合同管理制度
编制:郑德林
审核:余庆华
审批:姚文
编制单位:浙江中企实业有限公司
目录
一、总则 (2)
二、机构和职责 (2)
三、合同签订 (4)
四、合同报批 (5)
五、合同履行 (6)
六、合同履行评价和支付 (7)
七、合同纠纷的处理 (8)
八、附则 (9)
合同管理制度
一、总则
1.1 目的
为防范市场风险及法律风险,提高企业经济效益,减少因合同签订、履行及后期服务过程中的不规范行为导致的纠纷,依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》等其它相关法规,结合我公司实际情况,特制定本制度。
1.2 范围
本规定适用于本公司所有的工程合同,包括设计、工程施工、采购、机械设备租赁等合同,劳务分包合同管理制度另行规定。
二、机构和职责
本公司工程合同管理实行三级管理各负其责的办法,即项目组负责合同的具体实施;职能部门负责技术支持,后勤保障并监督检查合同实施情况;总经理总体负责的三级管理制度。
2.1 总经理
总经理是工程合同的最高管理者,对合同从获得到履行的全过程进行决策和管理,代表本公司承担合同履行责任、行使合同权利;对公司内各分公司、各部门在合同承揽、履行过程中的职责履行情况进行监督、检查及考核。其主要职责如下:
(1)负责审定本公司工程合同管理的相关制度;
(2)负责确定合同承揽意向,审定重大项目合同文件;
(3)代表公司与合同签订意向人(以下简称意向人)进行沟通、合同谈判,或授权相关人员与意向人进行沟通、合同谈判;负责合同承揽过程中重大问题的决策,并进行相
关协调工作;
(4)审批合同评审意见;
(5)监督检查本公司各职能部门和项目组在合同获得、合同履行过程中的工作质量,并进行评价考核。
(6)总经理可以授权其他人员承担部分工程合同管理责任。
2.2 营销部
营销部门是本公司工程合同管理的职能机构,在总经理领导下,全面负责合同管理工作中的组织、检查、支持及评价考核等。其主要职责如下:
(1)负责组织修订和完善本公司合同管理制度;
(2)负责组织制订公司投标文件格式文本;
(3)负责组织项目投标、合同谈判、合同评审以及合同签订的相关工作;
(4)组织公司有关部门对合同进行评审并出具审查意见;
(5)组织协调合同的履行,监督、检查各部门和项目组合同履行情况,考核评价履行结果;
(6)参与合同纠纷的调查处理,组织制订解决方案;
(6)负责共和合同印章的管理,负责合同的登记和备案工作,建立合同台帐;
(7)负责合同产值的统计分析和合同结清管理工作;
(8)负责公司合同文本的归档工作。
2.3 工程技术部
工程技术部是公司技术质量管理的职能部门,是合同的执行和支持部门,负责合同获得和履行过程中的技术支持保障,监督检查合同服务的技术工程质量责任,主要职责如下:(1)参与市场信息分析筛选,从技术方面提出建议;
(2)参与投标文件和服务合同文件格式文本的制订工作,负责组织制订相关技术、质量部分的内容;
(3)负责合同获得过程中的技术工作,负责组织编制重要项目的技术标书,负责一般项目技术标书的审定;招标文件中有关技术标准的理解、掌握;
(4)负责采购合同、机械设备租赁合同中技术规格、技术条件的制订;
(5)负责合同履行过程中的技术指导以及技术质量的监督检查;
(6)负责合同技术成果的审核、出版;
(7)负责合同技术资料、成果的归档管理。
2.4 财务部
财务部是公司财务管理的职能部门,在合同管理方面负有资金保障、成本核算和收入管理责任,主要职责如下:
(1)负责为合同的承揽和履行提供资金保障;
(2)负责合同成本核算;
(3)负责合同收入管理,费用统计并督促合同费用的回收。
2.5 综合管理部
综合管理部是公司行政管理职能部门,在合同管理方面负有后勤支持保障责任,主要如下:
(1)负责合同承揽过程中的后勤保障;
(2)负责项目组合同履行过程中设施、设备的保障;
(3)负责合同现场服务结束后设施、设备的撤场管理。
2.6 项目组
项目组是公司工程合同承揽和履行的主要实施人,主要职责如下:
(1)负责市场信息的收集和筛选;
(2)负责将项目投标信息提交营销部备案,根据营销部的统一安排,负责或协助营销部进行项目投标联络、标书购买以及标书编制工作;
(3)根据营销部的统一安排,负责或协助营销部承担投标的相关工作;
(4)根据营销部的统一安排,负责或协助营销部进行合同商谈及拟定,将负责初步商谈的合同草稿文本提交营销部进行评审;
(5)根据营销部的统一安排,负责或协助合同签订,并将签订的合同送达有关部门;
(6)定期汇报合同的履行情况及存在的问题,若有合同变更或补充协议的签订均需及时报告营销部批准;
(7)负责合同款的催收。
三、合同签订
3.1 签订准备
(1)各项目组负责人或信息人员获得项目信息后,首先初步确认其真实性,确认后进行项目跟踪,并由项目组负责人到营销部进行登记备案,营销部接到项目信息后,进行信息分析筛选,并上报分总经理;
(2)营销部和项目组继续跟踪项目信息,及时掌握项目动态,做好市场调查分析及资信调查工作;
(3)公司法人代表授权项目组相关人员为项目组合同签订代理人,授权到期后,上报营销部结合项目组合同管理考核情况进行复签。
3.2 合同评审
为保证合同质量,公司所有工程合同签订前均进行评审,合同评审采用会议评审和非会议评审两种方式。对重要合同采用会议评审的方式,由总经理召集项目组和各职能部门集体评审,并做好评审记录;一般合同可以由各职能部门分别审阅,填写评审记录。只有经过评审后,并经总经理批准的合同才能加盖合同专用章。
3.2.1 合同评审的内容
(1)对方的主体资信和履行能力;
(2)合同内容条款是否符合法律、法规及本公司的有关规章制度;
(3)合同内容条款是否公平公正;