明晰下属及部门之间的职责、管辖范围， 办公室设置要合理、分清职责，减少人为 制造的访谈干扰的障碍。
路漫漫其悠远
方法之三：消除无效会议
原因分析
开会成了惯例，会前不制订计划、预期效 果、加以贯彻和实施，即经常是没有任何 目的的开会。
没有会议议程，对会议的组织或控制没有 计划和决策。
开会时间和地点选择不当，与会者与会议 内容关联很少或无关联，会议通知不全面 。
客观看待电话的作用和自己的地位，有些 电话对工作没有任何意义。重要与否是要 与你的工作相关。
你是经理不再是业务员，有效的沟通是必 须的，摒弃对小事和细节的过分关注。
培养和锻炼下属的能力，分配其职责，实 施有效的授权，适当的指导和帮助是有其 一定限制的，不是无限的。
着手制订电话计划，对时间、需要事实、 讨论项目、谈话内容的范围、答复的方式 等做出严格的规定并执行。
事先确定会议的时间及各个议题的分配， 要与会议及议题的重要性紧密相连，围绕 会
会议是一个良好的收集信息和资料、制订 决策的时机，充分利用，使信息提供者尽 量提供准确可靠的资料供决策者使用。
缺乏有效的授权，下属依赖性太强，总是 不断的请示和汇报，不厌其烦地请求指导 和帮助。
接听和打电话没有时间限制、事实不完备 、未列出讨论项目、谈话内容涉及范围广 ，不着边际或详尽答复政策。
缺乏自我约束、惟恐得罪和冒犯别人，无 法有效的结束电话。
改进方法
首先做一次电话记录，记下电话来源、内 容、接听时间等，分析电话的重要性及其 对正在做的事情的影响，正确对待电话和 做出处理计划。
缺乏授权，权力欲望过重，不相信下属、 要求下属多汇报，自己多签字，其实总是 在替下属背猴子。
无法结束来访，不切实际的时间估算，会 谈经常跑题，抓不住关键。
不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。
改进方法
做出每周的来访计划、实行预约，把公事 和私事以及预定和未预定的回谈加以区别 ，深刻认识不速之客干扰的破坏性。
适当减少会议次数，精简会议内容；有效 的会议不仅起到决策的作用、还是正式沟 通的一种有效方式，并重申开会纪律，惩 罚迟到者。
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偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会 议内容，扯远话题，对会议没有有效的控 制和组织。
干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。
没有规定会议时间和各个议题的时间分配 ，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实 际内容。
客观分析自己的重要程度，会谈的必要性 ，控制性格的缺点，区别公事和私人交往 。
制订躲避和拒绝计划，用适当的方式保持 信息沟通，改变事事过问的不良习惯。
有效授权，不把持过多的权利，培养提高 下属处理问题的能力，简化工作程序，防 止下属的反授权。
必须事先提出会谈时间，对会谈内容实施 有效控制，抓住主要和关键内容。
严格按照计划行动，采取有效的交谈技巧 ，简洁明确地进行电话交谈，使用谈话的 一些结束技巧。
无法有效的管理秘书，让其代为接听一些 无效或不太重要的的电话。
阻挡电话无效。 没有秘书。 打错的电话。
职责不清。 落后的电话系统。
明确秘书或助手的职责，提醒需要注意的 重要事项、终止无效的电话、训练秘书等 接听并过滤电话。
改进和完善电话系统及设备，使之符合高 效优质的工作需要。
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方法之二：消除不速之客
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原因分析
来者不拒、经常被打扰，不能认识到其严 重的后果，所以处理来访无计划。
过高估计自己的作用、爱热闹、喜交往， 有较强烈的会客欲望。
想保持消息灵通，事事过问导致下属事事 请示，没有躲避计划。
分析电话、制订阻挡电话，与同事或下属 及秘书共同阻挡无用电话。
是否需要秘书做出研究，如果工作量大马 上配备。不需要则自己拟定处理电话的计 划，按照上述有关方法加以改进。
配备人员名单及相关的电话号码本，规定 电话的时间和各相关人员的职责和答复方 式，说明自己接听电话和解决问题的范围 。
与上司、同级、下属明确每一个人的职责 和详尽的工作分工，以防打错电话、职责 纠缠。
召集会议过多或过滥，或会议缺乏有效沟 通，与会者三但两两进场。
改进方法
重新审视每次确定会议的必要性，事先预 定会议计划、会议议题、会议目的、预期 效果等相关内容，没有这些请不要开会。
没有事先的会议控制和充分组织就不要开 会，做出计划期望结果和决策的拟定，确 定会议的功能。
根据会议内容、与会人员状况等选定合适 的地点和时间、相应的会议设备等，会议 通知要全面，包括与会者要准备的材料、 会议的议题、预期的建议、时间、地点、 具体要求等。
学习拒绝和结束会谈的有关技巧，走到门 口或作些提示性的动作及语言；或让秘书 做出提醒之类的举动，表明你有要事离开 。
实行开门办公，招致顺路来访者增多，公 司或部门已经养成随时访谈习惯。
助手或秘书阻挡来访无效。
没有配备得力的助手或秘书。
走错门或找错访谈人的访谈者。 各部门或下属人员职责不清，办公室设置
职责冲突，导致相互影响和干扰。
开门办公不是真正的打开门使不速之客随 意来访，重新颁布公司或部门劳动纪律， 不允许随便访谈。
培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计 划，或由他们直接处理一些事情。
根据需要配备训练助手和秘书，充分发挥 下属的职责和发挥作用。
室外有明确的标志及指示，杜绝次类现象 的发生。
要求不相关的人陪会。 会议时没有收集到足够的资料和信息，决
策不当。 不按时结束会议，听任表现欲望强的人长
篇大论，没有会议总结和记录等，不对会 议任务和期限进行核定。
会议中严格按照会议议题进行，偏离后要 及时返回，对会议实施组织和控制，不允 许闲谈和其他与会议无关的活动。
不允许会议期间任何的内在和外来干扰， 重申会议纪律、严格会议管理，提高与灰 者的积极性。
时间管理的有效改进方 法
路漫漫其悠远 2020/3/25
方法之一：消除电话干扰
路漫漫其悠远
原因分析
电话是必须的，设法对次做出评价，也不 认为电话是浪费时间的重大因素，所以处 理起电话来没有计划。
喜欢与下属或公司各部门进行电话交往， 电话多表示自己不可缺少和繁忙
总想与下属或上司及时沟通，对细节或小 事感兴趣。