文档管理流程
深圳天音通信有限公司
分销信息系统
编写人员: AMT咨询项目组
编写日期: 2001年11月12日
审阅记录
分发记录
目录
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文档概述
目的
本文档主要明确所有交付成果及其项目文档的管理流程和标准,并将在深圳天音通信
有限公司分销信息系统的全过程中加以运用和控制。
目的
按照本项目的实施范围和总体策略,将建立集中管理的项目资料库,便于各类实施
文档的更新、审阅、批准和发布管理。
同时将在项目开始的初期,快速建立企业信
息门户作为项目组进行沟通和文档发布的交互平台,本文档中确定的资料库分类及
其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。
项目资料库由以下要素构成:
1.主目录
2.目录
3.子目录
4.主页
5.标题
资料库结构及分类
分销信息
5-问题报告
6-风险和争议报告
7-阶段确认报告
8-备忘录及会议纪要
9-质量检查和审计报告
10-文档发布通知
11-文档模板
12-其他文档及参考资料
分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施
工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下:
1-流程重组
2-需求报告
3-解决方案
4-系统设置
5-数据转换
6-系统测试
其他需要发布的参考资料等
文档控制流程
目的
本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流程,并适用于所
有项目文档的编写和收发过程。
流程说明
1. 新建项目文档
所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。
按照AMT实施方法论和项目管理方法论以及项目工作计划和交付成果清单,采用本项目特定的文档模板创建项目文档,并:
分配文档的版本号和文档编码,参见文档版本标准和文档编码标准。
在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。
在审阅栏中,将需要审阅本文档的人员填列出。
在分发栏中,将本文档所有的分发对象分别填列,包括项目资料库。
创建文档目录,目录的显示级别为3层。
创建文档概述,表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。
编写实施文档。
2. 文档复核、修改
所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。
本项目中各类文档的审阅级别请参见附表,并遵照以下的流程和标准:
由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。
将文档分发给相关的审阅人,并将拷贝件存放在项目资料库。
由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。
若需要,由指定人员对文档进行修改更新。
按照文档级别,获得最终的审批(审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式)但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。
正式发布文档,定期通过文档发布通知项目组及所有的相关人员。
3. 对已经批准的文档更新
对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的,必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新,未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。
文档控制标准
建议项目文档采用统一的MS OFFICE 2000版本作为编写工具,对于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 4.0以上进行浏览,其他相关软件的采用都需要通过项目经理的审定。
以下是常用的文档类型及软件列表:
编写标准
2. 文档编码
文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识,要求按照以下的格式进行编排:项目/PPP/CCC/NNNN,其中:
3. 文档版本
所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本,当所提交的项目文档经过另一方的确认并做修改时,主版本号进行递增;如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时,主版本号不变,次版本号进行递增。
以下为版本控制示例:
5. 文档页眉页脚
所有文档应保持统一的版式,其中:
●页眉:左侧为深圳天音的图标,右侧为AMT和科讯公司的图标
●页脚:左侧为文档名称,右侧为分页号
6. 文档字体
本项目文档的标准字体为宋体五号字(除演示文档和程序文件外)。
命名标准
7. 文档命名标准
按照实施范围和阶段性交付文档分类,所有文档将以如下规则进行文件的命名:附录:项目文档模板。