劳动合同管理单机版用户操作手册浙江天正思维信息技术有限公司二〇〇七年七月目录版本日期：2007-7-21前言单位劳动合同信息管理系统(单机版)是给每个单位内部管理用的一个小程序。
主要完成如下工作：1、管理本单位基本信息，提供登记、维护和Excel导出报送功能；2、管理本单位内部职工的合同，提供新签、续签、中止、恢复、解除、终止、变更、维护功能；3、标准Excel格式数据导入功能；4、上报数据文件电子报送和纸质材料打印功能；5、为了保证每个单位每天输入的信息能够及时备份，当计算机发生以外的时候（例如文件破坏），能够恢复数据，本小系统还提供数据备份的功能。
具体备份以及如何恢复请参考本操作手册数据备份和恢复章节。
2运行环境windows 98,2000,2003,xp操作系统。
3安装双击“这个安装包，默认安装即可。
4操作流程4.1系统登陆双击桌面的快捷图标，首次登陆会有如下提示信息：如选择“是”，将马上进入单位基本信息管理窗口，如下界面：如选择“否”则进入主操作平台：4.2主操作平台介绍窗口主要分：菜单、工具栏、主界面、状态栏；1、一级菜单：文件、信息登记、信息维护、信息查询、帮助;2、工具栏：1)：功能――新增一条记录；在登记单位信息和合同信息时需要点击该按钮；2)：功能――保存信息；登记、维护单位信息和合同信息时需要点击该按钮保存信息；3)：功能――删除信息；删除单位信息和合同信息时需要点击该按钮删除登记错误的信息；4)：功能――查询信息；主要在查询窗口使用，设置相应条件点这个按钮可以查询出符合条件的信息；5)：功能――打印信息；可打印相关信息；6)：功能――数据导出；主要由于数据上报劳动和社会保障部门(乡镇人力资源和社会保障服务所)，点该按钮，可将当前窗口的信息列表（单位信息没有列表，只有一条）中的信息已Excel表格的形式导出；7)：功能――关闭窗口和退出系统；4.3单位基本信息管理4.3.1本单位基本信息登记与维护单位基本信息管理是进行合同管理的前提，即简单的将本单位的基本信息输入到计算机中，主要登记项有单位名称、英文名称、组织机构代码、公积金单位代码、地税登记号、所在区域*、单位类型*，经济类型*、行业分类*、注册登记机关*、成立日期、经营截止期限、法定代表人、联系电话、注册地址、注册资金、投资者相关信息等，（其中*结尾的登记项表示只能通过下拉的选择来获得数据，不能手工输入）。
具体如下图：进入窗口后，在工具栏上点击“新增”，然后就可以逐个输入登记项，蓝色字体的登记项不能为空，是必须要输入的，否则不能保存，登记完成后，点“保存”按钮，出现提示“保存成功！”，表示已经登记成功；然后就可以进行单位劳动合同登记等一系列步骤了。
对于已经登记好的单位如果需要修改，只要在该窗口上修改相关栏目信息后保存即可。
如果需要删除单位，点“删除”按钮就可以。
如果需要导出单位基本信息，点“数据导出”按钮就可以。
如果需要打印单位基本信息，点击工具栏上的“打印”按钮。
说明：1、组织机构代码格式：XXXXXXXX-X；共十位，第九位用“-”隔开；2、公积金单位代码：XXXXXX；共六位；3、蓝色字体的登记项为必填项，不能为空，否则不能保存；4、投资来源地项可以点击右边的按钮进行辅助查询；5、投资资金的单位需选择相应的币种；6、日期通过键盘输入时请把输入法切换到英文输入法，否则将无法键盘输入。
4.3.2派遣单位基本信息登记与维护第一次打开此登记窗口时，有如下提示信息：选择“是”进入登记界面，选择“否”将不进入登记界面。
如下图：派遣单位基本信息登记主要是为劳务公司等有劳务派遣业务单位设置的功能。
派遣单位基本信息登记操作方法和单位单位基本信息登记窗口基本一致，唯一不同的是可以登记多个派遣单位，可以在信息列表中查看。
主要登记项有单位名称、英文名称、组织机构代码、公积金单位代码、地税登记号、所在区域*、单位类型*，经济类型*、行业分类*、注册登记机关*、成立日期、经营截止期限、法定代表人、联系电话、注册地址、注册资金、投资者相关信息等，（其中*结尾的登记项表示只能通过下拉的选择来获得数据，不能手工输入）。
具体如下图：说明：1、一个单位是可以登记多个派遣单位，具体操作步骤是：在登记并保存完一个派遣单位后，在工具栏上点击“新增”，新增一家单位；2、已经登记的派遣单位在单位信息列表中显示。
双击选中要单位，可对该单位进行维护；3、组织机构代码格式：XXXXXXXX-X；共十位，第九位用“-”隔开；4、公积金单位代码：XXXXXX；共六位；5、蓝色字体的登记项为必填项，不能为空，否则不能保存；6、投资来源地项可以点击右边的按钮进行辅助查询；7、投资资金的单位需选择相应的币种；8、日期通过键盘输入时请把输入法切换到英文输入法，否则将无法键盘输入。
4.4劳动合同管理4.4.1劳动合同新签劳动合同登记主要登记合同中的人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。
输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”（或者通过身份证输入框后的“”按钮，选择相应的人员，不过新签等未在程序中登记过的人员一般查找不到），如果该人员原来没有登记过合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”，保存即可。
如下图：说明：1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；2、会员公积金编号格式：XXXXXXXX，八位；3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；4、合同类型为：“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用。
9、当天登记的新签合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。
4.4.2劳动合同续签劳动合同续签主要登记续签合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。
一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份续签合同。
输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”（或者通过身份证输入框后的“”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：如果选择“是”将进行续签，选择“否”将不续签。
续签时，系统默认合同签订日期和合同开始日期未原有效合同结束日期的下一天，合同状态默认为续签，其他项目与原合同一样；正常情况下，如果只是合同期限改变，只要输入合同结束日期即可和预计报送日期即可保存；如果其他项目也有变化，请修改后一起保存。
如下图：说明：1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；2、会员公积金编号格式：XXXXXXXX，八位；3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；4、合同类型为：“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；9、当天登记的续签合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。
4.4.3合同解除终止劳动合同解除终止主要登记解除或终止合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。
一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份解除或终止合同。
输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”（或者通过身份证输入框后的“”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：如果选择“是”将进行解除或终止，选择“否”将不解除或终止。
解除或终止时，只要选择合同状态（默认为“终止”）、类型、日期、原因和预计报送日期即可保存。
如下图：说明：1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；会员公积金编号格式：XXXXXXXX，八位；2、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；3、合同类型为：“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；4、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；5、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；6、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；7、合同解除/终止类型和日期必填；8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；9、当天登记的解除或终止合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。
4.4.4合同中止恢复劳动合同中止恢复主要登记中止或恢复合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。
一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份中止或恢复合同。
输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”（或者通过身份证输入框后的“”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：如果选择“是”将进行中止或恢复，选择“否”将不中止或恢复。
中止或恢复时，只要输入原因和预计报送日期即可保存。
如下图：说明：1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；2、会员公积金编号格式：XXXXXXXX，八位；3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；4、合同类型为：“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；9、当天登记的中止或恢复合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。