北京理工大学珠海学院档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为了加强学校档案管理工作，实现学校档案管理工作规范化、制度化，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》制订本办法。
第二条档案工作是学校工作的一个重要组成部分，是重要基础工作之一，是维护学校真实面貌的一项科学文化事业，它在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。
学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，所需经费应单独立项，列入学校预算，统筹解决。
第三条我校档案是指在教学、科研、管理及其它各项活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
包括文字、图纸、实验记录、计算材料、照片、影片、录像带、磁盘、光盘等。
第四条我校档案严格实行部门立卷归档制度，档案工作要实现“四同步”：即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；“三纳入”：将档案工作纳入领导的议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师、科技人员和干部的职责范围；“三卡关”：卡好鉴定验收关、上报成果关、升等晋级关。
第二章领导体制及职责
第五条我校档案室由学校主管副院长分管，综合办公室直接负责，配备必要工作人员。
第六条各处（室）、专业学院、教学部均应结合本单位档案收集、整理、立卷、归档等工作任务的实际情况，确定一名领导分管，并设专职或兼职档案管理工作人员负责本单位的档案工作。
第七条我校档案工作实行统一领导和分级管理的原则。
档案室对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度，并负责进行业务指导、监督和检查。
第八条档案室的职责
1、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，并广泛宣传。
2、规划全校档案工作，建立健全各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
3、负责收集（征集）、整理、保管、鉴定、统计、销毁全校各种门类、载体的档案及有关资料。
4、负责档案的科学管理和开放利用工作。
5、保守档案秘密、确保档案安全保护工作，最大限度地延长档案寿命。
6、开展档案编研工作，积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录、各种档案参考资料。
7、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
8、健全全校档案工作网络，培训全校专（兼）职档案管理工作人员。
9、完成校领导交办的其他任务。
第三章文件材料的归档、移交和接收工作
第九条我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，各单位应把文件材料的归档工作纳入岗位职责范围。
一般由立卷单位按文件材料的自然形成规律，按案卷质量规范要求进行系统整理立卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订组卷。
经本单位负责人检查并签署意见后，按期向档案室移交。
各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有（各类档案的立卷归档办法将分别另文规定）。
第十条科技文件材料归档时，应由课题、产品规划与试制、基建工程、贵重仪器开箱等项目的负责人签名，有关业务主管部门和档案部门加以审查、签署意见。
没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果；党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还需要部门主管领导审签。
第十一条档案保存分类：
1、党群行政类
主要包括学校综合办公室、党群工作处及各处、工会、团委、民主党派等组织、部门工作中形成的文件材料。
按《北京理工大学珠海学院党群、行政类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
2、教学类
主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作的文件材料。
按《北京理工大学珠海学院教学类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
3、科学研究类
按《北京理工大学珠海学院科学研究类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
4、基本建设类
按《北京理工大学珠海学院基本建设类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
5、仪器设备类
包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值5万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。
按《北京理工大学珠海学院仪器设备类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
6、外事类
包括学校在与外国（包括港、澳）团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好住来、教学活动中形成的文件材料。
授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
按《北京理工大学珠海学院外事类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
7、财会类
按《北京理工大学珠海学院财会类文件材料的归档范围和保管期限表》执行。
8、声像载体类
包括学校在教学、科研和党政管理等各项活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的，以照片、录音带、录像带等方式记录的专门载体及其配套的文字材料。
9、人物档案
本校教职工中有突出贡献的专家、院长、党委书记、副院长、党委副书记、正教授、兼任市以上领导职务的人员，市级以上劳动模范、获市级以上科技发明、科技进步奖励的人员的生平、事迹、传记、回忆录、论文、专著、教材、
录音、录像、照片、奖状、奖章、聘书、委任状、代表证、学历证明、学位证书、重大活动纪要、讲话、报告以及其他也有保存价值的材料。
第十二条归档时间和手续：
1、各单位执行按年度或学年度归档制度。
原则上每年于六月底前将上一年度（即每年1月1日起至12年31日止）或上一学年（即每年9月1日至次年8月31日止）的档案归入档案室。
2、科研、基建档案在项目完成并通过鉴定验收后，两个月内归档。
3、随时接收上级规定和校内重要活动的档案，定期接收有关部门保存一定年限属于永久、长期保存的档案。
4、接收档案必须履行手续，填写清册，一式两份。
交接双方可签名或盖章。
第四章档案的管理
第十三条档案室的所有档案都必须进行科学的加工整理、分类、编号或排列，区别保管期限，并编制各种检索工具，以便于利用。
第十四条档案库房编制存放示意图。
案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。
案卷上必须排列顺序编制案卷号。
第十五条库房的安全保护和保密工作，应明确专人负责、定期检查、记录在案。
遇有特殊情况，立即向学校主管领导报告，及时处理。
对已破损的褪变档案，抓紧修复或复制。
第十六条库房应符合“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光”的要求，保持标准温度14～24℃和标准相对湿度45～50%。
第十七条根据档案现代化管理的需要，学校应有计划地为档案室配备电脑、复印机、照相机（翻拍机）、录音机、空调机、吸尘器及缩微机等，并配备档案装具。
第十八条在院长领导下，由综合办公室、档案室和其他有关职能部门负责人组成校档案工作领导小组，定期听取汇报，研究决策全校档案工作，解决档案工作中的重大问题。
第十九条档案室指定专人负责对档案的接收（征集）、整理、利用、销毁和各种情况进行统计。
建立、健全统计台帐。
掌握数据，及时上报各种报表。
第五章档案的开放利用
第二十条档案室应积极、主动地开展档案利用工作，制定档案借阅和复制制度。
按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于规定范围的档案。
第二十一条凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案室同意后，均可查阅利用档案。
复制档案须由档案室负责办理，并按规定合理收费。
未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案。
港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案的，须经有关主管部门介绍。
外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。
第二十二条室藏档案凡涉及党和国家秘密、涉及专利和技术秘密、涉及个人隐私或档案形成部门规定限期利用的，不宜开放。
第二十三条校内各单位借出档案，应按期归还。
逾期不还者，定期催还。
如发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学校严肃处理或追
究法律责任。
第六章档案鉴定或销毁
第二十四条档案鉴定工作在主管副院长的领导下，由档案室和有关业务部门共同组成鉴定小组按规定进行。
第二十五条需销毁的档案，要登记造册，报主管副院长批准。
销毁时要有二人监销，以防泄密。
第七章附则
第二十六条过去所发文件与本办法相抵触的，以本办法为准。
第二十七条本办法解释权归属综合办公室。
二OO七年五月三十日。