合同管理自查计划及问题

为规范公司合同管理制度的实施，通过合同管理自查，及时识别和评估公司经营管理活动中存在的合规风险，认真加以落实，从而使经营管理活动中的不合规行为得以纠正，使规章制度和业务流程得以优化完善，有效防范、控制和化解经营管理活动的合规风险，使公司的经营行为符合法律法规的规定和监管要求。现根据《合同管理办法》及《制度落实情况的监督检查办法》的具体内容及要求结合公司法务工作特质，围绕合同起草，审批，履行，归档开展自查工作，拟定自查计划。

一：合同签订

合同承办部门及部门经理职责

（一）部门经理负责对本部门合同的指导和审查，指定合同承办人员，组织合同签订前的商务、技术谈判和合同起草，并组织人员对合同履行情况进行监督、检查；

（二）合同承办部门按照合同管理规定对合同进行统一分类编号，登记台帐，做好合同执行记录；

（三）合同承办部门经理对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接负责人。

合同除即时清结者，一律采用书面形式。有统一、规范合同文本的，采用统一、规范文本；无规范文本的，应做到条款齐备，责任明确，文字表达准确。

二：合同审批

合同审批程序：合同承办人填写《合同审查表》，连同合同初稿及相关材料上报审查－承办部门经理审查－会稿部门经理审查－法律事务部门审查或外聘常年法律顾问审查－分管副总经理审查－总经理审批。

在合同审批各个环节，合同承办人对审查（批）人或部门提出的意见必须及时逐条予以解释说明或修改更正，并向提议的部门或人员进行反馈。

三：合同履行

合同签订后，合同承办人员须定期督促、检查合同履行的情况，如发现问题，须及时向有关部门、总经理汇报。

四：合同归档

各部门以本公司名义对外签订合同时应留原件一式两份及以上，合同承办人在每项合同正式签署后，必须主动把该项合同原件及其相关附件（包括中英文版本）移交办公室保存，并把合同及相关附件的复印件（包括中英文版本）留存本部门，同时抄送其它相关部门备案。

办公室负责对每项合同进行编号并保管好合同原件及其他相关附件（包括中英文版本），未经批准不得擅自对外借阅或复印合同原件及其相关附件。

凡参与审阅、保管合同的原件及附件、复印件或者电子存储件等所有与合同相关资料的人员都必须切实遵守公司保密规定，认真做好合同保密工作。

凡与合同有关的往来文书、信函、电报、电话记录、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料，都须有原件或记录留存，归档保管。以上材料归档由公司根据合同号统一装订、存档，合同承办人员不得私自保管。

根据制度实施情况，自查状况主要有以下几个方面：

1.合同管理基础资料不够规范，个别部门未留存调查资料，未建立

合同管理台账，合同管理相关资料未实行归档管理。

2.个别部门合同签订时间不明确或未填写。

3.合同审核率为100% ，符合集团法务工作要求，且未出现纠纷案件

发生。

4.制度中未规范合同交接手续，合同交接过程中未形成书面交接。

合同若出现遗失无法定位失误环节。

5.合同编号及归档台帐规范完整。审核流程皆按制度严格执行，杜

绝倒签和违规事件发生。