6.3《记录控制程序》………………………………………………DWC-PF-005
6.4《应急准备和响应控制程序》…………………………………DWC-EP-011
6.5《SONY信息传递管理规定》………………………………DWC- -122-01
6.6《SONY信息公司内部管理规定》…………………………DWC-122-02
XXXX（东莞）有限公司
文件编号
制订日期
版次
页次
DWC-EP-006
2003-11-5
A1
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文件名称
制订单位
制订
审核
核准
内外部信息沟通控制程序
品证
1目的：为了及时准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2范围：适用于公司内部环境和环境信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
5.2.2外部信息的收集与处理
5.2.2.1品证课/总务课负责地方检测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等监测、检查的结果或反馈的信息收集，并由品证传递到相关部门，当监测或检查结果时，依照《不符合、纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。
5.2.2.2政策法规标准类的信息由各部门负责收集、更新、整理，交品证依照《文件和资料控制程序》保存。
7使用表单
7.1《不合格及纠正报告》…………………………………………PF-006-05-A
7.2《记录一览表》…………………………………………………FM-005-01-A
8附件
无。
5.2.2.3各部门直接从外部获取的其他信息，如生产技术、环境工程技术、环境管理信息等，在一周内反馈到品证，品证课负责分类整理经管理代表核准后依据需要传递到相关部门。
5.2.3内部信息的收集与处理
5.2.3.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；品证与管理代表按照相应的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。
5. 1.2.2潜在不合格现象，如体系内部审核的《不合格及纠正报告》等。
5. 1.2.3紧急信息，如出现环境事故、火灾、化学危险品泄漏等情况下的信息与记录。
5. 1.2.4其他内部信息，如员工的建议等。
5.2信息的收集与处理
5.2.1信息可采用书面文件记录讨论交流信息电子媒体信息声像设备信息通讯信息等方式予以传递。
5.4对体系运行过程中各类记录的控制依《记录控制程序》，环境记录的保存期限及保存部门依《记录一览表》。
5.5各部门健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录。
6引用文件
6.1《不符合、纠正与预防措施控制程序》………………………DWC-EP-013
6.2《文件和资料控制程序》………………………………………DWC-PF-003
3权责
3.1.1管理代表负责统筹公司对内、外重大、紧急相关信息的传递与处理。
3.1.2品证负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理。
3.1.3品证负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
3.1.4各部门负责工作范围内对应相关的环境和环境信息的收集、传递与交流。
3.1.5各部门负责一般信息的传递与处理。
4定义：无
5作业内容
5.1信息的分类
5.1.1外部信息
5.1.1.1客户的环境投诉与公司内的环境信息、地方检测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。
5.1.1.2政策法规标准类信息，ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ环境法律法规、条例、产品标准等。
5.1.1.3相关方反馈的信息及投诉等，相关方如客户，供方、社区、居民、外包方等。
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DWC-EP-006
版次
A1
页次
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盘、光碟等），提供适宜的环境分别存放，统一保管；并参照图书分类的方式，进行分类整理，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
5.3.2品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要，根据各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在品证调阅所需的信息，品证负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。
5.2.3.2潜在不合格的处理依《不合格、纠正与预防措施控制程序》。
5.2.3.3紧急环境信息由发现部门迅速传递给总务，程序依《应急准备和响应控制程序》。、
5.2.2.4其他内部信息的处理：提供者应及时反馈给总务或管理代表进行处理。
5.3信息库的建立和应用
5.3.1品证和管理代表建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如：纸张、磁
5.1.1.4本公司与客户SONY的信息沟通依《SONY信息传递管理规定》和《SONY信息公司内部管理规定》进行。
5.1.1.5其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境要求环境管理等方面的信息。
5.1.2内部信息
5.1.2.1正常信息，如方针、目标、指标、检验、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行的其他记录等。