学位档案材料立卷归档说明（2019年版）
根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，结合我校实际，现将本年度学位档案立卷归档工作的规范及相关注意事项说明如下:
一、学生根据本人学位类别下载、打印相应的“卷内目录”、“学位档案材料清单”和统一格式的“备考表”。

二、学位档案整理具体要求：
（一）排列顺序
按照不同学位类别的“卷内目录”内容，将所需材料按序排好，认真核对材料有无缺项，顺序是否有误，材料中签字、盖章处是否规范齐全。

凡有特殊情况者须在“卷内目录”的备注栏中备注说明。

（二）立卷编码
确定材料顺序排列正确后，从第一项材料的第一页开始编码，在每一页带文字或图片的材料页上用黑色碳素笔写明页面编码，将所有立卷材料作为一个整体进行编码，正面的编码写在右上角，反面的编码写在左上角，页面编码从“001”开始，空白页不编码，“卷内目录”与“备考表”两页不编码。

1.卷内目录
卷内目录置于所有材料的首页，所有内容均须“手写”，姓名及所在学院名称要填写完整准确、字迹清晰。

“页次”栏填写说明：填写每一项材料内容的起始编码并加一横线，
例：学位申请书的页次“001－”；答辩情况表的页次“012－”；最后一项材料需写明最后一页的编码，例：“学位论文”的页次“075－108”。

2.备考表
备考表置于所有编码材料的最后，所有内容须“手写”，其中：
（1）“文字材料”页数：是指非图样、非图片材料的页数；
（2）“图样”页数：是指材料中含有统计图表的页数（非个数）；
（3）“图片”页数：是指材料中照片或非统计图表图片的页数（非个数），如同一页中既包括图样又包括图片的，则按所占篇幅较大的计算；
（4）“总计”页数：为立卷材料最后一页的编码数；
（5）“立卷人”：二级学院研究生管理工作人员；
（6）“审查人”：二级学院分管研究生工作院领导。

3.学位档案材料清单
学生下载电脑填写后打印，用胶水粘贴于本人学位档案袋正面。

二级学院负责人根据材料清单核查档案袋内材料是否齐全、符合要求。

三、其他注意事项：
1.如材料中有需要粘贴附页的地方（如成绩单等）需用液体胶水粘贴，其它胶棒或胶带粘贴的材料长时间会掉落，无法在档案馆长期保存；
2.所有材料需要拆除金属订书钉或曲别针；
3.档案袋自行准备（牛皮纸档案袋即可）。

四、图例说明（见下页）：
1.博士研究生学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
2.硕士研究生学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
3.同等学力人员硕士学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
档案馆、研究生院
2019年5月29日。