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《人事档案数字化》PPT课件

人事档案数字化的意义 人事档案数字化、信息化的依据 数字化人事档案管理系统的建设 纸质人事档案数字化
一、人事档案数字化的意义
干部档案数字化建设,对组织人事部门整 合信息资源、改进工作方式、提高工作效 率有着重要意义。干部档案数字化后,不 仅实现了档案查阅从手工检索到电脑检索 的转变,提高了工作效率,同时也实现了 《干部档案信息系统》、《干部信息库》、 《公务员信息库》三个系统中信息资源的 有效融合,形成更加真实、完整、有效的 干部信息,大大提高了干部信息的利用价 值。
(一)业务标准与规范:
《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》
注:以标准的人事档案整理为基础
干部档案数字化具有不可替代的重要作用, 既保护了档案实体,又便于安全利用和远 程服务
二、人事档案数字化、信 息化的依据来自 (三)全国干部、人事管理信息系统
指标体系与数据结构(GB/T 14946.1— 2009)(代替GB/T 14946.1—2002)
三、数字化人事管理系统
四、纸质人事档案数字化
安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有 涉密信息系统集成资质的单位,档案整理、扫描、 高清处理等业务应选择具有国家秘密载体印制资质 的单位。
严格安全保密有关规定,不连接其他任何网络。
(三)人事档案数字化实务
执行标准: 《档案分类标引规则GB/T 15418-94》 《档案著录规则DA/T 18-1999》 《归档文件整理规则DA/T 22-2000》 《纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》 《档案修裱技术规范DA/T-2000》 川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字档案标准(试 行)》
确定档案室用房;与相关企业沟通、协商,并对企业报送的解 决方案进行初步甄别和比较,有必要的可以进行比选。
拟定本地具体实施方案,送领导审批或者会议集体研究决定。 联系专业单位对档案室装修、库房加固等进行设计,与相关合
作企业签订合同。 具体组织实施。 接受省委组织部专项督查。 开展工作自查。 接受省委组织部验收、目标考核检查。
(3)数字化信息采集
使用符合标准的管理软件 开发企业具有涉密信息系统集成资质
(甲级资质、乙级资质)
或产品具有第三方评测机构出具的风险 评估和检测合格报告
注意要考虑信息交流标准统一(便于档 案的转递与接收及共享)
保密要求
人员选择:可以抽用干部专门从事档案数字化工作, 也可以按规定外包给专业公司负责(签订保密协 议)。 自主加工注意完善安全和保密制度。
档案室改造
(1)按标准规划档案库房 面积要求:根据《干部档案工作条例》
“库房面积每千卷需20至25平方米”的规 定,尽量按上限配置库房,充分考虑未来 10-20年档案容量及库房承重。 “六防”要求:库房设计要符合防火、防 潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求, 要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度 (要求:温度14℃—24℃,相对湿度 45—65%)。 档案室独立管理 :“四室”(库房、阅 档室、办公室、微机室)分开” ,有条 件的地方可以配备物资储藏室。
(2)按标准配置设备
全部采用回转柜放置干部档案:回转柜每 组的标准规格为长1.86米、宽1.2米、高 3.45米,可根据场地定制,越高层数越多, 放置的档案越多,可放置3.5厘米厚的档 案约600册)
按标准配备设备:数据服务器、电脑、扫 描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、 灭火器、除湿机、空气净化器等)
(3)完善安全措施
网络物理隔离: 禁止使用无线网卡、无线键盘、无
线鼠标等。
安装视频监控设备: 24小时不间断监控,历史数据通过
光盘或者移动硬盘离线保存1年以上。
按标准化收集、整理人事档案
(1)收集、充实、完善干部档案材料 补充、完善干部档案中所缺材料 严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》
任务: 2016年底前完成所有市(州)、县(市、区)党委组 织部管理的干部档案数字化工作。
3、主要任务
内容 库房加固。 档案室装修。 硬件设备采购、安装、调试。 软件采购、安装、维护。 数字化信息采集。
步骤
确定干部档案数字化建设项目为涉密项目。(按照中共四川省 委组织部 2016年2月25日 省国家保密局《关于确认省管干部档 案管理信息化建设项目为涉密项目的复函》(川保函[2015]33 号) 精神处理)
(二)人事档案数字化概念、目标及前期配套准备工作
1、概念
(1)什么是干部档案数字化 干部档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、
的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载 体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的 形式存储,以网络化的形式互相连接,利用计算机系 统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时 提供利用,实现资源共享。
干部人事档案数字化着注以《纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005》和川组通〔2016〕2号文件附件《干部数字 档案标准(试行)》标准执行
( 中组发[2009]12号)的要求执行。
材料不齐全、手续不完整的档案不进入整理 扫描程序
(2)标准化整理干部人事档案
要按照“全、严、准、细、齐”的标准,更换A4 档案盒。
要按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。
要实现整理标准、档案用品、操作程序、档案质 量的四个统一。
整理后的档案要分类准确、编排有序、目录清楚, 技术加工和装订要符合要求。
(2)主要优点 保护纸质档案材料。 提升档案管理效率。 避免档案图改造假。 (3)主要范围 组织部门管理的所有在职人员档案。
2、工作目标
近期目标
提供准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务
建立健全干部档案管理机构和规章制度,配齐工作力量,提升基础 设施保障水平
远期目标
构建以组织部为资源中心、按权限分级分单位赋权提供阅档服务的 数字化管理格局
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