易度文档管理产品介绍版本: 2.0版权: 上海润普网络信息技术有限公司日期: 2009.3.18章节索引1. 企业为什么需要文档管理2. 易度文档管理3. 产品设计理念3.1. 全面的文档管理3.2. 以知识管理思想为指导3.3. 简单易用，高用户体验4. 功能和特点4.1. 强大的全文检索和高级搜索4.2. 文档和图纸在线预览4.3. 图片自动缩略预览4.4. 全方位的安全防护4.5. 柔性、易用的权限控制4.6. web文件夹:批量上传和下载4.7. 实用的批量元数据处理4.8. 清晰的树状文件夹结构，支持剪切移动与复制4.9. 创新的分组标签筛选功能4.10. 在线编写文本文件4.11. 评注和订阅：多人文档协作4.12. 个人文件和共享4.13. 实用的文档审核流程4.14. 简单易用的文档多版本支持4.15. 文件回收站：数据误删和恢复4.16. 开放、可靠、可扩展的存储4.17. 现有数据导入工具4.18. 工作管理平台模块之一，功能可扩展4.19. 开放API，可集成5. 产品创新和独特性6. 系统配置6.1. 推荐硬件配置6.2. 网络6.3. 系统软件7. 实施过程8. 产品版本比较9. 附：润普公司介绍1. 企业为什么需要文档管理文档是企业重要的智力资产。
在企业中，文档一般都一电子的形式存在，比如微软的.doc格式，或者.-pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能已经存档不-得再修改。
企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：1. 文档存储分和混乱，导致文档查找非常困难，员工效率受到影响。
2. 文档版本繁多，审核流程多样化，出现使用错误的文档版本、审核不全面的现象，导致了严重的后-果。
3. 文档泄密，导致公司重大损失。
4. 员工走了，交接不全，相关文档也丢失了，工作难以接续。
5. 文档共享协作不方便，让各员工之间工作配合非常低效。
事实上，企业要求能够可靠的存储集中文档，方便的获取需要文档，有效的协作编写文档，安全的控制-文档的读写权限。
2. 易度文档管理易度文档管理系统，ZDMS，是润普公司针对上述问题和需求，基于知识管理的理念，开发的一套用于-企业电子文档、电子资料管理的软件系统，帮助企业管理各种形态、各个阶段的文档资料。
ZDMS为企业中的个人、团队、以及部门，提供海量文档资料的安全集中的存储空间，采用了领先的文-档权限控制和SSL加密技术，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。
易度文档管理解决方案，是易度专业人员在ZDMS产品的基础上，为企业提供系统的初始化、培训、客-户化定制、系统集成、上线支持的全套软件和咨询服务，为企业提供交钥匙的专业服务。
3. 产品设计理念3.1. 全面的文档管理通过易度文档管理系统（ZDMS）企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：创建、修改、版本控制-、审批程序、存储、查询、重用以及归档。
3.2. 以知识管理思想为指导文档是企业智力资产最重要的承载形式。
文档管理，本质上是知识管理的重要组成部分。
企业进行文档-管理，是为了让文档服务于人，服务于企业的核心业务，最终能提升是企业的核心竞争力。
易度文档管理，在设计上特别从知识管理的角度给予支持。
比如文档的订阅评注、文档的标签分类、全-文搜索等，都是从知识的提升、获取等角度专门设计的。
3.3. 简单易用，高用户体验易用性是软件产品一个非常重要的指标。
易度融入web2.0以用户为中心的设计理念，非常强调用户体验。
易度提供简洁一致的用户网页界面，无须安装客户端，页面采用大量不必页面刷新的Ajax技术，让用户-在无须专门培训的情况下，便可掌握轻松使用。
易度也-可与桌面环境进行集成，特别是和windows的web文件夹可以无缝集成，采用用户熟识的资源管理器来-管理文件。
4. 功能和特点和其他的同类产品比较，易度文档管理有很多独特的地方，下面分别做简要的介绍。
4.1. 强大的全文检索和高级搜索ZDMS可对文档进-行全文检索，我们采用工业级别的X iapian全文搜索引擎，可支持海量文档的全文搜索。
系统支持根据时间、格式、大小等条件，对文档进行高级的搜索，确保快速找到需要的文档。
4.2. 文档和图纸在线预览ZDMS支持常见文档直接在网页上进行预览，用户无须安装任何桌面软件，便可查看文档内容。
ZDMS支持常用的office文档，如：pdf/doc/excel/wps/... ，也支持autocad的dwg/dxf格式图纸。
4.3. 图片自动缩略预览用户上传的图片，可以自动生成缩略图显示。
避免图片过大导致下载速度缓慢，影响查看的感受。
4.4. 全方位的安全防护企业机密核心文档的丢失和泄漏可能对企业是致命性的打击，而纸质文档也存在抗灾性差等问题。
ZDMS在安全方面进行周全了的考虑：- 和网上银行的一样，数据可采用SSL 128位安全加密传输，确保在传输过程中，数据不泄密。
- 人手一个用户帐号，密码保护，根据岗位来控制系统使用权限- 所有操作，均有日志记录，可事后追溯责任。
4.5. 柔性、易用的权限控制ZDMS采用柔性、灵活而易用的权限控制机制。
针对文件夹，我们提供管理员、协作人、编辑人、查看人和保密信息查看人等角色，可委托文件夹管理-员进行权限管理，避免集中的权限设置。
系统支持成组授权，可结合组织架构、岗位来授权。
只需设置好员工的岗位，便可直接设置好整个系统-的文档管理权限，这样可大大简化权限的设置。
另外ZDMS支持权限继承，默认自动从上层文件夹继承权限，也可禁止。
4.6. web文件夹:批量上传和下载通过资源管理器，批量文件的上传和下载，是简化文件传输的一个重要手段。
系统支-持windows的web文件夹，在资源管理中文件批量拖放的操作，摆脱浏览器对文件操作的限制。
而且权-限控制完全和网页访问相同，无须额外的权限管理。
4.7. 实用的批量元数据处理批量上传数据，可能需要批量补充元数据，比如标题改名、增加标签、增加描述、批量发布等。
4.8. 清晰的树状文件夹结构，支持剪切移动与复制系统支持对文件的移动，方便对文件的整理。
特别是在文件存档的过程中，需要从个人文件区转移到正式存档区。
4.9. 创新的分组标签筛选功能分组标签技术，是web 2.0标签机制的一个改良技术。
他解决了标签过多缺乏管理的问题。
分面标签能从多个角度进行分面的标签分类浏览，能同时选择多个-标签进行过滤。
另一方面，他解决了文档需要定制元数据，导致管理维护复杂的问题。
文档可直接通过定义分面标签来-扩展元数据。
4.10. 在线编写文本文件可直接在网站上新建文本文件，文本文件保存后，直接保存到服务器上。
对于特殊的文本格式，比如wiki-、reStructuredText，也可直接在线html预览。
对于软件源代码，可关键字语法着色加亮后显示。
4.11. 评注和订阅：多人文档协作ZDMS可对每一个文件提供评注和订阅功能，建立文档编写团队。
所有讨论内容，可自动推送到用户的-信箱。
4.12. 个人文件和共享ZDMS为每个登录用户分配了一个文件存储区域。
个人文档可通过存放在个人文件夹中。
通过共享个人-文件夹，可实现文件的共享。
4.13. 实用的文档审核流程文档的实际审核流程通常是复杂的，比如需要支持多审、串行、并行审核。
通常的处理方法是，需要提供审核流程的定义工具。
但是实际操作上这种功能强大所带来的复杂性，最-终导致这种流程可操作很低，不易用。
ZDM-S提供了简单的、需要人工干预的半自动文档审核流程。
ZDMS仅对终审进行控制，终审决定是否发布-。
中间可安排众多的审核过程，均采用订阅评注进行。
整个流程可使用消息和邮件自动推送相关人员，推动流程前进。
4.14. 简单易用的文档多版本支持专业的版本控制系统过于专业，难以掌握。
易度提供了非常简单的版本管理，方便将文件保存为新版本-。
对于可在线预览的文档，更可支持不同版本之间的对比。
4.15. 文件回收站：数据误删和恢复不小心的错误操作，导致数据致命的丢失。
ZDMS支持回收站功能，可实现对文档的安全删除。
删除的文档，可在回收站中保存一个月；在这一个月时间内，可以对误删的文档进行数据付恢复。
4.16. 开放、可靠、可扩展的存储文档直接存放在文件系统中，元数据也可导出到文件系统中以开放格式的文本文件存放，均可直接进行-阅读。
这样的好处是，文档不依赖于软件的存在而存在，险更低。
系统的存储，采用开-源的FRS存储格式，提供开源的python访问包。
FRS格式可分离缓存数据和核心数据，便于制定备份策-略，减少磁盘占用；FRS格式还可以灵活配置扩展硬盘，方便和NAS磁盘设备结合。
4.17. 现有数据导入工具ZDMS提供简单的工具，可方便的将初始数据直接导入到系统，包括文件和元数据。
4.18. 工作管理平台模块之一，功能可扩展文档管理不是孤立的。
每个应用场合有自己的文档管理方法，有自己的上下文和关联关系。
脱离应用的-文档管理，失去了有机的存在空间。
ZDMS是易度企业工作平台的核心模块之一，可轻松扩展其他的功能模块：- 从工作源头管起，全程的文档管理，还包括计划、任务...，和文档相互关联- 隐形知识的管理，如消息板、论坛，通过附件和文档关联- 客户联系人的管理4.19. 开放API，可集成ZDMS提供API，供其他系统整合。
根据需求，润普可以进行定制，整合其他的系统。
系统支持LDAP／AD／数据库等接口的用户集成。
5. 产品创新和独特性1. 采用开放的、分布式、海量文件库存储（FRS）2. 分面标签组(Faceted Tag)3. 采用AJAX技术的易用界面，兼容IE/firefox/mathon等多种浏览器4. 权限和岗位、组织结构精确绑定，固化和简化企业权限管理体系5. 各种Office／PDF／WPS文档、图片的在线预览6. reStructuturedText格式文本可在线预览，生成PDF7. 支持LDAP／AD／数据库等接口的用户集成8. 数据初始化导入工具9. 宽松的使用许可，对容量、客户数量不做任何限制10. 部分源代码开源（opensource），企业文档数据不被锁死11. 采用python/zope技术开发，可在windows/linux等平台部署12. 全套的开源架构，减少解决方案的整体成本6. 系统配置6.1. 推荐硬件配置- 至强服务器- 内存2G- 磁盘：sata，500G X 2，可扩展, RAID0- 操作系统：ubuntu linux ，或者windows 20036.2. 网络要求开通远程桌面服务，能够在公司外远程访问该服务器6.3. 系统软件系统采用一系列开源软件，无须购买，可大大节省成本。