旭辉合同管理作业指引
合同管理作业指引CG-003
版号：A/0
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合同管理作业指引
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1.目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。
2.适用范围
适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理主，要包括设计咨询类合同、施工类合同、材料设备类合同、项目配套类合同等。
3.定义
3.1.索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行
合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。
4.职责：
4.1.事业部总经理/集团总裁
4.1.1.根据《授权管理手册》中的审批权限需要
由其决定合作单位或由其批准实施方案的项
目的相应合同的审批。
4.2.成本部
4.2.1负责设计咨询、项目配套等合同的审核；4.2.2组织工程及材料设备采购合同的起草、谈判
及定稿；
4.2.3本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；
4.2.4组织本部门起草合同的交底及相关合同执行
情况的监督、检查，并填写《合同执行情况
记录表》；
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4.2.5项目所有合同的汇总、统计。
4.3.设计部
4.3.1.勘察设计类合同的起草、谈判及定稿；
4.3.2.本部门起草合同的编号、报批、分发、保
存；
4.3.3.本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，
并填写《合同执行情况记录表》。
4.4.配套部
4.4.1.报批报建类及配套类合同的起草、谈判及
定稿；
4.4.2.本部门起草合同的编号、报批、分发、保
存；
4.4.3.本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，
并填写《合同执行情况记录表》。
4.5.项目部
4.5.1负责审核工程及材料设备合同；
4.5.2负责填写《合同执行情况记录表》。
4.6.工程部
4.6.1.参与工程及材料设备采购合同的起草、谈
判及定稿；（主要负责技术部分的编写）
4.6.2审核工程及材料设备合同。
4.7.行政人事部
4.7.1 负责事业部所有合同的收集、归档、整理工作；
4.8.行政人事部法务人员
4.8.1负责公司合同中所涉及法律条款的审核，合
同条文准确性、严谨性的审核；
4.8.2负责协助执行部门向违约合同单位进行索
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赔。
4.9.财务部
4.9.1 负责审核工程及材料设备合同。
5.工作程序
5.1.合同办理的原则
5.1.1.合法性原则：合同管理必须全面符合有关
法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依
法受到保护。
5.1.2.招标原则：
合同单位应通过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议（包括工程类合同设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。但以下情形除外：
1)某项业务或产品已经集团审批确定了长期合
作伙伴；
2)政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质
的业务；
3)按其他程序文件要求可以直接采购的业务。
5.1.3.利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述
各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定
清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果
合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整
方式（如何计价、总价如何最后确定等），并
就各类变更，如工程类合同设计变更与现场签
证的有效性、可控性作出明确规定。
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5.1.4.标准文本原则：订立合同应当采用公司统
一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照公司或集团以前最相类似的合同标准文本。
5.1.5.事前签订原则：对应该签订书面合同书并
有款项收付内容的业务需事先签订合同，然后开始履行。特殊紧急情况下，应有审批权限领导的审批，但应在一周内按已审批内容签订书面合同，补全手续。
5.1.
6.诉讼原则（适用于工程类合同）：工程类合
同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式。5.2.合同的起草、谈判、定稿、编号
5.2.1.设计类合同
设计部负责根据设计进度计划要求完成
设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式
六份）。
5.2.2.施工/监理合同
成本部根据承包商进场计划要求，在完成
承包商选择工作后，及时组织完成施工/
监理合同的起草，由成本部负责合同的谈
判及最终定稿，工程部、法务人员等参与
合同的谈判（合同一式七份）。
5.2.3.材料/设备合同
成本部根据材料/设备进场计划要求，在
完成承包商及供应商选择工作后，及时组
织完成材料/设备合同的起草、谈判和定
稿（合同一式八份）。