1.目的为确保管理体系所要求的文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，文件能得到有效保存，并保持清晰易于识别，确保与体系活动有关的场合所用文件的正确和有效性，特形成该文件，以规范体系文件的管理，为各部门提供依据。

2.范围适用于对本公司管理体系文件（包括外来文件资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。

3.定义3.1程序类文件：指依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

包括产品安全质量管理体系程序文件和其他程序类文件。

3.2外来文件：指本公司外发来的文件，包括：政府部门文件、客户资料、外来技术标准、参考资料等。

外来文件由主管部门/指定负责人对其时效性进行判断和进行管理。

3.3受控文件：指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件，《公司管理手册》、《程序文件》、《部门管理手册》属于受控文件。

3.4非受控文件：不受更改控制的文件，以实际发放文件为准，没有版本限制的文件。

4.风险及控制5.职责5.1体系管理员负责《公司管理手册》及程序文件的归口管理，负责登记、发放。

5.2各部门负责本《部门管理手册》的归口管理，负责登记、发放；及本部门有关外来文件的识别、接受并控制分发。

5.3体系管理员负责全公司所有体系文件备份并根据实际情况进行换版，各部门文件修改需到体系管理员处备案。

5.4体系文件的编写、审批权限和发放/控制职责见6.2中表格1。

6.工作程序 6.1文件框架6.1.1《公司管理手册》：包括公司简介，方针目标，组织结构及职能分配，管理层职责，以及标准ISO9001-2015、ISO22000-2005中的要求在公司应用的阐述。

起到统领性的作用，是公司运营的最高管理手册。

6.1.2《程序文件汇编》依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

包括质量管理程序文件及食品安全管理程序文件。

6.1.3《##部门管理手册》：包括公司方针目标，部门及岗位绩效目标，部门及岗位职责，部门风险识别及控制，部门管理制度，作业指导书，外来文件清单和记录表格等。

是部门日常工作的指引和规范。

6.2文件审批职责见表格1表格1 文件审批职责对应表注：[1].控制的内容包括：标识、登记、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等；6.2.1文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。

6.2.2批文及含有行政文号的管理性文件（包括通知、请示、报告、会议纪要、简报等）按照综合管理部要求进行。

6.3文件编写格式6.3.1文件的编号规定如下：a)公司管理手册SG-CD-SC版本号b)程序文件SG-CD-CXc)部门管理手册SG-CD-××-SC-××d)××-××-××（管理手册中的具体文件）6.3.2代码规定如下表格 2 代码表6.3.3《公司管理手册》、《程序文件汇编》、《部门管理手册》需要添加封面、目录及修订一览表。

封面格式见附录。

目录标题：黑体二号字，单倍行距，段前段后1行间文件编号（2位自然数，从01开始）版本号部门代码（参照4.2.2中表格2）文件序列号（从自然数1开始）4.2.2中表格2）部门代码（参照4.2.2中表格2）距；目录正文：宋体四号字，两端对齐。

目录分层依次按照“第一部分 ###”、“一、##”、“（一）”、“1、”“（1）”进行，分层不宜过多，最多五层；如果不需要分层，可以采用任意一种适宜的序号方式。

6.3.4页眉的编辑：文头放在页眉上，如本程序文件第一页最上面。

文头中文件名称、编号及版次/修订内容与文本一致。

每个子文件的第一页最上方必须列出一个文头；第二页开始在页眉上插入公司名称和文件名称，见本程序文件第二页。

页眉中文字体为黑体，英文字体Times New Roman。

6.3.5页脚的编辑：页码的格式为“第几页，共几页”，黑体，五号，其中封面和目录不参与页码编辑。

6.3.6页面设置：封面页和目录，上边距：3.2cm；下边距：2.4cm；左右边距：2.8cm；正文页，上下边距：2cm；左边距：2.2cm；右边距：2cm.6.3.7正文采用宋体小四号字体，左右侧缩进为0，段前段后间距为0行，行距为固定值22磅，单独成段的正文首行缩进2字符。

6.3.8文件层次和标题按照如下多级编号进行编写6.3.8.1第一层为“1.”字体加粗，段前后间距0.5行。

左右侧缩进为0，悬挂缩进2字符。

6.3.8.2第二、三、四层为“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”左右侧缩进为0，悬挂缩进2字符6.3.8.3最多层次为四层，继续分类依次按照（1）、（2）、（3）；Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ；a）、b）、c）进行。

左右侧缩进为0，首行缩进2字符。

6.3.9表格的编辑：表格属性：制定宽度16.8cm（特殊表格可以根据实际情况调整），居中显示。

表格上方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居中显示。

题注中以“表格×表格名”表示，其中“×”表示该表格在该文件中的顺序号，每一个文件都从1开始编号。

例：表格2代码表。

6.3.10图片的编辑：图片居中显示，图片下方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居中显示，图片编号参照表格编号。

6.3.11注释的编辑：需要加注释的文件，在原文处以[1]、[2]显示（上标），并在下面按照对应号加以注释。

例：发放/控制[1]注释：[1].控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。

6.3.12公式的编辑：统一用公式编辑器。

并注明：公式（数字），右对齐。

6.3.13记录的编辑依照《记录控制程序》。

6.4文件的分发及控制6.4.1受控文件需加盖受控章，文件受控章由体系管理员负责管理，并记录所有加盖受控章的文件及数量。

各部门在本部门《文件清单》中表明受控状态。

6.4.2文件版次以大写英文字母、“/”和阿拉伯数字组成。

英文字母表示版本号，阿拉伯数字表示修订次数。

从A/0版开始，表示第一版未修订过初始版。

6.4.3受控文件需编写分发号，分发后的每份文件都有不同的分发号，从1开始依次往下编写，分发号由文件管控部门统一编制并在《文件发放/回收记录》中体现。

6.4.4各部门编制本部门负责控制文件的《文件清单》，实行动态管理，若有更改变化及时报备体系管理员，体系管理员保持公司《文件清单》的更新。

清单至少每年进行一次复查/评审，必要时重新编制。

6.4.5因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新分发号（新分发号为原分发号后补发的一位数字，此数字为此版文件补发的次数），并注明丢失的文件的分发号失效；发放部门做好相应发放签收记录。

6.4.6各部门应经常检查本部门负责管控及使用，以确保文件清晰，易于识别，需向公司外人员提供文件时，部门文件应经部门分管领导批准，公司文件应经最高管理者或其指定人员批准。

6.4.7公司内部编制的文件至少每年进行一次评审，当因外部因素或体系改进要求时应及时评审，评审引起的文件变更按4.5条款执行。

6.4.8作为体系管理记录的文件应执行《记录控制程序》。

6.5文件的变更6.5.1文件的变更一般由原编制部门进行，原审批者审批。

若有变动，应注明原因。

6.5.2当更改内容较少时，不致换版修订的，文件编制部门应到体系管理员处领取《文件更改审批单》，审批后，对修改页进行拆页更换，并收回作废页，加盖作废章。

文件持有部门填写文件附页《修订一览表》。

当更改涉及的内容或范围较大时，进行换版修订。

换版程序按4.4.2条款进行。

6.6作废文件的保留和销毁6.6.1对需保留的作废文件需加盖“作废文件仅供参考”章，以防混淆，该类文件应单独存放。

“作废文件仅供参考”章由体系管理员统一管理，并记录加盖该章的文件及数量。

6.6.2对超出保存期限或不需保留的作废文件，可以填写《文件销毁审批单》经文件批准人批准后可以销毁。

《文件销毁审批单》予以保存。

6.7文件原稿的保存和复制6.7.1各部门文件根据需要选择文件保存形式，可以为纸质版或电子版或其他媒介形式。

体系管理员处统一备案公司所有体系文件，一二层文件以纸质版的形式备案，三层文件以PDF文档的形式备案。

6.7.2借阅、复制有关文件时，要向文件控制部门申请，填写《文件借阅/复制记录》，经控制部门分管领导审批后，向文件管理人员借阅、复制。

6.8外来文件的控制6.8.1各部门负责收集与本部门职能、业务范围相关的外来文件，收到外来文件的部门，负责识别（评审）其适用性及为最新有效的版本；6.7.2各部门对识别、收集到的外来文件进行编号、备案，并分发到相关部门使用。

并填写《外来文件清单》。

6.7.3若收集到的文件为法律法规，行业标准等内容版本可更改文件，作为受控文件控制，列入受控文件清单，加盖受控章，分发到相关使用部门，并收回旧版本。

6.7.4外来文件每年至少一次核查，核查由各部门分头进行，确保外来文件为现行有效版本。

7.相关文件7.1《记录管理制程序》SG-CD-CX-018.相关记录8.1《文件清单》##－JL—##8.2《文件更改审批单》PK－JL—##8.3《文件销毁审批单》PK－JL—##8.4《文件借阅/复制记录》PK－JL—##6.5《文件发放/回收记录》PK－JL—##8.6《外来文件清单》PK－JL—##。