1目的
为使公司内部员工对食品安全管理工作达成共识，促进组织内各职能部门和各层次之间交流信息、增进理解、协调行动，并及时获取外部有效信息，确保食品安全管理体系运作的有效性。

2范围
适用于本公司管理层、内部各职能部门和各层次间的食品安全事务的协商和内外部信息交流的管理。

3职责
3.1行政人事部负责协商与沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。

3.2 总经理确保本公司内部沟通过程的建立，确保与员工就决策信息能进行沟通；
3.3 食品安全小组组长负责内、外信息沟通的总体协调和监督；
3.4 各部门负责主管活动同其他部门之间的信息沟通。

4程序：
4.1食品安全事务的协商
4.1.1 公司和各部门在组织进行下列活动时，应与员工或其代表协商：
①食品安全方针的制定、修订、评审。

②食品安全管理体系文件。

特别是作业指导书的制定、修订和评审。

③过程的识别与确定。

④可能影响工作场所环境变化的任何活动。

4.1.2 协商前，要做好食品安全事务协商计划，按计划进行。

必要时，将食品安全事务协商计划及协商的结果通报给有关相关方，以得到他们的理解和支持。

4.1.3 员工或其代表参与协商的方式有：口头或书面意见和建议，参与会议讨论等。

4.1.4 行政人事部收集员工的意见和建议，并将这些意见反馈给相关部门，并监督其处理。

4.2 信息的交流与沟通
4.2.1 信息的分类
4.2.1.1外部信息
①安全生产监督管理局、劳动局、环保局、产品检查机构、国检局、质量技术监督局、
认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。

②市场动态：来自市场及消费者的信息。

③相关方反馈的信息及其投诉。

相关方指顾客、食品机构、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民等。

④政策法规、标准类信息，如食品法律、法规、条例、标准等。

⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全不符合信息。

4.2.1.2 内部信息
①内部日常信息：指食品安全管理体系内部正常情况下的各类信息。

如公司方针、目标、各部门、岗位职责与方针、目标完成情况；管理评审；内审信息；客户反馈信息；服务质量评定信息；其他体系正常运行的相关信息；
②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如食品安全不符合信息；内审不合格报告、供方产品（服务）不合格信息等；
③紧急信息，如火灾、伤亡等紧急情况。

④其他内部信息（如员工的建议、竞争对手信息、市场要求变化）等。

4.2.2 信息的交流
信息可通过布告栏、报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.2.1 外部信息的交流
①行政人事部负责对安全生产监督管理局、劳动局、国检局、产品检查机构、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集，各相关部门负责收集政策法规、标准类的资料信息。

以上这类信息汇总到行政人事部，由并传递到公司相关部门。

当外部监测或检查结果出现不符合情况时，按照《不符合控制程序》的要求进行处理。

②工程部负责与工程合同方，销售部负责与客户，采购部负责与供应商，物流部负责与运输公司，品管部负责与质量技术监督局、行政人事部负责与社区居民等相关方进行沟通。

对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。

如问题严重，相关部门应及时将信息传递到行政人事部、管理者代表等有关部门。

a)如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门。

b)如是口头信息，则应将其填写在“（信息）联络单”上，复印后分发至有关部门。

行政人事部组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《不符合控制程
序》。

当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。

④市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由销售部负责。

对客户反映比较严重的问题，销售部应及时转达给食品安全小组组长、总经理等处理。

⑤各部门直接从外部获取的其他信息，以“（信息）联络单”的方式反馈到行政人事部等有关部门。

4.2.2.2 内部信息的交流
①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。

②异常的不符合信息，由发现者填写“（信息）联络单”交由责任部门处理。

如问题严重，则应将“（信息）联络单”送行政人事部、上级主管一份。

行政人事部应据此适时向有关责任部门发出《纠正措施记录单》。

③火灾、伤亡等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。

④其他内部信息如员工的建议之类，提出者以“（信息）联络单”的形式反馈给行政人事部等部门进行处理。

4.2.3 信息的归档与保存
4.2.3.1 各部门做好信息的接收、传递、分类和归档的工作。

4.2.3.2行政人事部作为信息控制中心，应做好信息的整理分类、索引编制、保护管理工作，确保信息的完整、可靠与可用。

4.2.3.3行政人事部应及时将整理、分类的信息传递到有关部门，供有关部门进行归纳、分析，以寻求改进的机会。

4.2.4 信息的公开
4.2.4.1 对于可为公众所获知的信息，如宣传画、实况照片、绩效荣誉等，应定期或不定期的张贴在公司、部门的宣传栏中，以提高员工的警觉性。

4.2.4.2 当相关方想了解本公司的食品安全方针及其他可公开的信息时，行政人事部应根据需要及时发送。

5.引用文件:
5.1《文件控制程序》
5.2《记录控制程序》
5.3《不符合控制程序》
5.4《应急准备和响应控制程序》
6.相关记录
6.1 HS/JL5.6-01《会议/培训签到表》6.2 HS/JL5.6-02《会议记录》
6.2 HS/JL5.6-03《内部联络单》
会议/培训签到表
会议记录
记录人：审核：
内部联络单。