交通大学财务业务办理指南编写说明随着我校各项事业的快速发展，学校各项财务制度、规定、办理流程也和以前有了较大不同。
近几年，财务处以财务信息化工作为抓手，全面提高工作效率、提升服务水平。
“网上预约报销系统”、“财务管理驾驶舱系统”、“科研项目预算管理系统”等财务信息化工作的推进，极提高了我们服务的质量与管理的水平。
为使学校师生能更便捷地办理各项财务业务，更明确办理各类财务业务的流程与手续，我们编纂了这本《交通大学财务报销指南》，希望能给大家在办理具体财务业务时提供一点帮助。
对于本书中可能存在的错误与不足之处，也请大家提出宝贵意见。
财务处会计核算中心二○一一年十二月十四日目录一、学校高级财务管理平台简介 (4)网上查询系统使用指南 (4)网上预约报销系统操作流程 (13)不等候报销凭证物流管理系统简介 (14)二、财务报销业务流程简介 (15)报销业务基本流程 (15)暂借款申请业务流程 (17)暂借款冲销业务流程 (17)酬金发放业务流程 (19)学生医药费报销业务流程 (21)市交通费报销业务流程 (22)外埠差旅费报销业务流程 (23)私车公用核准备案及报销业务流程 (24)个人通讯费核准备案及报销业务流程 (24)外币业务——因公临时出国人员出国费用报销流程 (25)外币业务—非出国出境购汇业务流程 (28)仪器设备及家具购置业务流程 (30)主办会议业务流程 (32)专项资金使用业务流程 (33)修缮装饰工程报销业务流程 (34)三、财务其他业务流程简介 (35)培训班申请开办及收入入账分配流程 (35)科研项目预决算业务流程 (37)科研项目审计查询及复印会计凭证业务流程 (39)票据领用及核销业务流程 (40)预开发票、收据流程 (42)新办、补办银行卡业务流程 (44)支取公积金业务流程 (45)学生收费业务简介 (47)四、财务处办公信息一览表 (48)五、学校银行账户及税务登记号信息 (49)六、境外伙食费、住宿费、公杂费开支标准表 (50)一、学校高级财务管理平台简介网上查询系统使用指南一、系统登录方法教职工请使用工号登录，学生使用学号登录；教工初始密码为工资卡卡号后8位，学生初始密码为学号，进入网上查询系统后在二级菜单栏点击“修改密码”可以修改初始密码，密码至少为5位，可以为数字或字母；附加码为4位数字，请按照下边图片输入。
如附加码无法识别请刷新页面，系统将重新生成附加码二、系统使用方法登录进入系统后左边菜单中将列出全部功能，点击各二级菜单下的功能访问相关功能（一）个人工资卡卡号、公积金账号查询1、点击“财务数据发布”2、查看财务数据（二）项目经费查询1、点击“项目成组查询”，列出项目清单，可点击项目代码查询细目2、指定时间围以查询项目明细，需要使用其它功能，请点击相应的3、按条件查询收支情况4、显示项目收支情况明细（三）财务到款查询—科研到款、实验到款及其他到款查询 1、点击“财务到款查询”，按照要求指定查询条件2、若查询条件不够精确，使得查询结果数超过控制数，系统将进行提示，相关的查询结果将不显示3、若指定更加明确的查询条件，则可成功得到查询结果4、查询结果（四）个人查询—教职工工资酬金查询及学生奖助学金、医药费查询1、点击“个人工资查询”，教职工查询个人工资、酬金情况，学生可以查询奖助学金发放及医药费报销情况，查询时首先选定查询时间围2、显示选定时间围的个人工资数据列表（五）学生收费查询1、点击“学生收费细目查询”，如果出现此查询页面，则需要先指定查询条件再进行查询2.学生总体缴费情况，将会看到相关学生的总体缴费情况，可以点击学号上的查看详细缴费情况3、显示学生详细缴费信息4、点击“缴费详细记录”，将显示各次缴费的时间、金额、发票号等5、点击“未交款项细目”将显示所有欠费情况（六）酬金系统数据录入及上报1、点击“酬金数据录入/薪酬金录入”，按要求填写项目号和摘要，点击“录入酬金发放单据”2、根据页面显示逐个录入工号、发放金额等信息，也可以先将发放信息按规定格式制成Excel表，直接导入到酬金发放系统，然后点击“提交本次发放清单”，完成酬金录入和上报工作，生成酬金发放记录3、点击酬金发放记录流水号上的，打印《发放清单》后，签字盖章联同校付款（转账）凭证、报销单交至闵行业务部酬金业务窗口工作人员（七）个人工资酬金税金测算及发放优化方案1、点击“税金测算工具/工资税金测算”，根据系统提示填写当前拟发放金额及预计后续月份平均收入2、点击“开始测试”，页面显示酬金发放优化方案及应缴个人所得税网上预约报销系统操作流程不等候报销凭证物流管理系统简介不等候报销凭证物流管理系统主要目标是为了优化不等候预约报销流程，均衡财务部工作量，公开财务报账过程中每一环节的处理状态。
通过不等候报销凭证物流管理系统，经办者可以在“网上预约报销系统”中查看送交的报销单据的具体物流状态，主要分为“预约成功”、“预约单已接受，等待分配”、“预约单已分配，等待制单”、“制单完成，等待复核”、“复核完成，等待付款”、“付款完成”六个操作环节，每个环节都可以查看到操作人及其工作窗口和联系。
如果送交的报销单据在某一环节存在较长时间停滞、或对送交的报销事项急需修改的，经办者可以直接打与该环节的操作人员联系。
二、财务报销业务流程简介报销业务基本流程友情提醒：一、说明：（一）原始发票必须真实、合法，并填写完整，要求如下：1﹑客户名称（即发票抬头）：交通大学；2、日期、容、数量、单价、大小写金额填写完整；3、发票上必须加盖对方单位的财务专用章或发票专用章。
（二）单位公章和主管章要求如下：1、《交通大学预约报销确认单》应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；2、《校付款（转账）凭证》上应加盖单位公章和单位主管章；3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。
（三）购买设备、家具业务，相关要求如下：1、购买设备、家具业务，需经校“资产综合管理信息系统”审核通过后方可办理财务预约报销业务；2、固定资产财务报销确认单上需加盖单位公章或器材领用章和设备主管签章。
（四）大额资金支付要求：1、以现金或转卡形式支付超过人民币1万元（含），银行转账支出超过人民币10万元（含）的业务，需要登陆财务处(网址)下载《交通大学大额资金支付申请表》，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字（在线打印的《交通大学预约报销确认单》不需另外填写以上表格）；2、凡进入个人银行卡的人员经费定义为银行存款支付，超过人民币10万元（含）的业务，需要填写《交通大学大额资金支付申请表》；3、凡单笔银行存款支付在人民币伍拾万元（含）以上（不含各类酬金、人员经费），单笔现金支付在人民币壹拾万元（含）以上的支付业务，根据业务性质（如科研、教学等）需由主管副校长签字,然后再交财务处审批（在线打印的《交通大学预约报销确认单》不需另外填写以上表格）；4、工资及津补贴、养老金和共享改革成果费，抚恤金、遗属补助、回乡人员工资，去世人员社保费退款、丧葬费，教职员工困难补助，出国保证金，学生的生活补贴、困难补助、助学贷款、奖助学金，综合财务预算中后勤服务经费、基建经费，由后勤保障处核准的水电费、燃料费支付款项不需填写《交通大学大额资金支付申请表》；5、单笔转账金额超过人民币2万元（含）的报销业务，需提供相关合同（或协议）。
二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。
暂借款申请业务流程暂借款冲销业务流程友情提醒：一、业务说明1、暂借款是指因特殊用途的临时性短期借款，包括差旅费、设备采购、材料采购、项目合作、修缮费用、工程款、学生活动、会议注册费、版面费、举办会议等其他临时性借款；2、办理暂借款时应出具需要暂借款项的证明（如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）；3、申请人填写《暂借经费凭单》或《交通大学预支旅费单》时，应注明借款用途、金额、受款单位全称、汇款的需提供受款单位的开户银行和银行；4、根据学校规定，预支差旅费可以暂借现金，其他情况需要办理暂借款，只能提供支票或汇款的形式。
原则上一个项目借款超过三笔（含）且未及时冲销的，此账号不得再次借款；5、外埠出差费用借支金额超过人民币叁万元（含）、银行转账借款超过人民币拾万元（含）的业务，需填写《交通大学大额资金支付申请表》（在线打印的《交通大学预约报销确认单》不需另外填写以上表格），加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。
二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。
酬金发放业务流程友情提醒：一、说明1、单笔超过10万元（含）的酬金业务，须填《交通大学大额资金支付申请表》，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。
2、《校付款（转账）凭证》、《交通大学报销单》（简称：报销单）、《发放清单》应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。
二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。
硕士和博士研究生科研助教、管理助教发放业务流程友情提醒：一、说明1、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询科研助教、管理助教进卡款项；2、若银行卡挂失，财务处信息科会及时通知学生来领取现金；3、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。
二、业务受理部门：1、信息科：办理学生科研助教、管理助教进卡业务；2、会计核算中心闵行业务部：办理学生科研助教、管理助教审核入账业务。
友情提醒：一、说明1、每周五进学生银行卡的医药费是学生医药费报销系统中上周二至本周一的报销信息；2、财务处每周四派人到校医院将学生医药费报销的原始票据取回并审核归档；3、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询医药费报销进卡款项；4、若银行卡挂失，财务处信息科会及时通知学生来领取现金；5、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。
二、业务受理部门：1、信息科：办理学生医药费进卡业务；2、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部：办理学生医药费审核入账业务。
友情提醒：一、说明1、政策依据：《交通大学调整市交通费报销方式暂行办法》(沪交(财)[2011]12号)；2、市交通费：指学校教职工、学生因工作、学习需要，在市搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，以及部分教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而在市发生的汽油费、路桥费、停车费等费用；3、在市搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，学校仅受理公共交通卡充值票据；汽油费、路桥费、停车费根据发票按实报销；4、科研项目报销公共交通卡充值票据，在项目预算批准的围，按年度拨款金额的5%核定市交通费额度，每个项目每年报销上限为10,000元人民币；5、用学校下达的预算经费购买交通卡并充值的，由所属单位领导作为责任人按部门预算进行控制和审批；6、交通卡充值点设在后勤集团财务处，充值时间为周一至周五上午10:30—下午4:30；7、教职员工可在校交通卡充值点用现金或项目经费结算充值，也可以在全市各交通卡充值点充值。