电算化会计教案（四）教学过程与教学内容4.1 系统管理概述在一体化管理应用模式下，用友ERP-U8应用系统为各个子系统提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如基础信息的设置，企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、职责的划分和权限分配等，其他任何产品的运行都必须以此为基础。

4.1.1 系统管理的内容和功能1. 账套管理账套管理的功能是对会计核算账套进行统一管理，具体包括账套的建立、修改、引入、输出。

2. 年度账管理年度账管理的功能包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

3. 系统操作员及操作权限的统一管理系统操作员及操作权限统一管理的功能包括设定系统用户、定义用户职责和设置功能权限。

4. 设立统一的安全机制在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。

4.1.2 系统管理操作流程和功能系统管理操作流程图，打开帮助功能查看，区别新用户与老用户的不同。

图示！提示：新用户在使用用友ERP-U8应用系统时，必须首先完成建账工作，才能进行日常业务的处理工作。

对同一个用户而言，建账只须进行一次，等到下一年度时，就按老用户的操作流程进行操作即可。

4.1.3 系统管理模块的启动系统允许以两种身份注册登录系统管理，一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。

1．以系统管理员的身份注册登录系统管理以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和权限，设置数据备份参数，监控系统运行过程，清除异常任务等。

以系统管理员的身份注册登录系统管理，主要操作步骤—演示操作！提示：系统管理员是用友ERP—U8应用系统中权限最高的操作员，他对系统数据安全和运行安全负责，因此，企业安装用友ERP—U8应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。

设置(更改)系统管理员密码的方法是：在系统管理员“注册”中的“系统管理”对话框中，输入操作员密码后，单击“改密码”复选框，单击“确定”按钮，打开“设置操作员口令”对话框，在“新口令”文本框中输入欲设置的系统管理员密码，在“确认新口令”文本框中再次输入相同的密码，单击“确定”按钮进入用友ERP—U8“系统管理”窗口。

2．以账套主管的身份注册登录系统管理账套主管负责所选账套的维护工作，主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

以账套主管的身份注册登录系统管理，主要操作步骤—演示操作！提示：系统管理员（Admin）和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的。

系统管理员登录界面只包括：服务器、操作员、口令三项，而账套主管登录界面则包括：服务器、操作员、口令、账套、会计年度、操作日期六项。

如果是初次使用本系统，第一次必须以系统管理员的身份注册登录系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。

系统自动根据模块+站点保存最后一次登录的信息。

4.2 账套管理在使用系统之前，首先要建立本单位的账套。

账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。

其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。

4.2.1 账套的建立、修改和引入1. 建立账套企业在使用用友ERP-U8应用系统之初，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，然后在此基础上启用用友ERP-U8应用系统的各个子功能，进行日常业务处理。

创建账套的过程分为四步：（演示操作！）⑴输入账套信息。

【栏目说明】①已存账套②账套号③账套名称④账套路径⑤启用会计期⑥输入完成后，单击“下一步”按钮，进行“单位信息”设置。

(2)输入单位信息。

【栏目说明】①单位名称②单位简称③备注④输入完成后，单击“下一步”按钮，进行“核算信息”设置。

(3) 输入核算信息。

【栏目说明】：①本币代码②本币名称③企业类型④行业性质⑤账套主管⑥是否按行业预置科目⑦输入完成后，单击“下一步”按钮，进行“基础信息”设置。

(4)输入基础信息。

【栏目说明】：①存货是否分类②客户是否分类③供应商是否分类④是否有外币核算⑤以上信息输入完成后，单击“完成”按钮，系统提示“可以创建账套了么?”，单击“是”完成上述信息设置，等候几分钟，系统自动打开“分类编码方案”对话框。

(5)设置分类编码方案为了便于用户进行分级核算、统计和管理，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级设置的内容包括：科目编码级次、客户权限组级次、客户分类编码级次、部门编码级次、地区分类编码级次、存货权限组级次、存货分类编码级次、货位编码级次、收发类别编码级次、结算方式编码级次、供应商权限组级次、供应商分类编码级次。

【栏目说明】：①科目编码级次—演示，举例，说明，应用示范！②客户权限组级次③设置完成后，单击“确认”按钮，进入“数据精度定义”。

提示：设置的编码方案级次不能超过最大级数；同时系统限制最大长度，只能在最大长度范围内，增加级数，改变级长。

若需要删除级长，必须从最末一级开始删除。

当您在建立账套时设置存货(客户、供应商)不需分类，则在此不能进行存货分类(客户分类、供应商分类)的编码方案设置。

该编码方案的设置在此可以按系统默认，待建账完毕后在“企业门户--基础信息--基本信息”中根据企业实际情况进行修改。

技术参数：在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位、换算率小数位和税率小数位。

各栏目只能输入0—6之间的整数，系统默认。

【栏目说明】：①存货数量小数位②存货单价小数位③开票单价小数位④件数小数位数⑤换算率小数位数⑥税率小数位数：指增值税税率。

⑦设置完成后，单击“确认”按钮，弹出“是否进行系统启用设置”提示，如图4—9所示。

单击“否”，结束建账，返回系统管理界面。

提示：在上述“创建账套成功”界面，单击“是”可以立即进行系统启用的设置。

也可以单击“否”先结束建账过程，之后在企业门户中的基础信息中再进行设置。

在上述建账过程中的每个步骤中，均可以单击“上一步”按钮返回上一界面进行修改，或单击“放弃”按钮取消建账过程。

2.修改账套用户可以通过系统提供的修改账套功能，查看或修改账套信息。

只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。

以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进人系统管理界面。

在系统管理界面单击“账套/修改”，进入修改账套功能。

系统自动列示出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础设置信息。

提示：只有账套主管才有权限修改相应的账套。

可以随时修改的建账信息包括：账套信息中的账套名称、所有的单位信息；账套启用后，核算信息和基础设置信息不允许修改；对于分类设置信息和数据精度信息，在未使用的前提下可以修改全部内容。

在账套的修改中，可以对本年未启用的会计期间修改其开始日期和终止日期。

只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。

使用该会计期间的模块均需要根据修改后的会计期间来确认业务所在的正确期间。

例如：若第4会计期间为3.26—4.25，现业务数据已经做到第4个会计期间，则不允许修改第4个会计期间的起始日期，只允许将第4个会计期间的终止日期修改成大于4.25日(如4.28日)，且不允许将第5会计期间的起始日期修改成小于4.26日(如4.23日)。

3．账套的引入—演示操作，说明重要性！操作步骤：①以系统管理员的身份注册进入系统管理。

②选择所要引入账套数据的备份文件。

③可以根据情况重新指定引入账套的存放路径。

④如果欲引入账套的账套号与系统内已有的账套号重复4.2.2 账套数据的输出和备份1．账套数据的输出—演示操作，说明重要性！操作步骤：①以系统管理员身份注册进入系统管理。

②在“账套号”下拉列表中选择需要输出的账套，单击“确认”按钮，系统进行输出的准备工作。

等待一段时间，系统弹出“选择备份目标”对话框。

③选择相应的磁盘路径，单击“确认”按钮，系统提示输出成功。

提示：只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出。

在“账套输出”对话框中，如果将“删除当前输出账套”复选框同时选中，在输出完成后系统将弹出提示“真要删除该套账吗?”来确认是否将数据源从当前系统中删除的工作，若单击“是”，系统将账套数据源信息删除。

因此，不要轻易选中“删除当前输出账套”复选框。

正在使用的账套此时系统的“删除当前输出账套”是置灰不允许选中的。

删除完成后，系统自动将系统管理员注销。

2．账套数据的(自动)备份在用友ERP—U8应用系统中提供了设置自动备份操作的功能，其作用是自动定时对设置的账套进行输出(备份)。

利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。

操作步骤：①以系统管理员身份或者账套主管身份注册进入系统管理模块。

单击“系统”︱“设置备份计划”，打开“设置备份计划”对话框。

②单击“增加”按钮，打开“增加备份计划”对话框。

③单击“修改”按钮，可以修改备份计划的内容。

除“计划编号”不能修改外，其它都可以修改。

特别说明一点，在单击“修改”进入后，系统显示“注销当前计划”按钮，可以注销或启用当前设置好的备份计划。

【栏目说明】：提示：已经设置了备份计划、且该计划正在启用的账套不能再次被选择；选择账套备份时一次可以选择多个账套号，且必须保证有一个账套号，可以随时修改选择的账套号。

当选择年度账备份时系统自动将系统表中已经存在的年度账显示出来，用户可以选择需要备份的年度账。

已经设置了备份计划、且该计划正在启用的年度账不能再次被选择；选择年度账备份时一次可以选择多个账套的年度账，且必须保证有一个账套的年度账，可以随时修改选择的年度账。

提示：对于系统输出路径，只能是本地磁盘。

对于发生天数可以按规定范围进行选择，如果手工输入超过规定数值，则在增加、修改保存时系统提示有效范围。

“路径”按钮：此按钮是在设置备份时使用的临时压缩路径，该路径对手工备份也有效。

4.3 用户及权限管理4.3.1 角色和用户管理1．角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。

在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。

设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。

角色管理包括角色的增加、删除、修改等维护工作。

操作步骤：提示：用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。

这样在设置用户的时候，选择其归属哪一个角色，则其自动具有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。