员职责，明确档案管理员，一个好
的档案管理员，能够及时整理资料，配合工程各种验收，提高管理决策的效率，
处理工程款拨付（财政拨款的工程），确保工程质量，还可以加强工程资料的规
范化管理，提高办公室工程管理水平，保证工程资料的完整。
在日常的管理过程中，结合工作特点和经验，我们还应该特别注意准确性和
及时性，这两个方面也是非常容易出现问题的。
举个简单的实例，由于医院建设的特殊性，既需要考虑工程建设的安全、质
量和工期，又要充分考虑患者和医务工作者的需求，因此在前期论证的过程中，
我们会充分考虑使用单位的需求，及时整理收集档案，与设计单位、施工单位进
行沟通，落实施工方案，那么，在验收阶段，就需要核对前期的资料，确保施工
是否达到使用科室的标准，这时，就体现出了工程建设档案的准确性，我们可以
想见，如果资料不能准确反映需求，在验收阶段就很难对成果进行准确的评估，
因此这类资料的收集、保存和整理，是十分重要的。
另外，在及时性上，由于工程建设每天都会产生大量的资料，因此，结合资
料特点，进行及时的整理分类，并登记造册，才能保证查阅使用资料时做到“有
的放矢”。否则，很容易出现资料遗失、混乱等情况，一旦资料丢失无法找回，
势必影响工作的效率。
在工程建设的过程中，我们认识到工程档案本身的重要性，也认识到了管理
工程档案的重要性，前期项目手续、施工过程中的控制、国拨资金的使用、竣工
验收、后期维保，每一个步骤都涉及到工程档案的使用，因此，我们不难看出管
理好工程档案是何等的重要。
总结起来，大致可以从以下几个管理方面入手：
1、 制定完备的工程档案管理流程和规章制度，明确专人负责。
2、 充分发挥档案管理的多元性，包括文字资料、图纸资料、表格资料、
数据资料、音像材料、图片资料以及电子文档资料。
3、 根据合同、行政文档、技术文件等不同特点和种类，明确档案组成，
分类管理，分类存储，分类查询。对产生的档案资料严格按照管理制度执行和落
实。
4、 管理过程中注意及时整理、收集，随时编制、补充目录，方便查询，
做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，确保万无一失。
5、 做好工程档案的备份工作，避免遗失。
6、建立一套比较完整的档案网络管理系统，便于提高档案的利用价值和使
用效率及安全性，很好的共享相关资源。
结 论
建设工程档案是建设工程的有机组成部分，也是医院管理工程建设的有机组
成部分，在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累，并将对今后的
工作产生重要影响。因此，建立一套完整、科学的管理办法，使我们的工作有条
不紊的展开，能够使我们轻松应对庞大的信息群，一旦需要查询，我们便能够快
捷的提供资料，无形之中提高了工作的效率。
在工程建设档案管理的过程中，我们应当始终遵循及时、高效、科学、准确
的原则，不断总结经验教训，完善管理办法，使工程档案的使用更加便捷，使工
程档案更好地指导我们的工作，为领导的决策、医院的建设提供有力的支持。
参 考 文 献
[1]《资料员专业与实务》建设部人事教育司，建设部城市建设司中国建筑
工业出版社
[2]《建筑工程资料管理与实务》建设部干部学院(编者)华中科技大学出版社
[3]《GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范》中国建筑工业出版社中
国建筑工业出版社
[4]《建筑工程资料填写与组卷范例》中国建材工业出版社
[5]《房屋建筑工程技术资料编制应用实例》新疆维吾尔自治区建设工程质
量监督总站，新疆维吾尔自治区建设标准服务中心中国建筑工业出版社