管理体系文件编码规则
为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。

1.0 适用范围
本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。

2.0 编码规则
2.1 组织代码
公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。

2.2 文件类别
2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。

2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：
***** 公司管理手册
***** 公司管理体系程序文件
***** 三层次文件(作业指导书)
2.2.3 公司管理性行政文件
公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。

行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。

2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。

如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。

3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码
3.1 管理手册
管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。

公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。

如：
***** / ***** / ***** *****
文件类别组织代码颁布年份版次修改状态
管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)
3.2 程序文件
程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。

公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。

如： ***** / ***** / ***** / *****
文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态
程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)
3.3 作业指导书
作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。

各要素部门编制、修改、发放作业指导书时，质保中心按本规则进行统一编码，注明修改状态，并加盖“受控章”标识。

***** / ***** / *****
文件类别组织代码指导书序号
三层文件 (*****) (第1个指导书)
3.4 管理记录
管理记录在未填写内容前纳入公司管理体系文件系列，编码由文件类别、组织代码、程序序号和记录编号、版序组成。

如：
***** / ***** / ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码程序文件序号记录序号版号
记录 (*****) (第9个程序文件) (第1个记录) 一版
4.0 对于公司通用和各部门、工程处、项目部专用的各类作业指导书、记录等，在编码时应有所区别。

4.1 公司各职能部门编制的管理体系作业指导书，一般适用于指导各工程处、项目部的工作，由质保中心统一编号，统一登记，编码规则遵循上述要求。

4.2 属于各工程处、职能部门、项目部内部专用的作业指导书等三层文件、记录表格等，由各单位、各部门单独编码管理。

5.0 对记录类受控资料一般不加盖“受控章”标识，而采用编码、编号进行控制。

记录编号一般以形成顺序、年度等特征编号。