WORD中邮件合并功能的实际应用
绍兴市道路运输管理处余文曜
Microsoft word中带来一个邮件合并功能，它在许多地方很有用，现在以考试成绩通知的制作为例介绍给大家。

有如下通知书：
电子表格，内容如下：
一、创建通知的WORD文档。

如图1。

二、选“工具”，“邮件合并”，出现如下界面，
按提示进行操作，第一步，创建主文档，它可以是“套用信函”等四种中的任何一种，并将“通知”这一活动窗口设为主文档。

第二步，获取数据源，打开事先准备的电子表格（按目录途径找到事先做好的电子表格）。

按提示进入编辑主文档，这时WORD的工具栏多了一个“插入合并域”按钮，我们将光标移到同志前，点“插入合并域”，后选“姓名”，在另外二个地方分别插入“考试成绩”“取成绩单时间”。

Word文档成下如所示：
之后我们只要点“《》ABC”键，就可逐张看通知书，选项定一张后可逐张打印，点“合并到新文档”按钮，可以生成连续打印的新文档。

如下图：
在使用过程中，我们用到的数据源可以是电子表格，也可以FOX表或ACCESS表等，在写信封时甚至可以是OUTLOOK的通讯薄，其他格式的数据源，大家也可试用一下。

至于主文档的样式，你可以根据自己需要的文本格式自由设置。

当然也可以是表格和证件。

是否行方便，请大家试用。

绍兴市胜利西路底云栖
绍兴市道路运输管理处余文曜
邮编：312000
E-mail:yuwenyao@
3月12日
很多朋友都喜欢用Word的邮件合并功能，对于批量打印信封、成绩单之类的非常实用。

可是，默认状态
下，邮件合并生成的文件都是一页一条记录，通常我们都用A4纸打印，怎样在一页纸上打印多条记录？
邮件合并要注意节约纸张
（发表在《电脑应用文萃》2005.2）
亡羊补牢为时不晚
其实，只要把通过邮件合并输出的文件切换到“普通视图”下，你就可以明白为什么每页只能打印一条数据了。

原来，用邮件合并输出的文件每条数据之间都自动插入了分节符。

我们只要用“查找和替换”的方法将分节符替换成换行符就可以解决问题了。

第一步：先用邮件合并的方法，将数据表合并输出到一个Word文件中。

第二步：单击“编辑→替换”命令，弹出的“查找和替换”对话框。

第三步：单击“高级”按钮，再在随后打开的“搜索选项”中单击“特殊字符→分节符”。

或者直接在“查找内容”框中输入“^b”。

第四步：将光标定位到“替换为”文本框，单击“特殊字符→段落标记”，或者直接输入“^p”。

第五步：选定“搜索范围”为“全部”，然后单击“全部替换”按钮。

以上方法虽然可行，但一是可能会遇到一条记录跨两页的情况，二是无法实现横向并排多条标签。

当然，最重要的问题在于：它是修改合并后的文件，一旦数据源做了修改，重新进行了邮件合并，所有工作都得重新来。

下面看看如何在源标签模版中解决问题。

先知先觉一劳永逸
第一步：单击“视图→工具栏”，给其中的“邮件合并”打勾；
第二步：如图1，将光标定位到标签模版结尾处，单击“邮件合并”工具栏的“插入Word域→下一记录”。

此时，可看到模版最后多了一个《Next Record》域；
第三步：按全选标签模版的内容，“复制→粘贴”多份；
小提示
★复制前一定将标签模版中各元素的字号、位置都设置完毕，避免重复劳动。

根据页面大小及一个标签所占行数，将一页纸粘贴满即可。

★两个标签之间插入多个空行，以方便裁剪；
第四步：因为分页时，系统会自动读取下一记录，因此必须删除页面最后一个标签后的《Next Record》域。

小提示
这一步非常重要，否则将会在每页分页时漏掉一条记录。

比如：一页打印4个标签，邮件合并后会将第5、10、15……条数据遗漏。

第五步：如果想横向并排打印多个标签，可以使用表格功能。

一个单元格内复制一个标签模版即可，如图2。

小提示
为了避免将表格线打印出来，将表格边框设置为“无”即可。

小编寄语：对于已经合并好而且无需修改的文件，可采用前一种方法；多数场合，还是用第二种方法比较好。

毕竟，做好了模版，任它数据如何变换，你都不用着急了。