公文处理系统应用中常见问题1．怎样知道信箱中有新信息？如何找到信箱中的新信息？当信箱中收到新信息时，系统提供两种提示方式。

一是屏幕左下角的小红旗将竖起，直到所有新信息全部’已阅’。

二是利用系统提供的声音提示功能，只要用户在公文处理的声音设置中设置了声音提示，则新信息到来时，系统会自动播放提示。

要找到信箱中的新消息也有两种方式。

一是按F5键刷新信箱里的内容，或关闭信箱后重新打开。

二是查找信箱中所有’已阅’标志为’空’的信箱即为尚未读取的文件。

2．‘文件跟踪’的作用和其中’级数’的含义？可以根据’文件跟踪’来了解文件的来源和流转过程。

其第一条记录就可知道文件的起源和开始的时间。

’级数’用于记载文件传递的顺序，相同的级数表示同一次传递的多个接收对象。

3．文件’收回’与’退回’的区别？在收件人没有看到发给他的文件，如没有开机或没有做信箱刷新操作，才允许收回该文件，而且这次传递将不会在记录在传递记录表中。

文件’退回’没有上面的限制，并且会记录中文件传递记录表中，在文件跟踪时会看到对本次操作的记录。

文件的’收回’和’退回’都是针对文件的内部流转的，对于远程封发是不可以进行’收回’和’退回’的。

4．为什么发送给各本局各科室的发文，仍然有修改的痕迹，比如添加上的内容用红色的字体代表，删除的用蓝色字体代表……，请问是什么原因？以上现象说明在传递文件过程中一定是做过文件的修改。

而在‚显示修订‛中可以看出，如果不想看到，请不要选中"显示修订"。

建议在封发前进行排版，在排版功能中，接收所有的‛修改信息‛，这样各股室将不再能看到修改痕迹。

5．各科室办结文件退回办公室总收发后，此文件在信箱中如何处理？是不是可以允许删掉？可以进行文件归档，也可以删除。

具体可根据本地公文处理工作规范作出相应的处理。

6．在公文系统流转过程中，未发公文能否修改文头纸？在公文处理系统中只要文件只要没有做领导签发，就可以直接修改文头纸中的内容。

7．在公文处理系统中，如何删除一个文件的版本？要删除文件的某一个版本，首先必须以具有核稿权限的用户登陆到公文处理系统中，然后对文件选择核稿操作，选中相关的文件的待删除的版本然后按delete键就可以删除该版本的记录。

需要说明的是删除并不是完全删除了该文件，而是仅仅删除了该文件流转过程中产生一条记录。

8．公文处理操作人员，在个人文件夹中拟稿、转交出去后，为什么本人无法再在个人文件夹中修改该文件？"个人文件夹"里的文件转交出去以后，仍保留原稿，此时该文件的状态是"发送"，为了使该文件不与转交出去的相混淆，该文件不允许再修改。

9．在办公自动化中，‚查询收文‛功能所列的文件无法删除和使用‚发送‛、‚转交‛功能把文件删除和转出,怎么办？在公文系统处理流程规范中,查询收文无法将所列文件发送和转交。

如想发送，则必须先将该文件登记后，再选择发送。

如想删除该文件，可以在系统维护中将该文件销毁。

10．在外收文登记簿和发文登记簿窗口中，‘待办’、‘已办’、‘办结’等状态如何区分？特别是‘已办’和‘办结’，该怎样使用？一份文件从一方‘分送’、‘转交’到另一方时该文件在到达目的信箱时为‘待办’状态，接收方收到文件后进行发文的‘审核’、‘审批’、‘改稿’或对收文进行‘拟办’、‘批办’、‘承办、注办’结束后尚未把文件‘转交’、‘分送’之前处于‘已办’状态。

文件经过领导签发,排版后,文件就可以办结,文件的‘办结’是文秘人员根据文件的情况在‘收、发问登记簿中的[办结]按钮’设定的,如领导没有签发,系统则不允许签发,会出提示信息。

11．办结文件可以由各科室打‚办结‛标志吗？还是只能最后由办公室档案室打‚办结‛标志？依照有关的文件和工作规范，文件的办结权应该归办公室档案管理部门。

因此，在公文处理系统中文件的最终‚办结‛只能由办公室档案室对有关文件打‚办结‛标志。

12．在收文登记簿中如何删除已存在的文件？在收文登记簿列表中选中要删除的文件，然后按delete 键即可。

在其他对象列表中，也可按此方法删除文件。

需要说明的是，这样删除的仅仅是该文件流转过程中的一条记录，要彻底删除该文件，需要到公文处理系统中的系统维护中将该文件销毁。

13．已做过了登记，但打开登记簿却看不到登记的文件？首先要确认打开的登记簿与所登记的文件类型是否一致。

系统提供三种登记簿，收文登记簿、发文登记簿和内部文件登记簿，其中收文登记簿主要用于登记所有的收文，包括远程收文；发文登记簿主要用于登记所有的发文；内部文件登记簿主要用于登记所有的内部文件，如签报批件。

其次，每种登记簿均区分文件的状态，如待办、已办、办结及登记日期等，新登记的文件为’待办’状态。

请选择该文件所处的状态或登记的日期范围，再刷新、查询。

14．公文处理系统中，外收文登记时，登记错的文件如何更改？只能通过’填收文处理签’命令更改收文处理签登记错的内容。

运转中的收文，只能阅览，不能修改。

15．在填写了’填收文处理签’并更改了文件标题，为什么传出去的文件标题仍为旧标题？在利用’填收文处理签’命令更改了文件标题后，在发送之前要按一次F5键，使信箱中的名称进行同步刷新，否则就会出现上面的问题。

16．拟办意见能否由多人进行填写？原则上拟办意见不可以由多人填写，系统仅保留一条拟办记录。

但系统允许后面的人修改前面人所写的拟办意见，也可接着前面人的意见继续填写，并输入姓名以示区别。

17．公文处理系统中，领导对收文文件进行批办或者注办处理时，能否分几次将的批示意见写完？系统对任何一次批示的完成均以’签名(输入签字密码并按回车)’为标志，并且一旦签名，则本次的批示意见将不允许再做修改。

当领导需要分几次写完批示意见时，可以在每次批示意见后不要签名，只需按’确认’钮退出即可，下次再进行批示时，系统会自动将以前的批示内容调出，并允许继续填写批示意见，当所有批示意见填写完成后，再在’签名’区域输入签字密码并按回车，此时签批人的姓名会在屏幕的左侧签批人列表中显示出来，本次签批全部完成。

注办意见需要分几次写完的情况与之一样。

18．在公文处理系统中，如何在附件中发送EXCEL表格？可以在附件中发送EXCEL表格，点击拷入按钮，在文件列表下拉栏中选择所有文件类型即可。

不过在公文流转过程中无法打开，需要作拷出操作拷贝到本地机，然后再利用office excel打开查看其内容。

19．在公文处理系统中，发文必须在办结后才能编号，请问不知是否正确？"发文编号"就是给办结并签发后的文件进行编号! 若文件已经签发,则选择"发文"菜单中的"发文编号"命令,系统核定文件已办结且签发人已正式签发后自动生成发文号,也可手工输入发文号.20．如果发文是一个秘密文件，只送给有限科室，即使封发的时候不送给其他科室，他们也能从查询已发或未发公文中查看，可否有解决办法?以上现象可以通过设置各科室人员的查询范围来控制。

在系统维护中查看其他科室人员的查询文件的范围是否过大,如设置成为了能查找全部文件。

解决办法：在系统维护中，重新设置各科室人员的权限。

具体为存取控制权。

可选择的范围：全部文件，本部门文件，本部门的已办结文件，本人处理过的文件，本人处理过的办结文件。

公文系统管理员根据具体情况予以指定。

21．在运用办公自动化发文的过程中，如何引用收文登记的扫描文件？能引用收文登记的扫描文件。

在拟稿的时候选择正文附件中的附件的时候，首先在顺序号中添上数字，然后在附件名称中的下拉框点击选择您要的扫描文件，只要此扫描文件在你机器上流转过的话，在下拉框中文件都能够看到，发文的情况也一样。

22．公文处理系统发文签发后为何可以用排版和校对进行无限制修改？应该如何保护最终定稿版本？校对和排版后一定要操作人员签字，否则，系统将会认为文件尚未最后定版，允许重复校对和排版，直到校对人或排版人签字之后才正式定稿。

23．公文处理系统中，具有什么权限的人可以删除文件不同版本？具有核稿(初核、复核)权的人在文件正式签发之前可以删除文件的不同版本。

24．公文处理系统中，正式签发后的文件可否再修改？已正式签发的文件就不能再修改，包括文头纸、正文、附件的内容。

也不能再删除正文、附件的不同版本和领导批示等。

因为经领导签发的文件，已正式成文，具有一定的法定性和不可修改性。

但排版、校对人员可对文件版式、错别字等进行修改。

如有必要，可以先销毁该文件再重新起草并重新进行签发等。

25．在公文处理系统中，审核、审批、会签、签发者填写领导批示意见时，可否分多次完成签批工作？可以。

领导签批意见时，只要不在’签名’位置签字，并按’确定’钮，系统将保留领导本次的签批意见，并允许其下次进入系统后再继续签批。

签名之前，领导的名字将不出现在屏幕左侧的签批人列表中，即别人无法看到本次签批的内容。

领导签批意见以’签名’作为完成的标志，一旦签名，领导的名字就将显示在签批人列表中，按’确定’后，本次签批意见有效，并不允许修改。

26．在’文头纸’上指定会签单位时能否直接输入不在’部门编码表’中的单位名称？不能。

因为会签时系统将验证会签人所属的部门，并允许其在文头纸的会签单位列表中的相应位置签名。

27．拟稿时，选择文件类型后按’确定’，系统提示’类型不匹配’，是什么原因？主要是由于控制面板中系统日期格式设置的不正确，正确的日期格式应该为YYYY/MM/DD，时间格式为HH:MM:SS。

28．改稿与审核、审批功能之间的区别？‘改稿’功能主要用于不具备审核、审批、签发等权限的用户修改文件。

如拟稿人在文件夹中起草文件，一旦提交就不能再修改，这样当需要修改文件内容时，只能等文件传入其个人信箱后，再通过’改稿’功能予以修改。

无论改稿、审核、审批，系统均会保留所有的修改痕迹，并在正文文件列表中生成一个新版本，但改稿人无权在’领导审批’屏幕签署意见。

29．拟稿时选定文件类型进行正文编辑时，带入的标题位置总是不正确？主要由于系统使用的文件模板所定义的书签位置不正确，查看对应的文件模板，并重新定义书签的位置。

30．主办单位能否有两个？不可以。

主办单位与拟稿人所属的部门一致。

31．要在文头纸的相应位置签名，是否必须在正文、附件屏幕生成一个新的正文版本？是的，这主要出于系统安全及明确责任的考虑，生成新版本的含义是确保签批人阅读并了解了文件的内容。

32．签发时在文头纸上选择了’缓发’或’不发’，文件可否再修改？不可以。

一旦选择了’缓发’或’不发’，则文件的相关操作全变灰。

33．哪些文件可以被归档？对收文、收文登记簿的所有文件均可以被归档；对发文、发文登记簿中已正式签发并办结，带发文编号的文件可以归档。

此外，对既不属于收文登记簿，也不属于发文登记簿的文件，系统支持手工归档。