公司档案室的档案工作管理建议（初稿）随着公司的不断扩大，分公司的不断设立和组织机构的不断完善，对分公司的档案管理工作提供以下意见和建议，仅供参考。
一、档案工作管理制度（参考项）1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。
它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。
2. 档案室的主要职责制定档案工作的规章制度，对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量；积极开展档案的提供利用工作；对公司的设计归档文件进行全面管理。
3. 档案保管和保护档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。
建立档案管理人员岗位责任制；档案接收按各类档案交接手续办理；档案保护的基本方针是“以防为主，防治结合”，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。
档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)；按公司保密制度做好档案保密工作。
档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引；按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。
4. 制定方便科学的归档时间。
对平时已完成工程设计的项目，及时的做好归档文件的收集和整理。
根据公司内的具体情况，可以将归档时间定为每季度一次或每半年一次。
二、同时，为了便于公司对档案的宏观的掌握，统一档案的管理，具体的归档内容和要求应遵循公司总部现行制定的工程设计档案归档办法（详见附件一、附件二）。
分公司每年度内的完成项目需向公司总部提供一份工程设计项目归档资料的备份，提供方式视具体情况而定。
附件一：工程设计档案归档办法为了确保工程设计文件材料的系统性、完整性及可追朔性，加强文件归档管理，依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）的有关规定，特制定本办法。
本规定适用于使用上海联创建筑设计有限公司资质的工程项目设计、咨询、规划设计、室内设计、景观设计等的文件归档管理。
一、立项建档项目运营部在下达设计项目计划进度时，应通知档案室及时立项建档，做好项目归档接受的准备工作。
二、归档内容：工程设计文件的归档内容按照《建设工程文件归档整理规范》并结合公司的实际情况制定，涵盖与工程设计有关的重要活动的所有具有保存价值的文件。
（一）工程项目设计1、方案设计完成后，无论是否延续初步设计阶段均应将下列文件送档案室归档。
如需延续初步设计等阶段，需要有关的依据性档案，应当向档案室办理借约登记。
具体要求见《方案设计归档单》。
①设计任务书、工程设计委托协议②规划设计条件③盖章用地红线图（包括纸质文件、电子板文件）④与设计有关的函件、会议记录⑤设计成果：设计文本及其电子文件⑥与公司ISO9000管理体系有关的方案评审、验证记录等文件。
2、初步设计完成后，应将下列文件送档案室归档。
如部分文件已于方案阶段归档，初步设计的归档单应注明方案阶段已归。
具体要求见《建筑工程项目设计归档单》。
①设计任务书、工程设计委托协议、招投标中标通知书②建设单位立项批文（建设单位上级机关的任务批准文件）③可行性研究报告、设计要求④规划设计条件⑤盖章用地红线图⑥工程地质勘察报告⑦初步设计说明书⑧抗震超限可行性研究报告⑨重要的函件、会议纪要或记录、顾客其它要求⑩地下管线布置、各公用设施管线图（市政管线条件图）⑾规划、水、电、煤、卫、环等政府部门审批文件。
⑿设计成果：设计成果文本及其电子文件、各专业计算书、设计概算书。
⒀质量评定表(当公司只承担初步设计时)、校审记录单⒁与公司ISO9000管理系统有关的设计评审、验证记录等文件3、施工图完成后，将下列文件送档案室归档。
如部分文件已于方案阶段、初步设计阶段归档，则施工图设计的归档单应注明方案阶段、初步设计阶段已归。
具体要求见《建筑工程项目设计归档单》。
①设计任务书、工程设计委托协议、招投标中标通知书②建设单位立项批文（建设单位上级机关的任务批准文件）③可行性研究报告、设计要求④规划设计条件⑤盖章用地红线图⑥初步设计说明书⑦工程地质勘察报告及试桩报告⑧重要的函件、会议纪要或记录、顾客其它要求⑨地下管线布置、各公用设施管图（市政管线条件图）⑩施工图审图机构的审图意见及设计答复。
消防部门审核意见书。
⑾盖审图机构审查章的蓝图一份⑿设计底图（包括修改图纸、变更单）、电子文件；各专业计算书（包括电算书）；质量评定表、校审记录单，技术核定单。
⒀与公司ISO9001管理系统有关的方案评审、验证记录等文件4、当工程竣工后，应将下列文件送档案室归档。
①图纸会审记录、设计会议会审记录②技术核定单、工作联系单（有建设方、监理方、施工方、设计方盖章）等设计变更文件③修改的设计底图及其电子图④项目手册⑤工程竣工验收报告⑥其它有凭据性或重要参考价值的文件资料，如各项验收记录或证明、事故处理记录等（二）工程项目咨询（挂靠或分院项目）工程项目咨询设计完成后，将下列文件送档案室归档。
具体要求见《咨询项目归档单》。
②设计出图合同及重要设计依据性文件；②我方咨询意见（咨询报告）③顾客意见和政府主管部门审查意见和批复④各专业的计算书⑤最终设计成果文本文件及其电子文件⑥如施工图应提供盖审图机构审图章的施工图蓝图一份⑦其他有关重要的文件资料（三）规划设计规划设计完成后，应将下列文件送档案室归档，具体要求见《规划设计归档单》①顾客提供的设计依据性文件②设计任务书、工程设计委托协议③招投标中标文件④与设计有关的函件、会议记录及其他资料⑤其他有价值的文件资料⑥规划设计成果，设计文本、电子文件等⑦与公司ISO9000管理体系有关的方案评审、验证记录等文件（四）景观设计景观设计完成后，应将下列文件送档案室归档，具体要求见《景观设计归档单》。
①方案阶段顾客提供的设计任务书；规划设计总平面图②初步设计阶段顾客提供方案阶段设计成果确认函；建筑单体建筑底层平面和建筑立面施工图；规划总平面管线综合图。
立面施工图；规划总平面管线综合图。
③施工图阶段顾客提供初步设计阶段设计成果确认函；建筑单体建筑底层平面和建筑立面施工图；规划总平面管线综合图。
④其他重要的依据性文件⑤各阶段设计成果图纸、电子文件包括修改图纸、变更设计⑥施工图蓝图及电子文件（包括修改图部分）；⑦与公司ISO9001管理系统有关的设计评审、验证记录等文件（五）室内设计室内设计完成后，应将下列文件送档案室归档，具体要求见《室内设计归档单》①设计依据文件、设计合同②设计及施工要求评审表③顾客提供财产验证表④与设计有关的函件、会议纪要及其它材料⑤有关部门批文、设计会议评审表⑥各阶段设计成果图纸、电子文件包括修改图纸、变更设计⑦设计或施工内外部接口联系记录⑧与公司ISO9000管理系统有关的方案评审、验证记录等文件三、归档程序工程项目设计、规划设计、室内设计项目、咨询的各阶段工作完成后一个月内，应将技术文件整理立卷，予以归档。
立卷归档作为工程设计过程中的重要环节，是设计人员工作范围内应尽的职责。
1、新受托项目文件材料由市场合约部验证后转交项目负责人，或由项目负责人亲自负责催讨及验证后保管；2、项目负责人在工程项目阶段设计完成后，填写“归档单”将设计文件材料、归档单一并送至档案室备案建立记录台帐并完成归档程序。
项目负责人必须在文件归档后并经档案管理人员验证后方可向项目运营部申报产值。
3、档案室人员对归档材料认可后，填写《资料接受入库登记表》并签字确认。
4、逢产值结算月，经项目运营部对项目的产值申报表整理后抄送档案室。
5、档案室确认申报表上各项目文件材料是否“已归档”。
在已归档的项目栏后盖“已归档”确认章；否则暂不盖章。
申报表核查完毕，回送项目运营部。
6、确因客观原因，与顾客联系沟通是通过电话或口头约定等，无法提供书面文件的，则应由项目负责人负责出具由项目运营部等相关部门签批认可的书面说明。
7、项目运营部依“归档不合格的，按未完成任务的工程”之原则处理申报单。
8、档案室人员根据归档评分原则处理并统计有关归档信息形成报表，以便查询。
9、档案室应对归档不合格项目进行跟踪收集文件材料。
并于每季度统计公司的项目的归档情况并形成统计报表。
档案室将该表发至各设计部及技术发展部，及时沟通、反馈公司归档管理状况。
公司将按照“部门考核办法”对各部门归档指标进行年度考核。
四、归档文件的质量要求1、归档底图、计算书、校审记录、质量评定表等公司编制、填写的文件必须是完整齐全的原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、归档的设计档案材料必须字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，不得使用涂改液，不得在装订线区域内写字。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
6、归档的设计档案材料上签署必须完备；页号、卷内目录、卷案封面、卷末备考表应正确填写，并填写齐全。
7、对不符合上述归档要求的文件材料，档案人员应令归档人尽快改正。
附件二：各设计阶段归档表单项目方案设计归档单说明：1、本单分四部分：Ⅰ：纸质底图；Ⅱ：CAD、JPG电子图；Ⅲ：计算书、成果校验文件；Ⅳ：文字、表格等依据性文件2、“归否”即归档状态：以“√”标志的为现归档；“○”为未归档；3、工程项目归档完整性评定：Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ各部分必须归档，缺一不可。
UDG-QMS4432-2010-工程概览表-归档（END）.xls建筑工程项目设计归档单说明：1、本单分四部分：Ⅰ：纸质底图；Ⅱ：CAD电子图(20分)；Ⅲ：计算书等成果文件；Ⅳ：文字、表格等设计依据文件，合计分值为。
2、“归否”即归档状态：以“√”标志的为现归档；“○”为未归档；“已”为前阶段已归档。
3、工程项目归档完整性评定：Ⅰ（30分合格）、Ⅱ（20分合格）、Ⅲ（17.5分合格）、Ⅳ（30分合格），各部分必须归档，缺一不可。
4、第Ⅳ部分归档完整性评分与评定：{第Ⅳ部分中的黑体字为国标（GB/T50328--2001）附录A中要求归档保存的。
①.做施工图或一阶段设计的，其归档合格分值应大或等于30分，否则即为不完整；小于30分，视为第Ⅳ部分未归档不开归档证明。
②.仅做初步设计的，满分为27.5分，合格分值应大或等于23.0分。
本表序号中的7、8、10、11、14号可以不归档（字前有“#”号的）。