校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供
应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规
有关的相关外部文件与资料之控制。
3 引用文件
Q/6DG05.01
《企业标准编号管理制度》
Q/6DG13.706
《设计和开发控制程序》
Q/6DG07.28
《工艺文件更改细则》
用心、精心、决心、匠心
6.2.1 技术文件的编制、修订、
废止：
技术文件由主管技术人员编
用心、精心、决心、匠心有限公企业标准Q/6DG13.401-2003
2003-04-20 发布
文件和资料控制程序
有限公司
2003-05-01 实施
发布
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用心、精心、决心、匠心
文件和资料控制程序
1 目的
确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，
使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理
工作流程
体系管理 文件编
制、修订/ 废止申请
NO 审 查
工作内容说明
使用表单
6.1 体系管理文件
6.1.1 体系管理文件的编制、修 订/废止申请：
质量手册由质量保证部组织 编制；程序文件由质量保证部组 织，与质量体系要素有关的各职 能部门分别负责编写；作业指导 书由各业务部门结合作业活动的 更改单 特点和程序文件的控制要求，负 责组织人员编制。
Q/6DG13.402
《记录控制管理程序》
Q/6DG13.701
《产品质量先期策划程序》
Q/6DG13.702
《项目策划管理程序》
Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》
Q/6DG05.20
《基本产品图样管理制度补充规定》
Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》
Q/6DG02.30
三阶文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作 标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料 等）；
四阶文件：表单/表格、记录； 外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与 环保法规及国际/国家标准）等； 技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标 准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工 程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标 准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。 5 职责 5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。 5.2 文件之拟定、审查、批准： 5.2.1 一阶文件：质量保证部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准； 5.2.2 二阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查，管理者代表核准； 5.2.3 三阶文件：各相关单位拟定，各部门主管审查、核准； 5.2.4 四阶文件：随二、三阶文件一并审核； 5.3 文件发行、回收、销毁、列管：档案管理部门； 5.4 外部文件与资料由档案管理部门接收并登录，然后将其分发到所需要的相 关部门，原稿由档案管理部门存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其 制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、 核准的规定进行。 5.5 外部文件与资料由档案馆接收并登录（顾客、供应商的图样与技术资料之 接收和登录由技术部门负责），然后将其分发到所需要的相关部门，原稿交档 案部门存档保存；如需将其转换为公司内部文件时，其修、补、废等作业由相 关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。 6 工作流程和内容
质量手册和程序文件的修订 /废止由质量保证部负责，作业指 导书的修订/废止由编写单位负 责。 6.1.2 体系管理文件的审查：
质量手册由管理者代表审 核；
程序文件由职能部门领导审
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YES
NO
回 销 收 毁
编号
核准 YES
分 发 A
用心、精心、决心、匠心
核； 作业指导书由单位领导审
核。
6.1.3 体系管理文件的编号： 体系管理文件文号的编制按
Q/6DG05.01《企业标准编号管理 制度》执行；发行编号由档案部 门顺序编写。 6.1.4 体系管理文件的批准、颁 布：
质量手册由总经理批准； 程序文件由管理者代表批 准； 作业指导书由单位领导批 准。 体系管理文件批准后颁布。 注：四阶文件随一、二、三阶文 件审批、颁布。文件的修订重复 6.1.1。 6.1.5 体系管理文件分发、回收 和销毁 A．分发：质量手册和程序文件 按质量保证部批准的发放清单建 帐签发；作业指导书按文件编制 部门批准的分发单位建帐签发， 以确保文件的更改和现行修订状 态得到识别；并在所发放的文件 资料分发帐、卡 上加盖“受控文件”印章，档案 部门应确保在使用处可获得适用 资料回收帐 文件的最新有效版本，同时相关 部门应确保所发放的所有文件保 持清新和易于识别。 B．回收：将作废的体系管理文 件建帐签收，并在所回收的文件 上加盖“作废”印章。 C．销毁：将签收的作废体系管 理文件销毁。
工作流程
A 归档保
存
工作内容说明
6.1.6 体系管理文件的存档 保管：
体系管理文件一份作为档案保 存，两份作为资料保存供借阅； 对已作废尚有查考作用的文件需 加盖“生产停用归档备查”章保 存。 6.2 技术文件
使用表单
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技术文件的 制/修订、废 止申请
NO 审 查 编号 B
工作流程
等得到有效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所
有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版
本的文件、图样与技术资料。
2 范围
本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采
购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及
《电子文件和电子档案管理规定》
Q/6DG02.18
《标准资料管理细则》
Q/6DG02.21
《档案资料借阅制度》
4 术语和定义
体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、
检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。
一阶文件：质量手册；
二阶文件：程序文件；
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用心、精心、决心、匠心