审核后。制修订承办者参照“文件标准格式”拟订文件内容，确定文件版次号。联同《文件制修
订申请表》呈相关人员审批，审批权限按本文件第四条款执行；
B) 在文件审核、批准阶段，若有任何意见由制修订部门负责修改完善。
6.4.2 文件修订：
编制
审核
批准
日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
文件和资料控制程序
理者代表批准生效，公司保密文件（如供应商资料等）借阅需总经理批准；
C) 文控中心须登记记录借阅文件情况。
6.6 文件回收
6.6.1 文件进行换版时，文控中心应于分发新版时按“文件发放范围”收回所有的旧版文件并盖上红色“作
废文件”印章后销毁，正本则盖红色“作废文件”印章后作相应保存；
6.6.2 文件回收时，文控中心须在《文件收发记录表》回收栏记录，并于确认栏确认；
领及最基本的文件。
3.5 程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主
要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。
3.6 作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这
一类的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。
文件和资料控制程序
版次
A0
页次
6/9
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ）
A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0
B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；……
C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
页码
数量
备注
部门确认 文控确认
确认 旧版回收
是否销毁
备注
记录编号：RS-A0-007
文件编号
文件名称
版 次：A0
受控文件最新版一览表
版 页 页码/修 文件编号 本 次 改码
文件名称
页 次：1/1
版 页 页码/修 本 次 改码
制 表：
审 核：
记录编号：RS-A0-008
6.1.4 表单编号：
□□- □□□- □□
表单版次 表单流水号 部门编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。
部门编号如下： 总 经 理 办 公室 ZJ
人事 行政部 RS
产品开发部 CP
生产部 SC
品质部 PZ
营销中心 YX
财务部 CW
编制
审核
批准
日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
XXXXXXX 服 饰 有 限 公 司 文件和资料控制程序
受控印章
受控副本章
文件编号
HJ-OP-001
文件版次
A0
发布日期
生效日期
拟制
审核
批准
批准日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
文件和资料控制程序
版次
A0
页次
3/9
1.0 目 的
确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。
4.1.1 质量手册
A) 人事行政部组织编制修订；
B) 副管理者代表审核；
C) 总经理批准。
编制
审核
批准
日期
文件编号 HJ-OP-001 4.1.2 程序文件：
文件 名称
文件和资料控制程序
A) 责任部门主管/经理/总监编制修订；
B) 副管理者代表审核及相关责任部门经理/总监会签；
C) 管理者代表批准。
版修订内容之一。
6.4.3 文件废止：
A) 当整份文件不适合公司运作或考虑简化运作需要删减文件时，可由文件编写部门提出文件废止申
请；
B) 文件废止后原文件编号不得重复使用；
C) 文件废止由申请部组填写《文件废止申请表》报原文件职位审批人批准后可予以废止。
6.5 文件发行及借阅管理
6.5.1 公司所有运作文件的发放均需以受控文件形式发放且由文控中心负责，文控中心需确保发放到各部门
二年 二年
编制
审核
批准
日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
文件和资料控制程序
8.0
附录
8.1 《封面标准格式》
（附录一）
8.2 《发放范围及修改记录标准格式》 （附录二）
8.3 《正文标准格式》
（附录三）
8.4 《文件制修订申请表》
（附录四）
8.5 《文件废止申请表》
（附录五）
8.6 《文件收发记录表》
（附录六）
8.7 《受控文件最新版一览表》
（附录七）
8.8 《文件销毁申请表》
（附录八）
8.9 《受控文件遗失报告表》
（附录九）
版次
A0
页次
9/9
编制
蒋晓
审核
批准
日期
记录编号：RS-A0-004
申请部门： 制修订文件名称：
版 次：A0
文件制修订申请表
申请人： 文件编号：
页 次：1/1
□制订 □修订 新版次： 旧版次：
6.2
文件架构
6.2.1 质量手册架构：按 ISO9001：2000 条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应
的程序文件、作业指导书。
6.2.2 程序文件架构：
A) 目的；
B) 范围；
C) 定义；
D) 职责；
E) 流程图；
F) 程序；
G) 支持性文件；
H) 记录；
I) 附录。
6.2.3 作业指导书架构：作业指导书的架构参照程序文件架构，其中 C、D、E、G 可根据实际情况选择是否
盖有“受控副本”印章，由使用部门管理。
3.3 非受控文件：
3.3.1 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件；
3.3.2 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。
3.4 质量手册：是公司建立符合 ISO9001：2000 要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲
需要。
6.3
文件标准格式：
6.3.1 封面按“RS-A0-001”（附件一）格式制作；
6.3.2 发放范围及修改记录按“RS-A0-002”（附件二）格式制作；
6.3.3 正文页按“RS-A0-003”（附件三）格式制作，并统一编排页次。
6.4
文件制订、修订、废止
6.4.1 文件制订：
A) 根据实际工作需要，由文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监或以上职位人员
回收记录、控制 回收失效文件 销毁
文控中心 文控中心 文控中心
《文件收发记录表》 《文件销毁申请表》
编制
审核
批准
日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
6.0Leabharlann 程序6.1文件编号及文件版次号
6.1.1 质量手册编号
文件和资料控制程序
版次
A0
页次
5/9
6.1.2
HJ - QM - □□□ 代表“质量手册”流水号 代表质量手册，为英文字母缩写。
6.6.3 借出类文件回收保管时，须进行登记、注销；
6.6.4 有需销毁作废文件均由文控中心进行销毁，并申请填写《文件销毁申请表》经副管理者代表批准后方
编制
审核
批准
日期
文件编号
文件 HJ-OP-001 名 称
文件和资料控制程序
版次
A0
页次
8/9
可执行销毁，并记录。
6.7 6.7.1
文件管理 A) 受控文件不可用铅笔填写或用涂改液修正，不可乱涂画，除文控中心人员外，其他任何人员不可私
使用的文件是最新有效版本；
6.5.2 各部门提交受控文件时须在“任何使用场所都必须有相应适用文件”的原则填写“文件发放范围”，文控
中心按此范围规定份数复印，在副本每页正面盖上蓝色“受控副本”印章，填上副本编号后分发至相
关部门，在受控文件正本每页背面盖上绿色“受控正本”印章，后分类归档保存；
6.5.3 受控文件的发放由文控中心填写《文件收发记录表》，并由文件接收部门签收确认；
公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 程序文件编号
HJ- OP- □□□ 程序文件流水号 程序文件代号，为英文字母缩写。
公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。
6.1.3 作业指导书编号
HJ - WI- □□□
指导书流水号 作业指导书代号，为英文字母缩写。 公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。
2.0 范 围
指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。
3.0 定 义
3.1 文 件
3.1.1 文件：由信息和承载媒体构成；
3.1.2 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。
3.2 受控文件：分为正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本
4.1.3 作业指导书：
A) 责任部门主管/经理组织编制修订；
B) 编制修订部门经理/总监审核；
C) 总经理批准。
版次
A0
页次
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4.2 文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本； 4.3 各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。
制/修订内容：
审 批：