办公室环境管理
一
办公室环境的构成
办公室的环境分为软环境和硬环境。 软环境——办公室的工作氛围、人际关系、 秘书人员的素质等。 硬环境——办公室的空气、 光线、声音等。

（一）构成办公环境的要素

空气。要有良好的通风、温度要适宜。 室温20——25度。 光线。光线应充足。自然光为好，光 线不应引起计算机屏幕的反射。 声音。保持肃静、安宁的气氛。应有 一定的吸音、静音设施。
经常清理参与使用的文件柜、书架、物 品柜等共用资源。 注意清理由你负责的接待区或会议室， 并在访客离开或会后立即清理，保证下 一个访客或会议前又显现一个清洁整齐 的环境。
⑤公用资源摆放有序，用后归位
文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆 放，常重的、大的放在下面，轻的、小的放 上面，且摆放有序，便于取用，并做到用 后归位；
（三）办公室布置的具体要求 1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作 流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作 人员应朝同一方向。 2、各座位间通道适宜，应以事就人。 3、领导应位于后方。 4、常用设备位于使用者处。 5、电话最好是5平方米空间范围内一部。 6.光线应来自于左方。
三、保持工作环境整洁
（三）开放式和封闭式办公室优缺点
优点 开 放 式 缺点
1、灵活应变，工作位置随需要而 移动、改变 2、节省面积和门、墙等，节省费 用，能容纳更多的员工 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行动易得到 上司的督察 5、容易集中化服务和共享办公设 备
1、难保机密 2、难集中注意力，员工 易受电话等干扰 3、办公区域噪音太大 4、员工难于找到属于自 己的私人空间
4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处， 否则应规定来客须知。 5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。 6、主管座位置于员工座位之后。 7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不 要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。 8、电源插座充足。 9、常用的设备与档案应置于使用者附近。 10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷 的需要。
四、营造安全健康的办公环境
（一）树立健康安全意识 1、学法、懂法，树立安全意识，用法律保护自己的
合法劳动权益； 2、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保 护的规定和本组织有关的规章制度； 3、主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，病 灾职权范围内的应及时加以排除。 4、发现特殊情况及时反映。 5、按照设备安全操作规程操作设备。 6、发现故障，立即报告并填写“设备故障登记表”。
封 闭 式
1、易于集中精力，免受外界的干 扰 2、保密性强 3、比较安全 4、易于保证隐私
1、费用高，门、窗等占 用空间 2、难于监督工作人员的 活动 3、难于交流，员工被分 隔开，易感觉孤独
二、办公室的布置
（一）布置办公室的三大原则 1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （二）布置办公室的基本要求 1、采用一大间办公室比采用同样大小的若干小办 公室为优。 2、桌子规格相同。 3、各种柜子高度一致。
三、保持工作环境整洁
（一）秘书要经常清洁整理由你负责的办公区 1、个人工作环境 清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具 以及门窗墙壁等处； 保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零 散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的 物品； 电话按键和听筒应经常清洁消毒；
自用的办公用品（纸张、笔尺、小装订 类、归档用品、办公设备专用易耗品）应 有序存放，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直 立在文件架上，并贴有标识予以区分，取 用有序，保密的文件和不常用的文件夹应 存放在文件柜里； 专用的电话应放在左手边方便拿到的位 置，以用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起， 便于电源接线和管理，注意整洁。


绿化。

（二）办公室布局类型

布局的作用 能形成效率的工作流程；有利于员工的工 作分配；有利于工作顺利完成。
开放式布局 全开放式——一个完整敞开的大空间，包 含单个工作位置的组合。工作位置的组合 按工作运转流程和信息的流程来安排的。 每个工作位置有办公桌、电话等设备
封闭式布局 传统式办公室。按办公职能设置分割的 若干个相对独立办公室，组成一个个小 办公室。
4、办公设备及操作中的隐患：如电 线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电 脑显示器摆放不当的反光，复印机的 辐射，违规操作等。 5、工作中疏忽大意造成伤害。 6、火灾或消防中的隐患。
一些常用的公用物品如电话号码本、 航班表、火车时刻表、字典等按办公室 要求放在柜子里或书架上，注意用后放 回原位，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料 以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并 经常整理，做好接待窗口的对外形象。
三、保持工作环境整洁 （三）清洁整理上司工作区域
1.整理和清洁办公室和办公桌。 2.每天定时通风。 3.整理文件。 4.整理花卉、盆景等。 5.烟缸、茶具进行整理。 6.安全、卫生的检查。
三、保持工作环境整洁 来访者用过的茶具应立即清洁干净，并 重新摆放好； 保持电脑、电话等设备的线路整齐。 ⑥报纸、杂志、资料、文件等及时处理。 ⑦下班前检查电脑等是否关闭、抽屉等是 否锁好。
三、保持工作环境整洁 （二）清洁整理公用区域
正确使用并注意维护复印机、打印机等 办公设备，保持周边整洁。 注意在办公设备、室内光线、温度、通 风等方面存在的问题，提出建议并进行 整改。

设备故障登记表
时间 发现人
设备名称
何故障
维修要求
维修负责人
四、营造安全健康的办公环境
（二）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及 门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办 公室前忘记关窗、锁门等。 2、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或 刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 3、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等 摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角； 橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。